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Diritto di accesso - La richiesta di accesso può essere rinnovata dopo novanta giorni ' 10 gennaio 2002 [1064284]

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[doc. web. n. 1064284]

Diritto di accesso - La richiesta di accesso può essere rinnovata dopo novanta giorni – 10 gennaio 2002

Nella nozione di dato personale rientrano tutti i dati contenuti nel fascicolo personale del lavoratore, con la conseguenza che il datore di lavoro, a fronte di una richiesta di accesso del dipendente, è tenuto a mettere a disposizione l´intero complesso di detti dati. La richiesta di accesso può essere rinnovata dall´interessato qualora dall´originaria istanza sia decorso un intervallo di tempo non inferiore a novanta giorni.

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Gaetano Rasi e del dottor Mauro Paissan, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

ESAMINATO il ricorso presentato dalla Sig.a XY

nei confronti di

ENEL Distribuzione S.p.a.;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE il dottor Mauro Paissan;


PREMESSO:

La ricorrente, dipendente di ENEL Distribuzione S.p.a., lamenta di non avere ricevuto riscontro ad una richiesta avanzata ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675 con la quale aveva chiesto di conoscere "in modo intelligibile" tutti i dati personali che la riguardano detenuti dal citato datore di lavoro, nonché di conoscere "in quali modi, da chi e da quali uffici…i dati…sono conservati, controllati, tutelati e trattati". Ciò con particolare riferimento anche a "eventuali singole valutazioni personali (schede e simili)" riferite alla persona dell’interessata, nonché alla documentazione concernente alcune contestazioni disciplinari alla stessa contestate.

Con il ricorso proposto ai sensi dell’art. 29 della legge n. 675 l’interessata ha ribadito le proprie richieste.

All’invito ad aderire spontaneamente alle richieste della ricorrente, formulato da questa Autorità con nota n. 13928 del 12 dicembre 2001, il titolare del trattamento ha risposto con nota anticipata via fax il 21 dicembre 2001:

  • precisando che i dati personali dell’interessata "confluiscono nel fascicolo personale custodito presso l’ufficio personale dell’Esercizio di Tivoli, dove verrebbero "raccolti, conservati e trattati nel rispetto della normativa dettata dalla legge n. 675 al solo fine di gestire il rapporto di lavoro";
  • fornendo un elenco riepilogativo delle categorie di dati trattati;
  • specificando che la documentazione completa relativa ai procedimenti disciplinari si troverebbe nella citata "cartella personale…a disposizione per ogni eventuale esibizione a termini di legge".

Con fax pervenuto in data 7 gennaio 2002 la ricorrente ha infine precisato la richiesta per quanto riguarda le modalità di trattamento dei dati dei dipendenti da parte di terzi, per conto di Enel Distribuzione S.p.A., in particolare in relazione alla nota dell’amministratore delegato inviata alle organizzazioni sindacali in data 29 novembre 2000.

CIÒ PREMESSO IL GARANTE OSSERVA:

Il ricorso verte sull’accesso al complesso dei dati personali di un dipendente detenuti dal relativo datore di lavoro, riferiti all’intera carriera professionale dello stesso, nonché su una serie di richieste volte a conoscere sostanzialmente la logica e le finalità del trattamento medesimo.

Il ricorso deve essere in parte accolto non avendo il titolare del trattamento fornito un riscontro completo alle richieste dell’interessata.

La nozione di dato personale introdotta dalla direttiva comunitaria n. 95/46/CE e dall’art. 1, comma 2, lettera c), della legge n. 675/1996, riguarda espressamente "qualunque informazione" relativa all’interessato anche se contenuta all’interno di documenti valutativi, riportati in supporti di vario tipo (sia cartaceo, sia automatizzato) e conservati o meno in archivi.

I dati personali oggetto della richiesta di accesso in questione rientrano in tale categoria ed è pertanto legittima la richiesta dell’interessata di venirne a conoscenza, ai sensi dell’art. 13 della legge n. 675.

Il citato art. 13 e l’art. 17 del d.P.R. n 501/1998 non prevedono il necessario rilascio di copie di atti ed obbligano, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti i dati personali detenuti su supporto cartaceo o informatico che riguardano la richiedente, e a riferirli a quest’ultima con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L’accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti e dai documenti tutte le informazioni di carattere personale relative all’interessata (cfr. provvedimento del Garante del 23 giugno 1998, in Bollettino del Garante n. 5, pag. 20).

Ciò è necessario anche quando un accesso ai medesimi dati risulta essere già stato effettuato dalla ricorrente. Il diritto di accesso ai dati di cui all’art. 13 della legge n. 675 può essere infatti nuovamente esercitato dall’interessato, con un intervallo non minore di 90 giorni (art. 13, comma 1, lettera c), n. 1), della legge n. 675/1996 ).

Solo quando l’estrazione di tali dati risulta particolarmente difficoltosa, l’adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l’esibizione e/o la consegna in copia della documentazione (cfr. il provvedimento del Garante dell’11 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 23).

Nel caso di specie, il titolare del trattamento ha risposto in termini in parte generici, ma comunque sufficienti a corrispondere alle richieste volte a conoscere la logica e le finalità del trattamento. È necessario, peraltro, che la società integri il riscontro fornito per quanto riguarda le modalità di trattamento dei dati dei dipendenti da parte di terzi, per conto di Enel Distribuzione S.p.A., in particolare in relazione alla nota dell’amministratore delegato inviata alle organizzazioni sindacali in data 29 novembre 2000.

La società non ha invece fornito un riscontro completo alle richieste dell’interessata volte ad avere accesso al complesso dei propri dati personali.

ENEL Distribuzione S.p.A. non ha infatti fornito alcun riscontro (anche se, in ipotesi, negativo) alla richiesta volta a conoscere l’esistenza di dati di tipo valutativo riferiti all’interessata e si è limitato ad una generica enumerazione di categorie di dati personali detenuti nella cartella personale della dipendente, senza manifestare con chiarezza all’interessata la volontà di mettere a disposizione della stessa l’insieme dei dati contenuti all’interno della predetta cartella.

Dal riscontro fornito dal titolare risulta infatti solamente, ed in termini generici, la disponibilità a mettere a disposizione la sola "documentazione completa relativa ai due provvedimenti" disciplinari attivati nei confronti della ricorrente.

Di conseguenza, in ordine al ricorso in esame può essere quindi dichiarato non luogo a provvedere, ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998,in ordine alla richiesta di conoscere la logica e le finalità del trattamento dei dati dell’interessata.

Il ricorso deve invece essere accolto in riferimento alla richiesta dell’interessata di accedere, secondo le modalità indicate, ai dati personali che la riguardano contenuti nella predetta "cartella personale" o comunque detenuti dal titolare del trattamento.

ENEL Distribuzione S.p.A. dovrà corrispondere a tale richiesta entro un termine che appare congruo fissare al 20 marzo 2002. L’interessata potrà visionare ed estrarre eventualmente copia dei dati personali che la riguardano, anche avvalendosi di persona a ciò delegata (art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998) o facendosi assistere da persona di sua fiducia (art. 20, comma 4, d.P.R. cit.).

PER QUESTI MOTIVI IL GARANTE:

  • dichiara non luogo a provvedere sul ricorso ai sensi dell’art. 20, comma 2, del d.P.R. n. 501/1998 per quanto riguarda la richiesta di conoscere la logica e le finalità del trattamento;
  • accoglie il ricorso in riferimento alla richiesta dell’interessata di accedere al complesso dei dati personali che la riguardano e di conoscere talune modalità del trattamento, nei termini di cui in motivazione;
  • dispone che ENEL Distribuzione S.p.A. corrisponda alla richiesta di cui al punto b) del presente dispositivo entro il 20 marzo 2002, dando conferma di tale adempimento entro la stessa data all’Ufficio del Garante;


Roma, 10 gennaio 2002


IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
Paissan

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli