[doc. web n. 3128148]

Provvedimento del 6 marzo 2014

Registro dei provvedimenti
n. 113 del 6 marzo 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso, presentato in data 28 novembre 2013 nei confronti del Comune di Savona-Comando di Polizia municipale, con cui XY, in qualità di dipendente del medesimo ente, attualmente in regime di sospensione cautelare per effetto di un procedimento penale, tuttora pendente, nel quale è imputato, ha chiesto, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi dell´art. 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice"), di accedere "a tutti i dati personali a sé riferiti e a ogni informazione di carattere personale a questi riconducibile", nonché, "al fine di arginare ulteriori e ricorrenti pregiudizi a danno del riferente, il blocco di tutti i dati trattati e l´immediata sospensione di ogni operazione dei trattamenti a sé riferiti"; il ricorrente ha, in particolare, rappresentato che l´Amministrazione resistente, in qualità di delegata dalla Procura della Repubblica presso il Tribunale penale di Savona di svolgere, per suo conto, indagini relative ai fatti per i quali l´interessato è oggi imputato, avrebbe, a fronte di un´istanza ritualmente presentata dal medesimo, opposto diniego alla richiesta di accesso agli atti relativi alle predette indagini; l´interessato ha altresì contestato la legittimità della perdurante conservazione di tali atti, contenenti peraltro dati sensibili e giudiziari dell´interessato, da parte del datore di lavoro che li avrebbe originariamente acquisiti nella veste di organo di Polizia Giudiziaria delegato alle indagini; il ricorrente ha chiesto infine la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 10 dicembre 2013 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato l´Amministrazione resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 24 gennaio 2014 con cui è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota, datata 30 dicembre 2013, con cui il Comune di Savona ha dichiarato di non aderire alle richieste dell´interessato, riservandosi di svolgere le proprie difese in modo più puntuale con una memoria successiva "da presentare entro al data del 7/1/2014"; vista la nota, datata 3 gennaio 2014, con cui il medesimo Comune, nel ripercorrere brevemente la vicenda relativa alla richiesta di accesso di cui il ricorrente ha lamentato il diniego, ha chiarito che, in realtà, in esecuzione della predetta istanza, nonché del conforme parere reso dalla Commissione per l´accesso successivamente adita dal ricorrente, "in data 05/08/2013, il signor XY visionava il proprio fascicolo personale, formato e detenuto dalla Polizia Municipale del Comune di Savona in qualità di datore di lavoro, composto da n. 2 faldoni relativi alle annualità dal 1987 al 1998 e dal 1999 sino ad oggi e rilevava "l´assenza totale di atti attinenti le indagini di natura penale espletate da questo Comando nell´anno 2005, comprensivi di tutti i documenti acquisiti" e dichiarava di "non ritenere assolto il diritto di accesso agli atti del proprio fascicolo personale, stante la mancata esibizione in data odierna di tutta la documentazione riguardante lo stesso", con ciò riferendosi non al "fascicolo personale del signor XY formato e detenuto dal Corpo Polizia Municipale ai fini del rapporto di lavoro, ma (…) alla documentazione inerente le indagini penali effettuate dalla Polizia Municipale nell´anno 2005 e che sono sfociate nel procedimento penale, tutt´oggi pendente innanzi al Tribunale di Savona"; la resistente, nel rilevare l´avvenuta proposizione da parte dell´interessato di un ricorso giurisdizionale avverso il predetto diniego, "tutt´oggi pendente innanzi il Tar Liguria", notificato alla medesima  anteriormente all´avvio dell´analoga procedura innanzi al Garante, ha, in primo luogo, eccepito l´inammissibilità di quest´ultima, sollevando l´eccezione di litispendenza di cui all´art. 145, comma 2, del Codice, e rappresentandone, in subordine, l´infondatezza in quanto riguardante comunque atti di indagine espletati "da parte della Polizia Municipale in qualità di soggetto delegato da parte dell´Autorità Giudiziaria", relativi ad un procedimento penale in corso, detenuti, proprio in ragione di tale pendenza, "in ambito separato rispetto al fascicolo del dipendente" e rispetto ai quali "debbono essere osservate le regole dettate dal codice di procedura penale e, in particolare, dall´art. 116";

VISTA la nota, datata 21 gennaio 2014, con cui il ricorrente, nel ribadire le proprie istanze, ha eccepito l´inconferenza delle motivazioni addotte dal Comune resistente a fondamento del diniego opposto alla richiesta di accesso ai dati personali avanzata dal medesimo, rilevando il diverso ambito di applicazione, rispetto ai diritti previsti dal Codice, della normativa in materia di accesso agli atti amministrativi di cui alla legge n. 241/1990 e s.m.i., nonché delle disposizioni contenute nel codice di procedura penale parimenti citate dal titolare del trattamento; l´interessato ha altresì contestato la compatibilità, in capo al medesimo soggetto, del ruolo di datore di lavoro, nonché di organo delegato alle indagini penali riguardo a fatti relativi a propri dipendenti, rappresentando profili di illegittimità nel trattamento dei dati giudiziari che lo riguardano sia sotto il profilo della perdurante conservazione degli stessi anche oltre il termine di scadenza delle indagini, in violazione del principio di necessità, sia affermando che gli stessi sarebbero stati indebitamente comunicati a soggetti privi di titolo, riferendosi, nello specifico, ad una corrispondenza intercorsa tra il Comune di Savona e l´omonima Prefettura;

VISTA la nota, datata 6 febbraio 2014 con cui l´Amministrazione resistente, nel ribadire quanto già esposto nella precedente memoria, ha confermato, in particolare, la ritenuta improcedibilità del ricorso in quanto, in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali contenuti nel fascicolo personale del dipendente, "il ricorrente ha avuto integrale, completo, satisfattivo accesso ai dati e alle informazioni richiesti" in occasione dell´accesso agli atti avvenuto in data 5 agosto 2013, come risultante peraltro dal verbale allegato, ribadendo, riguardo alle informazioni relative alle indagini penali condotte nel 2005 dal Comune medesimo, che quest´ultimo, a garanzia della correttezza dei trattamenti effettuati, "conserva separatamente i fascicoli e le informazioni relative alle indagini penali di cui al giudizio pendente al n. R.G. (…) ed i fascicoli personali del signor XY, dipendente della Polizia Municipale del Comune di Savona", aggiungendo che tali atti sarebbero sottratti all´accesso in virtù del disposto dell´art. 47 del d.lgs. 196/2003 trattandosi di dati riferiti ad indagini condotte su delega dell´Autorità Giudiziaria, alla quale peraltro, nell´ambito del procedimento di accesso agli atti, è stata chiesta apposita autorizzazione all´ostensione; il titolare del trattamento ha inoltre rilevato, in merito alle illegittimità, affermate dal ricorrente, di alcune operazioni di trattamento effettuate dal Comune di Savona, ha chiarito, con particolare riguardo alle comunicazioni inviate all´omonoma Prefettura, di aver semplicemente corrisposto a delle richieste avanzate da quest´ultima riferendo "circostanze relative allo stato di servizio del signor XY";

VISTA la nota, datata 18 febbraio 2014, con cui il ricorrente, nel ribadire le proprie perplessità in ordine alla compatibilità, con il ruolo di datore di lavoro contemporaneamente svolto, della funzione assolta dall´Amministrazione  resistente in ordine alle indagini penali effettuate nei confronti del medesimo, ha rinnovato le richieste avanzate con il ricorso non reputando soddisfacente il riscontro ottenuto;

RILEVATO che occorre, preliminarmente, ribadire la distinzione, delineata in più occasioni dall´Autorità, tra la richiesta di accesso a documenti contenenti dati personali, come tale soggetta alle norme di cui alla legge n. 241/1990 e s.m.i., e le istanze avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice, volte ad ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali riferiti all´interessato contenuti nei medesimi documenti; con riferimento a quest´ultimo tipo di richieste l´art. 10 del Codice prevede, in particolare, che i dati siano estratti a cura del responsabile o degli incaricati e comunicati, a titolo gratuito, all´interessato anche oralmente, ovvero offerti in visione mediante strumenti elettronici, o, se vi è specifica richiesta, comunicati mediante trasposizione dei medesimi su supporto cartaceo o informatico, in ogni caso previo oscuramento di eventuali dati relativi a terzi; rilevato, inoltre, che la previsione di cui all´art. 10, comma 4, del Codice, che attribuisce al titolare del trattamento, qualora l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, la facoltà di fornire riscontro "attraverso l´esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti", è diretta ad agevolare il riscontro da parte del titolare, senza per questo trasformare l´istanza di accesso ai dati personali in un´istanza di accesso a documenti; rilevato altresì che, alla luce della predetta distinzione, nel caso di specie non può invocarsi, come invece eccepito dal Comune resistente, la litispendenza, di cui all´art. 145, secondo comma, del Codice, tra il procedimento pendente presso il Tar Liguria, avente ad oggetto il parziale diniego all´accesso agli atti detenuti dall´Amministrazione, ed il contemporaneo procedimento pendente innanzi al Garante, avente ad oggetto l´accesso ai dati personali contenuti nei medesimi atti, non essendovi  perfetta coincidenza dell´oggetto dei due procedimenti;

RILEVATO che, riguardo ai dati personali contenuti nel fascicolo personale del dipendente trattati dal Comune di Savona in qualità di datore di lavoro, questi ultimi risultano essere già stati comunicati al ricorrente in occasione dell´accesso agli atti svoltosi in data 5 agosto 2008, come risulta da apposito verbale, sottoscritto anche dall´interessato, in cui è chiaramente precisato che "l´accesso ai propri atti e documenti avviene anche nelle previsioni di cui al Decreto Legislativo 196/2003 e successive modifiche";

RILEVATO invece, che, riguardo ai dati contenuti negli atti relativi alle indagini penali condotte nel 2005 dal Comune di Savona su delega della Procura della Repubblica presso il Tribunale penale di Savona, questi ultimi sono stati acquisiti, e sono attualmente detenuti, dall´Amministrazione resistente in funzione del ruolo dalla medesima svolto in qualità di organo di polizia giudiziaria delegata alle indagini dall´Autorità giudiziaria, alla quale infatti risulta assimilabile ai fini dell´applicazione dell´art. 8, comma 2, lett.g), del Codice che esclude espressamente, in materia di esercizio dei diritti di cui all´art. 7, nonché del successivo, eventuale, procedimento su ricorso, i trattamenti effettuati a fini di giustizia, intendendosi come tali, ai sensi dell´art. 47, secondo comma, del Codice, "i trattamenti di dati personali direttamente correlati alla trattazione giudiziaria di affari e di controversie"; ciò ferma restando la sussistenza, in capo all´interessato, della facoltà di avvalersi, al fine di ottenere le informazioni richieste, delle specifiche disposizioni dettate in materia dal codice di procedura penale, tenuto anche conto della sua qualità di parte processuale nel procedimento penale tuttora in corso; rilevato altresì di non poter esaminare in questa sede la richiesta, contenuta nel ricorso, di blocco dei trattamenti posti in essere dalla resistente, trattandosi di istanza, peraltro esposta in maniera generica, avanzata per la prima volta con l´atto introduttivo del procedimento;

RITENUTO, alla luce di quanto sopra esposto, di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149, secondo comma, del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali del ricorrente contenuti nel fascicolo personale del medesimo detenuto dal Comune di Savona in qualità di datore di lavoro, avendo quest´ultimo già fornito riscontro in epoca anteriore alla presentazione del ricorso, come dimostrato dal verbale allegato nel corso del procedimento;

RITENUTO, invece, di dover dichiarare il ricorso inammissibile in ordine ai restanti profili;

RITENUTO altresì che sussistono giusti motivi per compensare le spese del procedimento fra  le parti;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alla richiesta di accesso ai dati personali del ricorrente contenuti nel fascicolo personale del medesimo detenuto dal Comune di Savona in qualità di datore di lavoro;

b) dichiara il ricorso inammissibile in ordine ai restanti profili;

c) dichiara compensate le spese del procedimento fra le parti.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 6 marzo 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Califano

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia