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Provvedimento del 25 febbraio 2021 [9710177]

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[doc. web n. 9710177]

Provvedimento del 25 febbraio 2021

Registro dei provvedimenti
n. 74 del 25 febbraio 2021

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti, e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito, “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione del n. 98 del 4/4/2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8/5/2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal Segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1098801;

Relatore l’avv. Guido Scorza;

PREMESSO

1. La segnalazione.

Con segnalazione presentata al Garante in data 27 gennaio 2019 (prot. n. 2829 del 28 gennaio 2019), è stato lamentato l’utilizzo, da parte dell’Istituto Omnicomprensivo Tarvisio (di seguito, l’”Istituto”), di un sistema di videosorveglianza all’interno del convitto annesso all’Istituto, che, attraverso telecamere posizionate nei corridoi e negli atrii, consentirebbe di riprendere, negli orari di apertura dell’Istituto, sia gli studenti (che in gran parte sono minorenni) sia gli educatori. Secondo quanto riferito dal segnalante, le immagini, riprese da tale sistema di videosorveglianza sarebbero trasmesse in tempo reale a un monitor collocato nella portineria del convitto.

2. L’attività istruttoria.

Con nota del 22 giugno 2019 (prot. n. 8879 del 22 giugno 2019), rispondendo a una richiesta di informazioni del Garante (nota prot. n. 20467 del 12 giugno 2019), l’Istituto ha dichiarato che:

- “il sistema di videosorveglianza oggetto della segnalazione è da intendersi esclusivamente quello presente all’interno dell’edificio ove ha sede il convitto presso cui sono ospitati gli allievi del Liceo Sportivo, dal momento che presso le sedi dell’Istituto in cui si svolgono l’attività scolastica e didattica non è presente alcun sistema analogo”;

- “l’edificio, di recente costruzione, è stato interamente realizzato dall’Ente proprietario dello stesso, Provincia di Udine - ora UTI del Friuli Centrale – e affidato poi in gestione all’I.S. “I.Bachmann” come sede del Convitto “L. Lazzaro” per gli studenti minorenni che frequentano il Liceo Sportivo”;

- “in detto edificio, infatti, non si svolgono attività didattiche, poiché è destinato esclusivamente ad uso convittuale”;

- “l’Istituto non è in grado di accedere al sistema di videosorveglianza, ma ha soltanto la disponibilità alla consultazione del monitor che avviene da parte del personale di portineria all’uopo autorizzato”;

- “l’Istituto ha cautelativamente disposto l’immediato spegnimento dell’impianto mediante lo scollegamento dei cavi di alimentazione, a riprova del fatto che le credenziali/chiavi di accesso al sistema non sono nella disponibilità di questo Istituto”;

- “l’edificio che ospita il convitto è distribuito su tre livelli - piano terra, primo e secondo piano - e le telecamere sono installate sul soffitto dei corridoi, in numero di: n°1 all'ingresso dell'edificio in prossimità della porta di entrata, n°1 nell'atrio di ingresso del primo piano, n°2 nel corridoio del primo piano, n°1 atrio ingresso secondo piano, n°1 corridoio secondo piano (parte abitabile), n°1 corridoio secondo piano (parte non abitabile), n°1 atrio uscita di emergenza piano terra, e sono di tipo fisso.

L’impianto non effettua registrazioni”;

- “le telecamere non inquadrano locali interni adibiti a camere, bagni, refettori e tutti quei locali non elencati dove si lederebbe il diritto alla riservatezza delle persone […]”;

- “[…] le immagini non sono in alcun modo impiegate come strumento di controllo a distanza degli educatori, del personale ATA ausiliario, dei convittori e di altri utenti”;

- “l’utilizzo sinora fatto è stato esclusivamente inteso quale strumento integrativo e migliorativo della funzione di vigilanza, atteso il fatto che gli ospiti dell’edificio sono soggetti minorenni, in maniera da assolvere ad una più efficace garanzia di rispetto delle regole del convitto e, soprattutto, di una più efficace garanzia di sicurezza dei convittori”;

- “le finalità per cui è utilizzato il sistema di videosorveglianza nella struttura ricettiva sono di supporto al personale vigilante, in particolare nelle ore notturne quando il numero di unità del personale è ridotto, per meglio garantire le esigenze di controllo affinché i soggetti convittori, tutti minori di età, non commettano atti vandalici, non commettano atti di bullismo, non rechino danni a sé o agli altri convittori, non escano dalla struttura senza autorizzazione, non si rechino nelle stanze di altri convittori o in locali per i quali ciò è vietato dal Regolamento di convitto”;

- “la scelta di utilizzare il sistema di videosorveglianza predisposto dalla Provincia di Udine è stata anche corroborata dal verificarsi di precedenti episodi in cui alcuni studenti si sono sottratti alla vigilanza del personale […]”;

- “i soggetti che possono consultare l’unico monitor ubicato presso la portineria del Convitto sono stati tutti autorizzati ed istruiti al rispetto dell’obbligo del segreto e della riservatezza e sono stati predisposti dei cartelli di informativa in prossimità dell’accesso alla sede del Convitto e presso i piani dell’edificio ove insistono le telecamere”;

Con nota del 20 febbraio 2020 (prot. n. 7232), l’Ufficio, sulla base degli elementi acquisiti, dalle verifiche compiute e dei fatti emersi a seguito dell’attività istruttoria, ha notificato all’Istituto, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento, avente ad oggetto le presunte violazioni degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c), e 6 del Regolamento, nonché, con specifico riferimento ai dati personali dei lavoratori, anche dell’art. 88 del Regolamento e dell’art. 114 del Codice, in relazione all’art. 4 della l. 20 maggio 1970, n. 300, invitando il predetto titolare a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentito dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice, nonché art. 18, comma 1, dalla l. 24 novembre 1981, n. 689).

L’Istituto ha fatto pervenire le proprie memorie difensive con nota del 16 marzo 2020 (prot. n. 4359), rappresentando, in particolare, che:

- “l’Istituto ha disposto lo spegnimento definitivo dell’impianto […] come misura per attenuare e risolvere definitivamente le conseguenze della contestata violazione […] e se ne è richiesta l’immediata rimozione all’Ente proprietario dell’immobile”;

- “l’impianto di videosorveglianza non ave[va] come finalità il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori. Ciò si evince dal fatto che fosse spento durante i momenti della giornata dedicati all’attività lavorativa dei dipendenti, ovvero al mattino nel corso delle attività di pulizia svolte dal personale ausiliario. La finalità del sistema, quindi, era orientata specificatamente alla garanzia della sicurezza e incolumità dei convittori, quale strumento attivo offerto al personale educativo al fine di coadiuvarlo nell’ottemperare agli obblighi di sorveglianza come previsto dagli artt. 2047 e 2048 del C.C. e dal CCNL 2006-2008 e dal Regolamento stesso di videosorveglianza dell’Istituto […]”;

- “nell'Opinion 2/2009 del Working Party si legge a pag. 16 che "Ci sono luoghi in cui la sicurezza è di fondamentale importanza, quindi la CCTV può essere più facilmente giustificata, ad esempio, agli ingressi e alle uscite delle scuole, nonché in altri luoghi in cui le persone circolano - non solo la popolazione scolastica, ma anche le persone che visitano la scuola per qualsiasi motivo." Lo stesso WP29 aveva riconosciuto perciò di rilevante importanza l'aspetto della sicurezza degli studenti, giungendo a ritenere lecito il ricorso a telecamere a circuito chiuso”;

- “[…] minori e famiglie hanno espresso il consenso al trattamento dei dati personali [ai fini dell’utilizzo del sistema di videosorveglianza]”;

- “le immagini a bassa risoluzione, riportate in diretta su un unico monitor sito in portineria, monitor – […] non collegato a sistemi di registrazione né d’immagini, né di suoni, rappresentavano esclusivamente uno strumento complementare atto a coadiuvare l’unità di personale in servizio presso la portineria al fine di rilevare immediatamente (nell’impossibilità di vedere in modalità sincrona e in presenza) possibili situazioni di emergenza relative alla sicurezza dell’edificio e degli studenti convittori eventualmente venutasi a creare negli spazi dell’edificio”;

- l’Istituto “[…] ha autorizzato il personale educativo e il personale ausiliario a consultare in diretta le immagini tramite il monitor a bassa risoluzione presente in portineria e visibile solamente all’unico operatore in servizio, [e] ha fornito al personale ausiliario e al personale educativo le dovute istruzioni […]”.

3. Esito dell’attività istruttoria.

La disciplina in materia di trattamento dei dati personali prevede che i soggetti pubblici possono, di regola, trattare dati personali se il trattamento è necessario “per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento” oppure “per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento” (art. 6, par. 1, lett. c) ed e) del Regolamento e art. 2-ter del Codice).

Con specifico riferimento all’utilizzo di sistemi di videosorveglianza negli istituti scolastici, già nel “Provvedimento in materia di videosorveglianza” (provv. dell’8 aprile 2010, pubblicato in G.U. n. 99 del 29 aprile 2010; doc. web n. 1712680) il Garante aveva chiarito che l’eventuale installazione di tali sistemi deve garantire "il diritto dello studente alla riservatezza" (art. 2, comma 2, d.P.R. n. 249/1998), fermo restando che le riprese, finalizzate a tutelare l’edificio e i beni scolastici da atti vandalici, devono essere circoscritte alle sole aree interessate, che gli impianti possono essere attivati negli orari di chiusura degli istituti e che non devono essere attivate in coincidenza con lo svolgimento di eventuali attività extrascolastiche che si svolgono all’interno della scuola.

I minori, in quanto “persone fisiche vulnerabili” (Considerando n. 75 del Regolamento) meritano, infatti, “una specifica protezione relativamente ai loro dati personali, in quanto possono essere meno consapevoli dei rischi, delle conseguenze e delle misure di salvaguardia interessate nonché dei loro diritti in relazione al trattamento dei dati personali” (Considerano n. 38 del Regolamento).

Il titolare del trattamento è poi, in ogni caso, tenuto a rispettare i principi in materia di protezione dei dati, fra i quali quello di “liceità, correttezza e trasparenza” nonché di “minimizzazione”, in base ai quali i dati personali devono essere “trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato” e devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati” (art. 5, par. 1, lett. a) e c) del Regolamento).

Ciò premesso, ai fini della valutazione della liceità del trattamento, non rileva quanto dichiarato dall’Istituto con riferimento alla circostanza che minori e famiglie avessero espresso il consenso al trattamento dei dati personali ai fini dell’utilizzo del sistema di videosorveglianza. Tenuto conto del contesto in questione e della specificità del trattamento effettuato mediante videosorveglianza, il consenso non può, infatti, considerarsi una “manifestazione di volontà libera […] dell'interessato” (art. 4, par. 1, n. 11) del Regolamento). La videosorveglianza, per sua stessa natura, non può normalmente operare in maniera selettiva, in quanto non consente di riprendere soltanto coloro che abbiano prestato il consenso al trattamento dei dati. Pertanto, i genitori, chiamati ad esprimere un consenso in merito alla possibilità di utilizzare un sistema di videosorveglianza nel caso di specie, sono di fatto condizionati dalla circostanza che la propria scelta possa rendere inattuabile il progetto dell’Istituto (inclusi gli eventuali investimenti già effettuati per la realizzazione dello stesso) e dal timore che ciò possa comportare eventuali disparità di trattamento rispetto ai propri figli o compromettere il rapporto con l’Istituto (che è, peraltro, un soggetto pubblico – cfr. Considerando n. 43 del Regolamento) o con gli altri genitori e studenti (cfr., da ultimo, “Linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video” del Comitato europeo per la protezione dei dati del 29 gennaio 2020, par. 44, in cui si evidenzia che “per quanto riguarda la sorveglianza sistematica, il consenso dell’interessato può fungere da base giuridica ai sensi dell’articolo 7 (cfr. il considerando 43) solo in casi eccezionali”; cfr. anche “Linee guida 5/2020 sul consenso ai sensi del regolamento (UE) 2016/679” del Comitato europeo per la protezione dei dati del 4 maggio 2020, par. 16, ove si afferma che il consenso non può definirsi libero quando l’interessato “non dispone di alternative realistiche all’accettazione (dei termini) del trattamento”; v. par. 20 delle medesime linee guida per l’esemplificazione di un caso in cui il consenso può, invece, considerarsi effettivamente libero in ambito scolastico).

Atteso che l’Istituto si è limitato a invocare generiche esigenze di sicurezza e di controllo dei minori, e tenuto, altresì, conto dello specifico contesto in cui il trattamento è stato svolto, lo stesso non può considerarsi giustificato da un’idonea base giuridica (cfr. art. 6 del Regolamento).

Peraltro, come già chiarito dal Gruppo di lavoro Articolo 29, al fine di tutelare i soggetti in condizione di particolare vulnerabilità, quali i minori, “i titolari del trattamento devono prestare particolare attenzione alla situazione del minore, di cui devono rispettare sempre l'interesse superiore” (“Parere 2/2009 sulla protezione dei dati personali dei minori”, adottato l’11 febbraio 2009, WP 160). I sistemi di videosorveglianza nelle scuole devono essere, pertanto, utilizzati solo “se l'obiettivo non può essere raggiunto con altri mezzi disponibili meno intrusivi”; ciò vale non solo per le aule, ma anche per gli altri spazi scolastici, come quelli ricreativi, “dove la sorveglianza può interferire con il diritto al rispetto della vita privata”, sul presupposto che “i minori vanno sviluppando una concezione della loro libertà che può essere distorta se fin da piccoli considerano una cosa normale essere sorvegliati da sistemi CCTV” (ibidem). 

Nel caso di specie, il sistema di videosorveglianza consentiva di riprendere non solo le porte di accesso al convitto e le aree esterne (cfr. FAQ n. 9 “Scuola e Privacy” del Garante, in https://www.garanteprivacy.it/home/faq/scuola-e-privacy), ma anche spazi comuni all’interno dell’edificio, quali corridoi e atrii del convitto, nei quali vi è una maggiore aspettativa di riservatezza, in quanto si svolge la vita di relazione dei minori, la quale può essere compromessa e alterata dalla percezione di essere costantemente monitorati tramite telecamere, che erano attive anche nelle ore notturne, durante le quali può diminuire la soglia di consapevolezza e aumentare lo stato di vulnerabilità dei minori. Inoltre, sebbene l’Istituto abbia addotto la circostanza che si siano verificati “precedenti episodi in cui alcuni studenti si sono sottratti alla vigilanza del personale”, dall’istruttoria non sono emersi significativi elementi – quali la particolare situazione di disagio e degrado del contesto sociale in cui opera l’Istituto o la sussistenza di precedenti episodi di particolare gravità – tali da giustificare la sottoposizione di minorenni a siffatte forme invasive di controllo. 

Con riferimento, invece, al trattamento dei dati personali dei lavoratori dell’Istituto (educatori, personale di vigilanza), che sarebbe stato effettuato mediante il sistema di videosorveglianza, si ritiene che non siano emersi dall’istruttoria elementi atti a confutare la tesi difensiva dell’Istituto, relativa al fatto che l’impianto, precedentemente predisposto dalla Provincia di Udine proprietaria dell’immobile per esclusive finalità di sicurezza degli studenti, fosse spento durante i momenti della giornata dedicati all’attività lavorativa dei dipendenti e che non effettuasse registrazioni, che ne sia stato disposto l’immediato e definitivo spegnimento come misura per attenuare e risolvere definitivamente le conseguenze della contestata violazione e che se ne sia richiesta l’immediata rimozione all’Ente proprietario.

Alla luce delle considerazioni che precedono, il trattamento dei dati personali degli studenti convittori risulta essere avvenuto in violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c), e 6 del Regolamento.

4. Conclusioni.

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, si rileva che le dichiarazioni rese dal titolare del trattamento nel corso dell’istruttoria ˗ della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice - seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019 in relazione al trattamento dei dati degli studenti convittori. Sulla base delle medesime dichiarazioni si ritiene, invece, di poter archiviare le contestazioni relative al trattamento dei dati personali dei lavoratori.

Si confermano, pertanto, le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dall’Istituto, per aver trattato i dati personali dei minori ospiti del convitto in assenza di idonei presupposti normativi, in violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c), e 6 del Regolamento.

Si evidenzia, tuttavia, che le circostanze del caso concreto – in particolare l’immediata disattivazione del sistema da parte dell’Istituto, il fatto che l’impianto fosse stato installato dall’Ente proprietario dello stabile e non dal titolare e che non risultano precedenti violazioni pertinenti commesse dal titolare o precedenti provvedimenti di cui all’art. 58 del Regolamento - inducono a qualificare lo stesso come “violazione minore”, ai sensi del Considerando 148 del Regolamento.

In tale quadro si ritiene, pertanto, che sia sufficiente ammonire il titolare del trattamento ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. b), e 83, par. 2, del Regolamento, in ordine all’esigenza di adeguarsi integralmente alle disposizioni previste in materia di trattamento dei dati personali, con particolare riguardo ai dati dei minori ospiti del convitto.

Considerando, inoltre, che la condotta ha esaurito i suoi effetti, non si ritiene che ricorrano i presupposti per l’adozione di ulteriori provvedimenti correttivi da parte dell’Autorità, ai sensi dell’art. 58, par. 2, del Regolamento.

Si rileva, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) ai sensi dell’art. 144 del Codice, dichiara illecita la condotta tenuta dall’Istituto Omnicomprensivo Tarvisio, descritta nei termini di cui in motivazione, consistente nella violazione degli artt. 5, par. 1, lett. a) e c), e 6 del Regolamento;

b) ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. b) del Regolamento, ammonisce il predetto Istituto, quale titolare del trattamento in questione, per aver violato gli artt. 5, par. 1, lett. a) e c), e 6 del Regolamento, come sopra descritto;

c) ritiene che ricorrano i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

Ai sensi degli artt. 78 del Regolamento, 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 25 febbraio 2021

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Scorza

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei