[doc. web n. 9557753]

Ordinanza di ingiunzione nei confronti di Comune di Santo Stefano Belbo - 17 dicembre 2020

Registro dei provvedimenti
n. 274 del 17 dicembre 2020

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito “RGPD”);

VISTO il d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice”);

VISTO il provvedimento generale n. 243 del 15/5/2014 recante le «Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati», pubblicato in G.U. n. 134 del 12/6/2014 e in www.gpdp.it, doc. web n. 3134436 (di seguito “Linee guida in materia di trasparenza”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, in www.gpdp.it, doc. web n. 1098801;

Relatore l’avv. Guido Scorza;

PREMESSO

1. Introduzione

Questa Autorità ha ricevuto un reclamo in ordine alla pubblicazione sul sito web istituzionale del Comune di Santo Stefano Belbo di dati e informazioni personali della Sig.ra XX (di seguito “il reclamante”).

In particolare, è stata lamentata la pubblicazione all’albo pretorio online della Determinazione del servizio affari generali n. XX del XX avente a oggetto «XX». La predetta determina conteneva dati e informazioni personali del reclamante, fra cui oltre il nome e cognome, il riconoscimento della liquidazione delle spese di lite, e l’indicazione del codice IBAN del conto corrente dello stesso.

Il predetto Comune con la nota prot. n. XX del XX ha comunicato di aver provveduto «alla rettifica del testo del provvedimento in esame con eliminazione del riferimento all’iban dalla pubblicazione sul sito istituzionale dell’Ente».

Ciò nonostante, dalla verifica preliminare effettuata dal Dipartimento in data XX, è emerso che sul sito web istituzionale del Comune di Santo Stefano Belbo, nella sezione “Amministrazione trasparente”/“Provvedimenti”/“Provvedimenti dirigenti”, era ancora possibile accedere allo storico dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti (url: http://...), dove – tramite la relativa maschera di ricerca – era possibile visualizzare e scaricare i seguenti documenti:

1) Determinazione del servizio affari generali n. XX del XX del Responsabile del Servizio, avente a oggetto «XX» (url: http://...);

2) Allegato contenente «XX» del servizio affari generali n. XX del XX (url: http://...).

I predetti documenti identificati ai nn. 1 e 2, pur non riportando più il codice IBAN del reclamante, contenevano ancora in chiaro i dati personali identificativi della sig.ra XX con informazioni riguardanti il giudizio instaurato nei confronti del Comune e la liquidazione delle somme liquidate in favore del reclamante.

Con successiva e-mail del XX il Comune ha confermato la definitiva rimozione dal sito web, tramite la ditta esterna incaricata delle pubblicazioni, dei documenti sopradescritti.

2. Normativa applicabile.

Ai sensi della disciplina in materia, «dato personale» è «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» e «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, del RGPD).

Il trattamento dei dati personali deve, inoltre, avvenire nel rispetto dei principi indicati nell’art. 5 del RGPD, fra cui quelli di «liceità, correttezza e trasparenza» nonché di «minimizzazione dei dati», secondo i quali i dati personali devono essere – rispettivamente – «trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (par. 1, lett. a e c).

In tale quadro, il trattamento dei dati personali effettuato da soggetti pubblici (come il Comune) è lecito solo se necessario «per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento» oppure «per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento» (art. 6, par. 1, lett. c ed e, del RGPD).

È inoltre previsto che «Gli Stati membri possono mantenere […] disposizioni più specifiche per adeguare l’applicazione delle norme del presente regolamento con riguardo al trattamento, in conformità del paragrafo 1, lettere c) ed e), determinando con maggiore precisione requisiti specifici per il trattamento e altre misure atte a garantire un trattamento lecito e corretto […]» (art. 6, par. 2, del RGPD), con la conseguenza che al caso di specie risultano applicabili le disposizioni contenute nell’art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice, laddove è previsto che l’operazione di diffusione di dati personali (come la pubblicazione su Internet), da parte di soggetti pubblici è ammessa solo quando prevista da una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento (del medesimo tenore anche il previgente art. 19, comma 3, del Codice).

La normativa statale di settore prevede, al riguardo, che «Tutte le deliberazioni del comune e della provincia sono pubblicate mediante pubblicazione all’albo pretorio, nella sede dell’ente, per quindici giorni consecutivi, salvo specifiche disposizioni di legge» (art. 124, comma 1, del d. lgs. 18/8/2000 n. 267).

Il Garante, inoltre, ha fornito specifiche indicazioni alle pubbliche amministrazioni in ordine alle cautele da adottare per la diffusione di dati personali in Internet per finalità di trasparenza e pubblicità dell’azione amministrativa con le proprie Linee guida in materia di trasparenza, anche con riferimento alle pubblicazioni nell’albo pretorio online degli enti locali.

Nelle predette Linee guida, è espressamente previsto che una volta trascorso il periodo temporale previsto dalle singole discipline per la pubblicazione degli atti e documenti nell’albo pretorio:

- «gli enti locali non possono continuare a diffondere i dati personali in essi contenuti. In caso contrario, si determinerebbe, per il periodo eccedente la durata prevista dalla normativa di riferimento, una diffusione dei dati personali illecita perché non supportata da idonei presupposti normativi […]. A tal proposito, ad esempio, la permanenza nel web di dati personali contenuti nelle deliberazioni degli enti locali oltre il termine di quindici giorni, previsto dall´art. 124 del citato d. lgs. n. 267/2000, può integrare una violazione del suddetto art. 19, comma 3, del Codice [n.d.r. oggi riprodotto nell’art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice], laddove non esista un diverso parametro legislativo o regolamentare che preveda la relativa diffusione […]. [In questa ipotesi] se gli enti locali vogliono continuare a mantenere nel proprio sito web istituzionale gli atti e i documenti pubblicati, ad esempio nelle sezioni dedicate agli archivi degli atti e/o della normativa dell’ente, devono apportare gli opportuni accorgimenti per la tutela dei dati personali. In tali casi, quindi, è necessario provvedere a oscurare nella documentazione pubblicata i dati e le informazioni idonei a identificare, anche in maniera indiretta, i soggetti interessati» (parte seconda, par. 3.a).

Nelle medesime Linee guida è indicato, altresì, che nel rispetto dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza (cfr. art. 5, par. 1, lett. c, del RGPD, ma di pari contenuto anche i pre-vigenti artt. 3 e 11, comma 1, lett. d, del Codice) «Non risulta […] giustificato diffondere, fra l´altro, dati quali, ad esempio, […] le coordinate bancarie dove sono accreditati i contributi o i benefici economici (codici IBAN […]» (cfr. parte prima, par. 9.c).

3. Valutazioni preliminari dell’Ufficio sul trattamento di dati personali effettuato.

Dalle verifiche compiute sulla base degli elementi acquisiti e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, nonché delle successive valutazioni, l’Ufficio con nota prot. n. XX del XX ha accertato che il Comune di Santo Stefano Belbo diffondendo i dati e informazioni personali del reclamante (quali, oltre il nome e cognome, anche le notizie riguardanti il giudizio instaurato nei confronti del Comune, il riconoscimento della liquidazione delle spese di lite, e, in un primo momento, anche l’indicazione del codice IBAN del conto corrente dello stesso) – contenuti nella Determinazione del servizio affari generali n. XX del XX e nel relativo allegato – ha effettuato un trattamento di dati personali non conforme alla disciplina rilevante in materia di protezione dei dati personali contenuta nel RGPD. Pertanto, con la medesima nota, sono state notificate al Comune le violazioni effettuate (ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice), comunicando l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’articolo 58, par. 2, del RGPD e invitando il predetto ente a far pervenire al Garante scritti difensivi o documenti ed, eventualmente, a chiedere di essere sentito da questa Autorità, entro il termine di 30 giorni (art. 166, commi 6 e 7, del Codice; nonché art. 18, comma 1, dalla legge n. 689 del 24/11/1981).

4. Memorie difensive.

Con la nota prot. n. XX del XX il Comune di Santo Stefano Belbo ha inviato al Garante i propri scritti difensivi in relazione alle violazioni notificate.

Al riguardo, si ricorda che, salvo che il fatto non costituisca più grave reato, chiunque, in un procedimento dinanzi al Garante, dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o documenti falsi ne risponde ai sensi dell’art. 168 del Codice, intitolato «Falsità nelle dichiarazioni al Garante e interruzione dell’esecuzione dei compiti o dell’esercizio dei poteri del Garante».

Nello specifico, è stato evidenziato, fra l’altro che «il Comune di Santo Stefano Belbo ha provveduto ad adeguare la pubblicazione dei provvedimenti […] e, pertanto, risulta oggetto di pubblicazione […] il numero, la data e l’oggetto della determinazione in argomento. Nello specifico non risulta più presente il testo e neppure gli allegati, che recavano i dati personali oggetto di contestazione».

