[doc. web n. 2501014]

Comunicazione di atti da parte di un Comune: sul plico postale vanno indicate le sole informazioni necessarie alla notificazione al destinatario - 18 aprile 2013 [2501014]

Registro dei provvedimenti
n. 201 del 18 aprile 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

VISTA la nota con la quale il sig. Michele Polimeno (e-mail del 9 ottobre 2012) ha lamentato che una comunicazione in materia tributaria sarebbe stata "notificata" da parte del Comune di Marano di Napoli alla madre del segnalante, sig.a Anna Catello, "su un foglio A3 piegato in tre parti e spillato, ma al cui esterno sono indicati i dati personali … (eccedenti quelli strettamente necessari per la notifica) come la data di nascita e il codice fiscale" dell´interessata; il segnalante medesimo ha allegato, a conferma di quanto dichiarato, copia del plico ricevuto recante il timbro di spedizione di Poste Italiane s.p.a.;

VISTA la nota dell´Ufficio (prot. n. 25950/82854 del 18 ottobre 2012) con la quale, per i profili di competenza di questa Autorità stabiliti dal Codice, è stato chiesto al Comune di Marano di Napoli di fornire ogni informazione utile alla valutazione del caso, con particolare riferimento ai motivi per cui sarebbero stati utilizzati dati personali non strettamente necessari ai fini della notificazione della comunicazione alla destinataria;

VISTA la nota con la quale il dirigente dell´Area economico finanziaria del Comune di Marano di Napoli (e-mail del 27 novembre 2012) ha rappresentato che "codice fiscale e data di nascita della sig.a Catello Anna sono stati posti in indirizzo dell´avviso di accertamento per agevolare l´identificazione del destinatario, ed evitare errori di notifica legati alla presenza di omonimi allo stesso indirizzo … questo Comune ritiene di aver rispettato il principio di proporzionalità nell´utilizzo dei dati personali, poiché – nel caso di specie – la ostensione di data di nascita e codice fiscale è pertinente e non eccedente alla finalità perseguita, che era quella di garantire la corretta notifica dell´atto";

VISTO che il trattamento dei dati personali deve essere effettuato nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati, con particolare riferimento alla riservatezza, all´identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, Codice);

VISTO, altresì, che il trattamento deve essere effettuato nel rispetto del principio di proporzionalità, secondo cui i dati personali oggetto di trattamento devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi (art. 11, comma 1, lett. d), del Codice);

CONSIDERATO che la segnalazione è volta a sollecitare un controllo da parte di questa Autorità sulla disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali in relazione a trattamenti aventi ad oggetto dati personali riguardanti anche soggetti diversi dal segnalante medesimo (art. 143, comma 1, lett. b), del Codice);

CONSIDERATO che la questione in esame concerne l´indicazione, effettuata dal Comune di Marano di Napoli, sulla parte esterna di un plico postale dei dati personali dell´interessata relativi alla data di nascita e al codice fiscale eccedenti e non pertinenti, tali da comportare l´ingiustificata conoscenza delle predette informazioni da parte di terzi;

CONSIDERATO che i dati riguardanti la data di nascita e il codice fiscale degli interessati possono essere utilizzati dall´Amministrazione procedente, insieme alle altre informazioni anagrafiche detenute, al fine di verificare la sussistenza di eventuali omonimie e identificare correttamente i destinatari delle missive nel quadro del singolo procedimento amministrativo e che, pertanto, il predetto Comune avrebbe dovuto rendere leggibili sulla parte esterna del plico postale solo le informazioni necessarie alla notificazione della comunicazione alla destinataria -cioè nome, cognome e indirizzo della medesima- e non, come nel caso in esame, anche ulteriori dati eccedenti e non pertinenti, quali il codice fiscale e la data di nascita;

CONSIDERATO che l´indicazione della data di nascita e del codice fiscale sulla parte esterna del plico postale, recante una comunicazione in materia tributaria, in modo che risultino leggibili da terzi, è senz´altro eccedente e non pertinente rispetto alla finalità perseguita di inoltrare il plico all´indirizzo delle persone cui la comunicazione è diretta (cfr. provvedimento sulle modalità di notificazione di atti in materia tributaria, 22 ottobre 1998, in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1104097), in quanto comporta l´ingiustificata conoscenza delle predette informazioni da parte di terzi e si traduce un sacrificio sproporzionato della sfera di riservatezza dell´interessata, in violazione dell´art. 11, comma 1, lett. d), del Codice;

RILEVATA, pertanto, per i profili di competenza in materia di protezione dei dati personali, l´illiceità del trattamento effettuato dal Comune di Marano di Napoli in relazione all´indicazione sulla parte esterna del plico postale di taluni dati -diversi da nome, cognome e indirizzo- riguardanti la sig.a Anna Catello in occasione della notificazione di un documento in materia tributaria eseguita in violazione dell´art. 11, comma 1, lett. d), del Codice;

VISTO che il Garante ha il compito di prescrivere, anche d´ufficio, le misure necessarie o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti (artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), Codice);

RILEVATA, pertanto, la necessità di prescrivere al Comune di Marano di Napoli, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire la conoscenza ingiustificata di dati personali eccedenti e non pertinenti da parte di soggetti terzi mediante l´indicazione sulla parte esterna del plico postale delle sole informazioni necessarie alla notificazione della comunicazione al destinatario;

TENUTO CONTO che, ai sensi dell´art. 162, comma 2-ter del Codice, in caso di inosservanza del presente provvedimento, è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila a centottantamila euro;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIO´ PREMESSO IL GARANTE

ritenuto illecito il trattamento dei dati personali effettuato dal Comune di Marano di Napoli, nella parte in cui ha indicato sulla parte esterna di un plico postale taluni dati –diversi da nome, cognome e indirizzo- riguardanti la sig.a Anna Catello in occasione della notificazione di un documento in materia tributaria, rendendo leggibili sulla parte esterna del plico postale anche il codice fiscale e la data di nascita dell´interessata, prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, al Comune di Marano di Napoli di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire l´ingiustificata conoscenza di dati personali eccedenti e non pertinenti da parte di soggetti diversi dal destinatari mediante l´indicazione sul plico postale delle sole informazioni necessarie alla notificazione della comunicazione al destinatario.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 aprile 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia