[doc. web n. 1088897]

Trattamento dei dati personali - Università degli studi di Torino - questionario inviato agli studenti - 16 febbraio 1999

L´ente pubblico non è tenuto ad acquisire il consenso dell´interessato che è richiesto solo per il trattamento di dati personali da parte di privati o di enti pubblici economici (art. 11, comma 1 l. 675/1996).

Roma, 16 febbraio 1999

Magnifico rettore
dell´Università degli studi
di Torino
Via Verdi, 8
10124 Torino

e p.c.

Sig. (...)

OGGETTO: Segnalazione in ordine a questionario inviato agli studenti

È pervenuta a questa Autorità l´allegata segnalazione del sig., il quale manifesta il dubbio che le modalità di invio e compilazione di un questionario sulla situazione patrimoniale degli studenti universitari non siano conformi alle disposizioni della legge n. 675/1996.

In data 7/5/1998 codesta Università ha fornito alcuni elementi di valutazione in merito.

Al riguardo questa Autorità precisa anzitutto che l´Università, in quanto soggetto pubblico, nel trattare dati personali deve attenersi al disposto dell´art. 27 (quando si tratti di dati personali comuni) e dell´art. 22, comma 3 (quando si tratti di dati sensibili), nonché della disciplina transitoria prevista dall´art. 41, comma 5, della legge n. 675/1996.

Inoltre ogni soggetto pubblico è tenuto, ai sensi dell´art. 10 della medesima legge ad informare, in forma orale o scritta, gli interessati, ossia i soggetti i cui dati sono oggetto di trattamento.

L´ente pubblico non è invece tenuto ad acquisire il consenso dell´interessato che, ai sensi dell´art. 11, comma 1, della citata legge è richiesto solo per il trattamento di dati personali da parte di privati o di enti pubblici economici.

Con riferimento più specifico alla questione sottoposta all´attenzione di questa Autorità si formulano poi le seguenti osservazioni.

Come già detto in premessa, il soggetto pubblico può trattare dati personali per lo svolgimento delle funzioni istituzionali nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti. È quindi possibile per l´Università effettuare i trattamenti previsti dal d.P.C.M. 30/4/1997 in materia di servizi e di interventi non destinati alla generalità degli studenti, che all´art. 2 prevede anche un´ampia possibilità di scambio di informazioni fra l´Università stessa, la Regione e l´amministrazione finanziaria allo scopo di verificare la genuinità delle dichiarazioni presentate. Si tengano presenti, in proposito, le considerazioni espresse dal Garante nel provvedimento del 1° febbraio u.s. di cui si allega copia.

Il questionario in oggetto, però, sembra configurarsi come un´autonoma iniziativa dell´Università di Torino, propedeutica agli specifici trattamenti previsti dal citato decreto. Viene infatti presentato come strumento necessario per effettuare un´indagine campionaria volta a definire, in vista dell´anno accademico 1998/1999, una gradazione per fasce di reddito delle tasse e dei contributi universitari. Tale questionario viene definito da codesta Università, nella nota de 7 maggio 1998, come "anonimo". Questa qualificazione, però, non corrisponde né alle indicazioni fornite nella lettera indirizzata alle famiglie degli interessati, né alle modalità di raccolta dei dati stessi. In effetti, pur facendosi cenno ad una indagine di tipo campionario, la compilazione della scheda è rappresentata come doverosa e l´invito a recarsi presso gli uffici incaricati della raccolta dei questionari muniti del modello della dichiarazione dei redditi determina la concreta possibilità che le risultanze dell´indagine possano, in realtà, essere associate ad una persona specifica (non è poi chiaro se detto modello debba essere solo esibito oppure consegnato in copia).

Pertanto, qualora codesta Università intenda ricorrere ad indagini campionarie volte a migliorare l´efficacia degli strumenti predisposti dalla normativa sull´assistenza universitaria, dovrà aversi cura che il trattamento dei dati assunti come anonimi sia effettivamente tale.

E´altresì opportuno che l´Università valuti quali operazioni di trattamento dei dati personali siano ordinariamente svolte nelle proprie strutture, pur in assenza delle necessarie previsioni normative di cui all´art. 27, o possano essere comunque utili per il suo miglior funzionamento. Ciò potrebbe essere anche opportunamente disciplinato in un apposito regolamento emanato da codesta Università. In tale atto normativo potrebbero, ad esempio, essere contemplate anche utili forme di comunicazione di dati a privati interessati superando, così, eventuali difficoltà di comunicazione dei dati a terzi che può derivare dalla mancanza di norme specifiche. Al riguardo, si tenga presente, però, il preciso disposto dell´art. 6, comma 4, del d.lg. n. 204/1998 di cui si allega copia.

Alla luce delle considerazioni suesposte, questo Garante resta in attesa di conoscere le valutazioni in merito di codesta Università entro il 27 febbraio p.v., con particolare riferimento alle modalità con le quali sono stati raccolti, conservati o eventualmente distrutti i dati personali connessi al questionario in oggetto.

IL PRESIDENTE
Rodotà