Con successiva e-mail del XX è stato, inoltre, confermato di avere «provveduto, con l’aiuto della ditta esterna che gestisce le […] pubblicazioni, a correggere le nostre pubblicazioni qui di seguito indicate: http://... [...] http://... [, che] sono stati rimoss[e]».

5. Esito dell’istruttoria relativa al reclamo presentato

Nello specifico caso sottoposto all’esame del Garante, oggetto di lamentela da parte del reclamante, risulta essere la diffusione dei propri dati personali contenuti in documenti pubblicati online, quali la Determinazione del servizio affari generali n. XX del XX del Responsabile del Servizio avente a oggetto «XX» e il relativo allegato contenente il «XX» del servizio affari generali n. XX del XX. I predetti documenti contenevano dati e informazioni personali del reclamante, nel testo e nell’oggetto, fra cui oltre il nome e cognome, il riconoscimento della liquidazione delle spese di lite, e in un primo momento anche l’indicazione del codice IBAN del conto corrente dello stesso.

Il Comune di Santo Stefano Belbo, nelle memorie difensive, ha confermato l’avvenuta diffusione online dei dati personali del reclamante, rappresentando di aver provveduto alla rimozione dei dati personali dal sito web (in un primo momento del solo codice IBAN e poi anche di tutti gli altri dati personali). Tali elementi, seppure meritevoli di considerazione, non consentono tuttavia di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con la nota prot. n. XX del XX, e non risultano sufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento ai sensi dell’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

In tale quadro, si confermano le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dal predetto Comune, in quanto:

1) sono stati pubblicati dati personali che – alla luce delle indicazioni contenute nelle Linee guida del Garante sopracitate – risultano eccedenti rispetto alla finalità del trattamento con particolare riferimento all’avvenuta diffusione del codice IBAN del conto corrente del reclamante (poi oscurato), in violazione dell’art. 5, par. 1, lett. c), del RGPD (cfr. anche il previgente art. 11, comma 1, lett. d, del Codice);

2) la diffusione sul sito web istituzionale dei dati personali del reclamante – contenuti nella determina n. 11 del 30/3/2018 e nel relativo allegato recante «XX» – per un periodo superiore ai quindici giorni previsti dall’art. 124, comma 1, del d. lgs. n. 267/2000 per la pubblicazione sull’albo pretorio, risulta avvenuta in assenza di idonei presupposti normativi e, dunque, in violazione dell’art. 2-ter, commi 1 e 3 (e del previgente art. 19 comma 3) del Codice, nonché dei principi di base del trattamento contenuti negli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, par. 1, lett. c) ed e), par. 2 e par. 3, lett. b), del RGPD.

Considerato, comunque, che la condotta ha esaurito i suoi effetti, in quanto il titolare del trattamento ha provveduto a rimuovere dal sito web istituzionale i dati personali del reclamante prima descritti, fermo restando quanto si dirà sull’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria, non ricorrono i presupposti per l’adozione di ulteriori misure correttive di cui all’art. 58, par. 2, del RGPD.

6. Adozione dell’ordinanza ingiunzione per l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria (artt. 58, par. 2, lett. i; 83 RGPD)

Il Comune di Santo Stefano Belbo risulta aver violato gli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, par. 1, lett. c) ed e), par. 2 e par. 3, lett. b), del RGPD; nonché l’art. 2-ter, commi 1 e 3 del Codice.

Al riguardo, l’art. 83, par. 3, del RGPD, prevede che «Se, in relazione allo stesso trattamento o a trattamenti collegati, un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento viola, con dolo o colpa, varie disposizioni del presente regolamento, l’importo totale della sanzione amministrativa pecuniaria non supera l’importo specificato per la violazione più grave».

Nel caso di specie, la violazione delle disposizioni citate è soggetta alla stessa sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 83, par. 5, del RGPD, che si applica pertanto al caso di specie.

Occorre altresì tenere conto che, seppure i documenti oggetto del reclamo pubblicati online risalgono a XX, per la determinazione della norma applicabile, sotto il profilo temporale, deve essere richiamato in particolare il principio di legalità di cui all’art. 1, comma 2, della l. n. 689/1981 che sancisce come «Le leggi che prevedono sanzioni amministrative si applicano soltanto nei casi e nei tempi in esse considerati». Ciò determina l’obbligo di prendere in considerazione le disposizioni vigenti al momento della commessa violazione, che nel caso in esame – data la natura permanente dell’illecito contestato – deve essere individuato all’atto di cessazione della condotta illecita, verificatasi successivamente alla data del 25/5/2018 in cui il RGPD è divenuto applicabile. Dagli atti dell’istruttoria è, infatti, emerso che l’illecita diffusione online si è protratta, per il codice IBAN, almeno fino al riscontro fornito dal Comune in data XX (prot. n. XX) e, per gli altri dati personali, fino all’avvenuta rimozione comunicata con e-mail del XX.

Il Garante, ai sensi ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i) e 83 del RGPD, nonché dell’art. 166 del Codice, ha il potere correttivo di «infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria ai sensi dell’articolo 83, in aggiunta alle [altre] misure [correttive] di cui al presente paragrafo, o in luogo di tali misure, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso». In tale quadro, «il Collegio [del Garante] adotta l’ordinanza ingiunzione, con la quale dispone altresì in ordine all’applicazione della sanzione amministrativa accessoria della sua pubblicazione, per intero o per estratto, sul sito web del Garante ai sensi dell’articolo 166, comma 7, del Codice» (art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019).

La predetta sanzione amministrativa pecuniaria inflitta, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso, va determinata nell’ammontare, tenendo in debito conto gli elementi previsti dall’art. 83, par. 2, del RGPD.

In tal senso, la rilevata condotta tenuta in violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali ha avuto a oggetto la diffusione di dati personali non appartenenti a categorie particolari né a condanne penali o reati (artt. 9 e 10, del RGPD) di due soggetti interessati e si è protratta per più di due anni. Il Comune di Santo Stefano Belbo, che in ogni caso è un ente di piccole dimensioni con poco meno di 4.000 abitanti, si è attivato per oscurare i dati personali oggetto del reclamo, collaborando con l’Autorità nel corso dell’istruttoria del presente procedimento al fine di porre rimedio alla violazione – il cui carattere appare di natura colposa – attenuandone i possibili effetti negativi. Non risultano eventuali precedenti violazioni del RGPD pertinenti commesse dal citato Comune.

In ragione dei suddetti elementi, valutati nel loro complesso, si ritiene di dover determinare ai sensi dell’art. 83, parr. 2 e 3, del RGPD l’ammontare della sanzione pecuniaria, prevista dall’art. 83, par. 5, del RGPD, nella misura di euro 4.000,00 (quattromila) per la violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c); 6, par. 1, lett. c) ed e), par. 2 e par. 3, lett. b), del RGPD; nonché dell’art. 2-ter, commi 1 e 3, del Codice (cfr, anche i previgenti artt. 11, comma 1, lett. d, e 19, comma 3, del medesimo Codice), quale sanzione amministrativa pecuniaria ritenuta effettiva, proporzionata e dissuasiva sensi dell’art. 83, par. 1, del medesimo RGPD.

In relazione alle specifiche circostanze del presente caso, relative alla diffusione sul web di dati personali in assenza di un’idonea base normativa, si ritiene altresì che debba essere applicata la sanzione accessoria della pubblicazione del presente provvedimento sul sito Internet del Garante, prevista dall’art. 166, comma 7, del Codice e dall’art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si ritiene, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

rilevata l’illiceità del trattamento effettuato dal Comune di Santo Stefano Belbo nei termini indicati in motivazione ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i) e 83 del RGPD

ORDINA

al Comune di Santo Stefano Belbo, in persona del legale rappresentante pro-tempore, con sede legale in Piazza Umberto I n. 1, c.a.p. 12058, Santo Stefano Belbo (CN) – C.F. 00364170043 di pagare la somma di euro 4.000,00 (quattromila) a titolo di sanzione amministrativa pecuniaria per le violazioni di cui in motivazione;

INGIUNGE

al medesimo Comune di pagare la somma di euro 4.000,00 (quattromila), secondo le modalità indicate in allegato, entro 30 giorni dalla notifica del presente provvedimento, pena l’adozione dei conseguenti atti esecutivi a norma dall’art. 27 della l. n. 689/1981.

Si ricorda che resta salva la facoltà per il trasgressore di definire la controversia mediante il pagamento – sempre secondo le modalità indicate in allegato – di un importo pari alla metà della sanzione irrogata, entro il termine di cui all’art. 10, comma 3, del d. lgs. n. 150 dell’1/9/2011 previsto per la proposizione del ricorso come sotto indicato (art. 166, comma 8, del Codice).

DISPONE

- la pubblicazione del presente provvedimento sul sito web del Garante ai sensi dell’art. 166, comma 7, del Codice e dall’art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019;

- l’annotazione nel registro interno dell’Autorità ai sensi dell’art. 17 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Ai sensi dell’art. 78 del RGPD, degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 17 dicembre 2020

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Scorza

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei