[doc. web n. 2849463]

Parere sullo schema di decreto in materia di trasmissione telematica da parte dei comuni al sistema informativo del casellario delle informazioni concernenti l´avvenuta morte della persona - 19 settembre 2013

Registro dei provvedimenti
n. 405 del 19 settembre 2013

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

Viste la richiesta di parere del Ministero della giustizia-Dipartimento per gli affari di giustizia/Ufficio III del 6 settembre 2013;

Visto l´articolo 154, commi 4 e 5, del Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

Il Ministero della Giustizia ha richiesto il parere del Garante su uno schema di decreto recante regole procedurali di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica da parte dei comuni al sistema informativo del casellario (SIC) delle informazioni concernenti l´avvenuto decesso della persona, ai sensi dell´art. 20, comma 3, del DPR 14 novembre 2002, n. 313.

L´articolo 20 del predetto DPR n. 313/2002, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, disciplina le comunicazioni all´ufficio centrale del casellario.

In particolare, il comma 3 prevede che il comune competente debba comunicare senza ritardo all´ufficio centrale l´avvenuto decesso della persona. Ciò rappresenta idoneo presupposto ai fini della comunicazione dei dati personali del deceduto alla stregua della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Occorre infatti considerare che gli articoli 5, comma 1, e 8 del testo unico citato, dispongono che le iscrizioni al casellario giudiziale e al casellario dei carichi pendenti siano eliminate, tra l´altro, per morte della persona.

Il comma 4 stabilisce poi che con decreto dirigenziale del Ministero della Giustizia siano stabilite le modalità tecnico operative per consentire la rapida trasmissione, anche telematica, dei provvedimenti e delle informazioni, sentiti la Presidenza del Consiglio – Dipartimento per l´innovazione e le tecnologie, per le modalità telematiche, e il Garante.

La trasmissione dei dati delle persone decedute al SIC ha trovato una prima attuazione con il decreto direttoriale 25 gennaio 2007 recante regole procedurali di carattere tecnico operativo per l´attuazione del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, ed in particolare con l´articolo 22 ("Eliminazione soggetti per i quali risulta comunicato l´avvenuto decesso").

RILEVATO

Premesso che per SIC si intende il sistema informativo automatizzato del casellario giudiziale, del casellario dei carichi pendenti, dell´anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato, nonché dell´anagrafe dei carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato, l´odierno schema di decreto stabilisce le regole procedurali di carattere tecnico-operativo per consentire ai comuni la trasmissione per via telematica delle informazioni relative all´avvenuta morte delle persone nel rispettivo ambito territoriale (art. 1, comma 1).

In generale, si prevede che la trasmissione per via telematica avvenga mediante l´utilizzo della posta elettronica certificata (PEC); l´attivazione della trasmissione sia subordinata alla registrazione dei dati identificativi del comune sul SIC; i comuni, a seguito dell´attivazione, inviino via PEC un file contentente i dati relativi alle persone decedute, firmato digitalmente da un referente; il SIC attraverso la procedura "comunicazione deceduti" elabori i dati ricevuti via PEC e provveda ad eliminare dalle banche dati del casellario giudiziale del SIC le iscrizioni eventualmente presenti a carico dei soggetti deceduti (art. 1, comma 3). 

In particolare, l´articolo 3 disciplina le modalità di attivazione della trasmissione telematica, prevedendo una procedura per la registrazione dei dati del comune sul sistema SIC.

Il comune, in sede di richiesta di attivazione, nomina dei referenti, designando al contempo il responsabile del trattamento dei dati eventualmente coincidente con il referente.

Per l´attivazione della trasmissione telematica, il comune trasmette all´indirizzo PEC dell´ufficio del casellario centrale il modello (cfr. allegato tecnico) contenente i parametri identificativi del comune, i dati anagrafici del referente o dei referenti, l´indirizzo PEC (appartenente al dominio del comune) utilizzato dal referente per la trasmissione dei dati relativi ai soggetti deceduti. L´ufficio del casellario centrale considera solo le richieste trasmesse dall´indirizzo di PEC pubblicato sull´Indice delle pubbliche amministrazioni (infra IPA).

L´Ufficio del responsabile centrale dell´accesso al sistema istituito presso il Ministero della giustizia registra per ciascuna richiesta i dati contenuti nel modello. L´avvenuta registrazione è trasmessa automaticamente dal sistema all´indirizzo di PEC del referente del comune, che è a questo punto autorizzato a trasmettere i dati.

L´articolo 4 disciplina poi le modalità di trasmissione al SIC dei dati relativi alle persone decedute.

Il referente designato trasmette tramite la predetta PEC un file contenente i dati relativi alle persone decedute all´indirizzo di PEC dedicato allo scopo. Lo schema elenca i dati che devono essere contenuti nel file (art. 4, comma 2).

Il SIC, per ciascun file trasmesso, attiva la procedura "comunicazione deceduti" al fine di elaborare i dati ricevuti, eliminando le iscrizioni eventualmente presenti in banca dati.

L´articolo 5 descrive le fasi della procedura. Essa può essere avviata solo se il file è trasmesso dall´indirizzo PEC  (appartenente al comune) utilizzato dal referente autorizzato alla trasmissione dei dati, nonché se risulta firmato digitalmente (con firma digitale valida) dal referente registrato sul SIC.

Al termine dell´elaborazione, il SIC attiva la procedura di "eliminazione logica", già prevista dall´articolo 22 del decreto 25 gennaio 2007, al fine di inibire sia la certificazione che l´inserimento di provvedimenti relativi al soggetto defunto. I dati anagrafici sono invece cancellati decorsi cinque anni dal decesso.

Gli esiti possibili della procedura di elaborazione sono disciplinati dall´articolo 6 che prevede quattro possibilità: a) elaborata correttamente; b) da verificare; c) annullata per errori sul file; d) elaborata con errori di sistema.

Sul SIC è resa disponibile per gli uffici locali una funzionalità "gestione comunicazioni dati decesso" che consente di monitorare e gestire i dati inviati dai comuni. Tale funzionalità, utilizzata solo dai "responsabili comunicazioni dati decessi", è assegnata agli utenti degli uffici locali che risultano abilitati già alla funzionalità "eliminazione iscrizioni per morte del soggetto" utilizzata per eliminare direttamente sul SIC i soggetti deceduti (articolo 7, commi 1 e 2).

Il SIC invia un´apposita comunicazione agli uffici locali competenti nei casi in cui l´elaborazione è terminata correttamente oppure, nei casi in cui l´elaborazione non ha eliminato alcuni soggetti, in quanto sul sistema sono state riscontrate omonimie, sinonimie o alias. In tal caso, l´ufficio locale competente provvede ad effettuare ricerche e a confermare sul SIC per ciascuno soggetto l´avvenuto adempimento. In tali casi provvede ad eliminare le relative iscrizioni ai sensi del citato articolo 22 del decreto del 2007, eliminando altresì le relative schede cartacee (commi 3, 5 e 6).

Sotto il profilo della protezione dei dati personali, destano particolare interesse gli articoli 8, 9 e 10 dello schema di decreto.

In particolare, l´articolo 8 dispone che titolare del trattamento dei dati del SIC è il Ministero della Giustizia - Dipartimento per gli affari di giustizia ove è istituito l´Ufficio del Casellario centrale.

Il Ministero della Giustizia e i comuni, in quanto autonomi titolari, si impegnano ad osservare e far osservare ai propri dipendenti, incaricati e collaboratori, la normativa in materia di protezione dei dati personali nonché quella sul segreto. Le persone incaricate del trattamento, individuate dal titolare, operano in base alle istruzioni dallo stesso impartite (art. 9).

Infine, l´articolo 10 prevede che l´Ufficio del casellario centrale e il comune curino la registrazione dei dati per garantire la tracciabilità delle trasmissioni effettuate tramite PEC, l´individuazione di tutti gli utenti che interagiscono con i propri sistemi e la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all´operatore che le ha eseguite. Le predette registrazioni sono conservate per 10 anni, ed i file XML trasmessi dai comuni con i dati dei soggetti deceduti sono conservati per 5 anni.

RITENUTO

1. Lo schema di decreto contiene regole di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica da parte dei comuni al sistema informativo del casellario delle informazioni concernenti l´avvenuta morte della persona, richiamando le regole di sicurezza prescritte dal decreto 25 gennaio 2007, sul cui schema il Garante ha reso a suo tempo parere (parere 18 gennaio 2007).

Inoltre l´Autorità ha reso più recentemente parere sullo schema di decreto dirigenziale relativo alla consultazione diretta del SIC da parte delle amministrazioni pubbliche e dei gestori di pubblici servizi ai sensi dell´articolo 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (parere 11 ottobre  2012).

L´odierno parere è reso su di una versione dello schema di decreto che tiene conto degli approfondimenti e di talune indicazioni suggerite dall´Ufficio del Garante ai competenti uffici dell´Amministrazione interessata nel corso di contatti informali, volti a rendere il testo pienamente conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Le indicazioni dell´Ufficio hanno riguardato, in particolare, le modalità di attivazione della trasmissione telematica dei dati e della procedura "comunicazione deceduti", ivi compreso il ricorso ad indirizzi di PEC iscritti nell´IPA, al fine di assicurare la riconducibilità certa dei flussi informativi al Comune interessato e al personale designato.

Residuano, tuttavia, alcuni aspetti che meritano un approfondimento, nei termini di seguito riportati.

2.  Lo schema di decreto, all´articolo 4, comma 2, stabilisce che il Comune, per ciascuna persona deceduta, comunichi al SIC, fra l´altro, il codice fiscale (opzionale per i nati all´estero) e la paternità (opzionale); nella descrizione del contenuto del relativo file XML e dei "campi" da valorizzare, è richiesto, inoltre, il "nome della madre (opzionale)" (all. tecnico allo schema, pag. 8).

Sebbene lo schema di decreto non indichi espressamente la finalità della raccolta di tali dati, essa appare da ricondurre all´esigenza di identificare con certezza il soggetto, già iscritto nel casellario, deceduto.

Si richiama l´attenzione, a tal proposito, sull´articolo 4, comma 1, lett. a) del DPR n. 313 del 2002, a norma del quale ogni provvedimento giudiziario e amministrativo è iscritto nel casellario per estratto con l´indicazione, fra l´altro, del "codice identificativo della persona cui si riferisce il provvedimento".

Tale codice identificativo –recita ancora la norma- per il cittadino italiano o anche straniero che abbia il domicilio fiscale in Italia, è il codice fiscale; per il cittadino di uno Stato appartenente all´Unione europea che non abbia il codice fiscale o di uno Stato extra-U.E. , è il "codice identificativo sulla base delle impronte digitali" previsto dall´articolo 43 del DPR n. 313 e, a quanto risulta all´Autorità, ancora non disponibile ed operante.

Da questo punto di vista, quindi, allo stato, il codice fiscale sembra un dato sufficiente a identificare l´interessato solo rispetto ai soggetti cui esso è attribuito. D´altra parte è doveroso che il sistema informativo riduca al minimo l´utilizzo di dati identificativi delle persone e siano raccolti i soli dati pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità perseguita (artt. 3 e 11, comma 1, lett. b), del Codice).

Si rende perciò opportuno razionalizzare e completare l´attuazione della normativa anche introducendo l´altro codice identificativo per i soggetti non dotati di codice fiscale, al fine di consentire la sicura riferibilità delle iscrizioni nel casellario anche a tali soggetti.

In attesa delle necessarie procedure e regole tecniche, è necessario espungere dall´articolato ogni riferimento alla maternità delle persone, anche alla luce delle interlocuzioni intercorse con il Ministero, e integrare l´odierno schema con la previsione che i dati relativi alla paternità possono essere trasmessi dai Comuni al SIC –e trattati nel sistema fino a quando risulti strettamente necessario- solo finché non sarà data completa attuazione alla descritta normativa in materia di codice identificativo della persona.

Al riguardo, il Garante resta in attesa di ricevere lo schema di decreto con il quale dovranno essere individuate le procedure  e le regole tecniche per l´adozione di tale codice identificativo, per il prescritto parere di competenza.

3. Il medesimo comma 4 dell´articolo 5 disciplina le varie fasi di eliminazione dei dati riferiti alle persone decedute (procedura di eliminazione logica; successiva eliminazione fisica dei provvedimenti; cancellazione anche dei dati anagrafici dopo cinque anni). Il successivo comma 5 precisa poi che "per ciascun soggetto eliminato" sul SIC sono registrati, fra l´altro, alcuni dati (data e luogo del decesso, estremi del registro dell´atto di morte, comune che ha trasmesso l´informazione).

Tale ultima previsione  -nella sua attuale formulazione, peraltro non chiarissima- non appare coerente con il disposto del comma 4, a meno che essa non si riferisca a dati –registrati a corredo dell´anagrafica- destinati comunque a essere cancellati unitamente ai dati anagrafici decorsi 5 anni. Una diversa interpretazione della norma, che dovesse cioè consentire la conservazione di tali dati anche oltre i cinque anni, sarebbe in contrasto con il principio in base al quale la conservazione dei dati personali è consentita per un periodo di tempo non superiore a quello necessario allo scopo per il quale sono stati raccolti (art. 11, comma 1, lett. e), del Codice).

Al riguardo, è indispensabile un chiarimento.

IL GARANTE

esprime parere favorevole sullo schema di decreto recante regole procedurali di carattere tecnico operativo per la trasmissione telematica da parte dei comuni al sistema informativo del casellario delle informazioni concernenti l´avvenuta morte della persona, adottato ai sensi dell´art. 20, comma 3, del DPR 14 novembre 2002, n. 313, con le seguenti osservazioni:

a) sia espunto dallo schema ogni riferimento alla maternità delle persone (punto 2);

b) lo schema di decreto sia integrato con la previsione che i dati relativi alla paternità delle persone possono essere trasmessi dai Comuni al SIC –e trattati nel sistema fino a quando risulti strettamente necessario- solo finché non sarà data completa attuazione alla normativa in materia di codice identificativo della persona (punto 2);

c) sia chiarito il tenore del comma 5 dell´articolo 5 dello schema, nei termini di cui in motivazione (punto 3).

Roma, 19 settembre 2013

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia