[doc. web n. 40441]

Anagrafi della popolazione - Connessione con la Rete telematica regionale toscana RTRT per la consultazione delle informazioni anagrafiche - 20 giugno 2000

Nello schema di convenzione sottoposto al parere di questa Autorità, riguardante la consultabilità delle anagrafi, l´Autorità evidenzia che i dati acquisiti dagli archivi anagrafici e di stato civile potranno essere utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con gli scopi per cui sono stati acquisiti in origine, rispettando, inoltre, il principio di pertinenza e non eccedenza dei dati raccolti (art. 9, comma 1, lett. b) e d), legge n. 675/1996).

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, con la partecipazione del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, che presiede la riunione, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

Vista la richiesta di parere trasmessa dal Ministero dell´interno – Direzione generale dell´amministrazione civile - Direzione centrale delle autonomie - Servizio enti locali in data 24 maggio 2000;

Viste le osservazioni in atti formulate dall´Ufficio ai sensi dell´art. 7, comma 2, lett. a), del d.P.R. n. 501/1998 , con nota a firma del segretario generale;

Relatore il prof. Ugo De Siervo;

PREMESSO:

1. Con nota n. 5137/15100/15254 del 24 maggio 2000, il Ministero dell´interno ha chiesto un parere in merito al progetto trasmesso dalla Prefettura di Firenze, concernente la collaborazione tra la Rete telematica regionale Toscana (RTRT) e il Ministero dell´interno, finalizzata a consentire la consultazione per via telematica delle informazioni anagrafiche in possesso dei comuni.

Secondo il Ministero, il parere richiesto fornirebbe la base per definire uno schema di accordo da sottoporre all´approvazione del Comitato di controllo sul Sistema di accesso e interscambio anagrafico (SAIA) creato dal Ministero in collaborazione con altre amministrazioni, nonché per avviare analoghe forme di cooperazione con altre regioni interessate.

Dalla nota illustrativa del progetto, predisposta dalla Prefettura di Firenze, si rileva che la proposta mira a fornire un supporto adeguato ai piccoli comuni per favorirne la partecipazione attiva all´iniziativa.

Nella medesima nota, si precisa inoltre che il progetto non prevede in alcun modo la costituzione di un´anagrafe regionale (o comunque sovra-comunale), mentre si propone di consentire un rapido ed efficace espletamento dei controlli previsti sui contenuti delle "autocertificazioni" da parte degli uffici delle P.A., in sintonia con altri progetti a livello nazionali tra i quali il progetto denominato S.A.I.A. promosso dal Ministero dell´interno.

Per la realizzazione delle suddette finalità il progetto in esame prevede:

• la costituzione di una base dati "normalizzata" dell´anagrafe comunale (estratta periodicamente dall´anagrafe di gestione), gestita direttamente dal comune in forma singola o associata;
• la creazione di un sottosistema per la sicurezza nell´accesso ai dati, secondo standard previsti dalla normativa nazionale sulla "firma digitale";
• la visibilità differenziata della base dati di anagrafe "normalizzata" (per dati e funzioni), secondo quanto previsto dal regolamento anagrafico e dalla normativa in materia di riservatezza (l. n. 675/96 e successive modificazioni e, in particolare, DPR 318/1999 sulle misure minime di sicurezza);
• un modulo di cooperazione con il progetto SAIA, in una prospettiva sia di potenziale adesione dei comuni aderenti alla Rete telematica regionale Toscana, sia di univocità del collegamento telematico, fra la Rete stessa ed il Centro servizi Ancitel previsto per il SAIA.

Le modalità di partecipazione dei comuni (titolari dei dati contenuti nella propria anagrafe e in quanto fruitori del servizio di consultazione) e di altri enti (quali fruitori dei servizi di loro competenza) saranno invece regolate con apposita convenzione di cui è stata fornita una bozza.

Le principali funzionalità previste dal progetto riguardano poi i seguenti aspetti:

• interrogazione interattiva di dati individuali e/o di famiglia, eventualmente storici, nei limiti delle autorizzazioni corrispondenti al profilo di accesso dell´utente;
• elaborazioni differite di estrazioni di dati relative ad eventi anagrafici (nascite, decessi, immigrazioni, emigrazioni) necessarie per le comunicazioni istituzionali fra enti (es. comune verso azienda sanitaria locale, comune verso INPS, ...);
• elaborazioni di tipo statistico.

2. La funzione di stato civile e di anagrafe è una funzione dello Stato esercitata dai Comuni che sono responsabili della tenuta dei registri, degli schedari e degli atti a tal fine detenuti. Ad essi spetta dunque l´obbligo di raccogliere e custodire le informazioni anagrafiche in modo che esse siano esatte e costantemente aggiornate in funzione degli eventi che riguardano gli interessati( nascite, matrimoni, variazioni di domicilio e residenza, decessi, ecc.).

Informazioni di tipo anagrafico devono essere altresì gestite, per varie ragioni, da numerosi altri enti ed amministrazioni pubbliche che necessitano anch´essi di dati esatti e aggiornati corrispondenti a quelli registrati presso i comuni interessati.

Per favorire una migliore corrispondenza tra le informazioni contenute nelle varie anagrafi pubbliche con le informazioni presenti nelle anagrafi comunali, con conseguente riduzione di accertamenti e certificazioni anagrafiche, è stata quindi avviata la realizzazione del SAIA, in relazione al quale questa Autorità si è espressa più volte, anche nel corso di diversi incontri tenutisi presso il Ministero dell´interno, suggerendo alcune necessarie integrazioni al testo della convenzione-quadro stipulata dal Ministero con l´ANCI (convenzione repertorio 753 del 4 novembre 1999) sullo "scambio di dati relativi alle variazioni anagrafiche, tra Comuni ed altri enti pubblici".

In tali occasioni il Garante ha infatti precisato che eventuali processi di interconnessione delle anagrafi comunali determinano un impatto significativo nel sistema di circolazione dei dati nella pubblica amministrazione, che deve essere attentamente valutato alla luce dei princìpi sanciti dalle norme in materia di protezione dei dati personali, specie nella parte in cui si prevede la possibilità di interscambio tra comuni e tra questi e le altre pubbliche amministrazioni.

Varie indicazioni del Garante sembrano essere state recepite e in tal senso è stata, quindi, esclusa la possibilità di introdurre una "anagrafe delle anagrafi" di livello sovracomunale. Risulta, altresì, al momento esclusa la possibilità di istituire un "indice delle anagrafi" senza che esso sia previsto da una disposizione legislativa che ne determini i caratteri fondamentali, tenuto conto dell´impatto di un simile strumento sotto il profilo della protezione dei dati personali.

CIÒ PREMESSO, OSSERVA:

Con riferimento al progetto RTRT, il Garante ritiene di dover ribadire alcune osservazioni già espresse a proposito del SAIA, con specifico riguardo alla necessità di una disciplina organica che riduca il rischio del proliferare di iniziative non coordinate fra loro e peraltro suscettibili di non raggiungere gli obiettivi prefissati, considerato il fatto che non vi è un obbligo in capo ai comuni di aderire a sistemi di interscambio anagrafico.

In linea generale, il progetto in esame persegue obiettivi condivisibili, sia per gli aspetti meritori che l´iniziativa può assumere sul piano della semplificazione burocratica e della riduzione dei costi dei servizi pubblici, sia perché tiene conto delle disposizioni normative che regolano il rilascio dei certificati anagrafici (Capo VI del d.P.R. n. 223/1989) e la consultabilità da parte di persone estranee all´ufficio di anagrafe (art. 37 d.P.R. n. 223 cit.) e non prevede la costituzione di un´anagrafe regionale o comunque sovra-comunale. In tal senso, sembra peraltro opportuno modificare la definizione stessa dell´iniziativa (Integrazione delle anagrafi della Rete Telematica Regionale Toscana) con altra più idonea ad evitare equivoci circa "l´integrazione" delle anagrafi comunali (es.: "Rete telematica di interscambio anagrafico della Regione Toscana").

Deve rilevarsi, altresì, che, con riferimento agli speciali poteri di corpi di polizia di consultare le schede anagrafiche (art. 37 d.P.R. n. 223/1989 cit.), resta fermo l´obbligo, in capo alle forze dell´ordine e alla Guardia di finanza, di sottoporre all´approvazione del Ministero dell´interno le richieste di collegamenti tramite terminali ai soli fini di consultazione degli atti anagrafici.

Si ritiene inoltre necessario precisare che la "costituzione di una base dati normalizzata dell´anagrafe comunale (estratta periodicamente dalla Base Dati dell´anagrafe di gestione), gestita dal Comune in forma singola o associata" (v. punto 1 della relazione della Prefettura), deve essere considerata alla stregua di una "base dati di lavoro" anziché come un duplicato dell´anagrafe utilizzata, in modo da non eludere, nella sostanza, i limiti posti dal vigente regolamento anagrafico.

Da un lato, occorre infatti tenere conto che gli archivi anagrafici non permettono un prelevamento diretto dei dati, fuori dai casi espressamente consentiti.

Dall´altro, è necessario rispettare il principio secondo cui i dati anagrafici, a parte le certificazioni rilasciabili a chiunque ne faccia richiesta, possono essere comunicati all´esterno solo a pubbliche amministrazioni e per "esclusivo uso di pubblica utilità" (art. 34, comma 1, d.P.R. n. 223/1989).

Quanto al rapporto previsto tra l´amministrazione comunale e l´ente pubblico interessato alla consultazione dei dati, si ritiene necessario che lo schema di convenzione preveda espressamente il trattamento dei dati in conformità al regolamento anagrafico e alle relative disposizioni sul rilascio di certificati (e, in particolare, gli articoli da 33 a 37 del d.P.R. n. 223/1989), chiarendo che solo entro questi limiti potranno essere realizzati collegamenti informatici o telematici attraverso i quali rendere disponibili, su richiesta, la trasmissione o la consultazione in rete di un documento o di un certificato su supporto informatico, relativo, a seconda del soggetto convenzionato, ad elenchi di iscritti all´anagrafe oppure a specifiche attestazioni attinenti alla residenza o allo stato di famiglia di singoli residenti.

Occorre precisare, in proposito, che l´art. 2, comma 5, della legge n. 127/1997 non ha innovato la previgente disciplina anagrafica, ma ha semplicemente previsto la possibilità che i flussi di comunicazioni anagrafiche possano essere favoriti e regolati per aspetti di dettaglio da uno strumento flessibile quale quello delle convenzioni, le quali, però, non possono superare i limiti previsti dalla normativa in materia.

Il progetto di rete in esame non potrà pertanto consentire una libera consultazione diretta delle anagrafi (attraverso interrogazioni individuali o di massa di ogni qualsivoglia dato contenuto negli archivi) né, tantomeno, una loro indifferenziata interconnessione con le banche dati dei soggetti convenzionati (v. art. 2 dello schema di convenzione). Tali modalità si porrebbero, infatti, in netto contrasto con la vigente disciplina in materia di anagrafi, dando vita ad una nuova forma di gestione e di accesso agli atti anagrafici che potrebbe essere invece introdotta solo da apposite norme modificative.

Né potrebbe ritenersi sufficiente al predetto scopo l´attribuzione di una chiave riservata al soggetto convenzionato (v. art. 3 dello schema di convenzione), misura che dovrebbe comunque essere integrata con le nuove disposizioni in tema di sicurezza e protezione dei dati personali trattati con l´ausilio di elaboratori accessibili su una rete pubblica (v. d.P.R. n. 318/1999).

Occorre inoltre precisare, sempre nello schema di convenzione, che non possono essere consultati dati che potrebbero essere resi conoscibili soltanto attraverso una richiesta di certificato anagrafico (art. 33, d.P.R. n. 223/1989), e che i dati acquisiti dagli archivi anagrafici e di stato civile potranno essere utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con gli scopi per cui sono stati acquisiti in origine, rispettando, inoltre, il principio di pertinenza e non eccedenza dei dati raccolti (art. 9, comma 1, lett. b) e d), legge n. 675/1996).

Si osserva infine che lo schema di convenzione deve evidenziare con maggiore chiarezza le ragioni del collegamento informatico e telematico. La motivazione deve chiaramente indicare le norme di legge o di regolamento, oppure le necessità istituzionali dell´ente richiedente che comportano l´esigenza di un´acquisizione dei dati anagrafici (non può ritenersi sufficiente il generico riferimento "alle rispettive finalità istituzionali e/o di pubblica utilità": v. art. 1 dello schema di convenzione).

Tale specificazione assume rilevanza anche al fine della comprensione della previsione in convenzione del principio di reciprocità che consentirebbe "lo scambio automatizzato dei dati contenuti nei rispettivi archivi" (art. 1 dello schema di convenzione).

Per quanto riguarda, infine, la prevista possibilità di consultare in futuro anche i dati delle aa.ss.ll., resta fermo, in tal caso, l´obbligo di trattare esclusivamente dati diversi da quelli di tipo "sensibile" (art. 23, comma 4, legge n. 675/1996 e art. 4, comma 4, d.lg. n. 135/1999).

TUTTO CIÒ PREMESSO:

nelle considerazioni di cui sopra è il parere del Garante che resta comunque a disposizione per ogni ulteriore collaborazione o chiarimento.

Roma, 20 giugno 2000

IL PRESIDENTE
Rodotà

IL RELATORE
De Siervo

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli