[doc. web n. 3028568]

Provvedimento del 23 gennaio 2014

Registro dei provvedimenti
n. 33 del 23 gennaio 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTE le istanze avanzate ai sensi degli artt. 7 e 8 del Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito "Codice"), nei confronti del Comune di Brescia – Settore di Polizia locale da XY, agente di polizia in servizio presso il predetto ente, con le quali l´interessato ha chiesto di avere conferma dei dati personali che lo riguardano e di ottenere la loro comunicazione in forma intellegibile, nonché di conoscerne l´origine, le finalità, le modalità e la logica del loro trattamento, gli estremi identificativi del titolare e del/i responsabile/i eventualmente designati ed i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati sono stati comunicati; ciò con specifico riferimento ai dati relativi ai "documenti o atti  contenuti nel c.d. fascicolo riservato aperto in data 6.9.2011 e trattati dal Settore Polizia locale del Comune di Brescia";

VISTO il ricorso, pervenuto al Garante il 21 ottobre 2013, presentato nei confronti del Comune di Brescia – Settore Polizia Locale, con il quale XY, non ritenendo idoneo il riscontro ottenuto alle istanze previamente avanzate ai sensi dell´art. 7 del Codice, ha ribadito le proprie richieste, asserendo altresì che i propri dati personali sarebbero illecitamente trattati per cui ne ha sollecitato anche la cancellazione, ritenendoli inutilizzabili ai sensi dell´art. 11, comma 2, del Codice;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 25 ottobre 2013 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 del Codice, ha invitato l´amministrazione resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessato, nonché la nota del 19 dicembre 2013 con cui è stata disposta la proroga del termine per la decisione sul ricorso;

VISTA la nota pervenuta via e-mail il 21 novembre 2013 con la quale l´ente resistente, nel precisare di avere già fornito riscontro alle istanze formulate dal ricorrente "mettendo sempre a sua disposizione le informazioni in nostro possesso", ha chiarito, tra l´altro, che "i dati riferiti all´interessato – identificativi e relativi all´attività lavorativa svolta (…) vengono raccolti in un fascicolo cartaceo custodito in uno schedario chiuso a chiave ubicato all´interno dell´ufficio segreteria del settore. I dati in questione sono originati dallo svolgimento dell´attività lavorativa (…) ovvero nel suo caso, svolgendo attività di rappresentante sindacale, i dati possono riguardare anche tale attività (…)"; l´ente resistente ha quindi aggiunto che tale fascicolo "non costituisce una mera duplicazione del fascicolo personale detenuto dal settore risorse umane (…), ma rappresenta uno strumento, peraltro previsto normalmente per tutti i lavoratori afferenti alla nostra area di attività, creato dal settore Polizia locale al solo fine di poter gestire ordinatamente e con efficienza organizzativa le informazioni generate nel corso dell´attività lavorativa e necessarie per la gestione quotidiana del rapporto funzionale e gerarchico esistente con coloro che sono assegnati al settore stesso"; inoltre, con specifico riguardo ai soggetti che sono venuti a conoscenza dei suoi dati personali, la parte resistente ha chiarito che "il commissario (...) ha agito, oltre che per dare riscontro alle richieste del settore risorse umane nell´ambito del procedimento disciplinare a carico del ricorrente, in qualità di ufficiale di polizia giudiziaria del Nucleo polizia giudiziaria della Polizia locale di Brescia, delegato dalla Procura della Repubblica di Brescia allo svolgimento delle indagini giudiziarie inerenti la sua persona che risultano avviate a seguito di notizia di reato depositata presso la Procura della repubblica di Brescia in data 23.11.2011 (…) cui ha fatto seguito provvedimento di rinvio a giudizio (…)"; nella medesima nota l´amministrazione resistente ha comunque dichiarato la propria disponibilità a consentire al ricorrente l´accesso a tutti i dati personali che lo riguardano e che "riterrà di suo interesse";

VISTA la nota datata 23 novembre 2013 con la quale il ricorrente, nel ritenere insoddisfacente il riscontro ottenuto, ha evidenziato come la controparte non abbia fornito alcun chiarimento in ordine "all´esistenza di dati personali contenuti in un fascicolo riservato aperto in data 06/09/2011 e trattato dal Settore Polizia locale, fascicolo che nulla ha a che fare con il fascicolo personale detenuto presso la segreteria del settore polizia locale", cui ha fatto riferimento il titolare del trattamento; inoltre, con riferimento a quest´ultimo fascicolo il ricorrente ha sottolineato come l´amministrazione resistente, pur affermando che nello stesso "possono" essere conservati anche dati inerenti la sua attività sindacale, non chiarisce se questi vi siano effettivamente; quanto poi alle modalità di conservazione dei dati , il ricorrente ha affermato che all´interno della segreteria del Settore polizia locale, "le chiavi dell´"apposito schedario (in cui sono custoditi i dati) sono contenute in una bacheca aperta appesa all´interno della segreteria, cui hanno libero accesso tutti gli agenti del Corpo, il personale amministrativo, i cittadini e gli addetti alle pulizie (…)";

VISTE le nota pervenute via e-mail il 25 novembre 2013 e il 10 gennaio 2014 con le quali l´amministrazione resistente, nel ribadire quanto già rappresentato in ordine ai dati personali del ricorrente conservati nel fascicolo custodito presso la segreteria del Settore polizia locale, ha precisato che i "documenti custoditi sono solo quelli generati durante il servizio o in relazione all´attività affidata al dipendente ed ineriscono esclusivamente tale aspetto della relazione con il lavoratore (…) ed il fascicolo in questione ha contenuto e funzione ben diversa da quello presente presso il settore del Comune preposto alla gestione delle risorse umane"; quanto poi alla presenza, in esso, di alcuni documenti aventi carattere sindacale, questa "è dovuta al fatto che il ricorrente stesso, nella sua veste di rappresentante sindacale, ha formulato diverse istanze e richieste allo scrivente Settore, il quale ha tenuto copia di tali comunicazioni (…)"; la resistente ha inoltre contestato quanto affermato dal ricorrente in ordine "all´asserita libera accessibilità delle chiavi dello schedario" precisando che "dette chiavi non sono infatti tra quelle a disposizione sulla bacheca presente nell´ufficio; il fascicolo relativo al ricorrente, come quello di tutti i dipendenti del Settore, è custodito in uno schedario chiuso a chiave posto all´interno dell´ufficio segreteria che è accessibile solo a soggetti autorizzati (…). Inoltre, all´interno dell´ufficio del Comandante (locale chiuso a chiave), raccolti in faldoni non accessibili (all´interno di un armadio chiuso a chiave), sono custoditi fascicoli riguardanti sia i procedimenti disciplinari attivati nei vari anni nei confronti dei dipendenti, sia segnalazioni provenienti per lo più dagli ufficiali del Corpo polizia locale, riguardanti il comportamento in servizio del personale ai fini della relativa valutazione"; la resistente ha inoltre ribadito che il predetto "fascicolo è stato oggetto di trattamento nell´ambito di una serie di procedimenti che hanno interessato il ricorrente, sia nell´ambito di azioni disciplinari (…) sia in relazione allo svolgimento di procedimenti civili intrapresi dal ricorrente contro il Comune di Brescia, sia, per finire, nel contesto di un procedimento penale a carico dello stesso  sempre per fatti avvenuti in servizio";  con riferimento a quest´ultimo, la resistente ha inoltre chiarito che "l´accesso ai dati da parte del commissario (…) in data 19.3.2012 è stato effettuato in ottemperanza a precisa richiesta di acquisizione di informazioni da parte della Procura della Repubblica presso il Tribunale di Brescia (…), come da documento allegato; quindi è di tutta evidenza che lo stesso fosse pienamente legittimato, anzi tenuto per dovere d´ufficio, a procedere al predetto accesso ai dati. Si precisa peraltro che il medesimo commissario è uno degli ufficiali di P.G. che sin dall´inizio aveva condotto le indagini relative ai fatti di reato ascritti al ricorrente (…)"; infine, "quanto al fascicolo riservato asseritamente aperto in data 6.9.2011 dal Settore Polizia locale", l´amministrazione resistente ha affermato che "al di là di una generica e non provata affermazione del ricorrente non appare alcun elemento concreto che permetta di definire a cosa precisamente lo stesso si volesse riferire e quali dati egli ritenga vi possano essere contenuti"; ciò posto, la resistente ha ribadito che il fascicolo è a disposizione dell´interessato perché lo stesso possa "prenderne visione e avere quindi nuovamente comunicazione in forma intellegibile delle informazioni che riterrà di suo interesse";

CONSIDERATO che, nel caso di specie, il ricorrente, nel chiedere l´accesso ai dati personali che lo riguardano nonché le altre informazioni di cui al comma 2 dell´art. 7 del Codice, ha legittimamente esercitato i diritti previsti dalla legge in materia di protezione dei dati personali; ritenuto che, in ordine a tali richieste, ai sensi dell´art. 149, comma 2, del Codice, deve essere dichiarato non luogo a provvedere sul ricorso, avendo il titolare del trattamento integrato, nel corso del procedimento, le informazioni precedentemente fornite;

RILEVATO che deve essere invece dichiarata inammissibile l´ulteriore richiesta di blocco e di inutilizzabilità degli stessi in quanto non preceduta da analoga istanza in sede di interpello preventivo (non risultando, peraltro, allo stato della documentazione in atti, illecito il trattamento svolto dal titolare del trattamento);

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

1) dichiara non luogo a provvedere sul ricorso in ordine alle richieste ex art. 7, commi 1 e 2, del Codice;

2) dichiara inammissibile la restante richiesta.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 23 gennaio 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia