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Verifica preliminare. Allungamento del tempo di conservazione delle immagini raccolte attraverso un sistema di videosorveglianza - 8 luglio 2015 [4253008]

[doc. web n. 4253008]

Verifica preliminare. Allungamento del tempo di conservazione delle immagini raccolte attraverso un sistema di videosorveglianza - 8 luglio 2015

Registro dei provvedimenti
n. 413 dell´8 luglio 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

VISTO il provvedimento generale del Garante dell´8 aprile 2010, in materia di trattamento di dati personali effettuato tramite sistemi di videosorveglianza (G.U. n. 99 del 29 aprile 2010 e in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1712680);

ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata da Anas - Autostrade per l´Italia S.p.A. ai sensi dell´art. 17 del Codice;

VISTI gli atti d´ufficio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´Anas - Autostrade per l´Italia S.p.A. (di seguito, la società) ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´art. 17 del Codice, ricevuta il 13 novembre 2014, in relazione al prospettato allungamento a complessivi venti giorni del tempo di conservazione delle immagini raccolte attraverso un sistema di videosorveglianza – già attivo – installato presso le casse automatiche e le casseforti collocate all´interno di fabbricati presso i caselli di pagamento del pedaggio delle tratte autostradali gestite dalla società in regime di concessione.
Il sistema già installato, composto da "telecamere di rete, ad ottica fissa e senza possibilità di brandeggio", è preordinato a controllare le operazioni di prelievo e versamento di denaro dalle/nelle "casse automatiche e […] casseforti cui si accede, per le prime, all´interno delle cabine di esazione, e per le seconde, all´interno del fabbricato di stazione" (cfr. istanza 13.11.2014, p. 1). Tali operazioni sono effettuate sia da dipendenti della società che da personale dipendente da soggetti terzi.

All´interno di ciascuna cabina di esazione è posizionata una telecamera, collocata in modo da riprendere solo "l´area antistante gli sportelli [e] l´area di apertura della cassa [nonché] l´area in cui viene manipolato il denaro", al fine di documentare le sole operazioni di versamento e prelievo di denaro (cfr. istanza cit., p. 2). Il sistema di videosorveglianza, all´interno delle cabine, "viene disattivato […] nel caso in cui […] per particolari esigenze di gestione sia presente un addetto della concessionaria che sia stato incaricato della gestione manuale del pedaggio". In questo caso il sistema può riattivarsi in automatico "esclusivamente al verificarsi di un allarme nella cabina o all´apertura della cassaforte per il tempo limitato alla manipolazione del denaro contante" (cfr. istanza cit., p. 2).

Anche all´interno dei fabbricati ove sono collocate le casseforti le telecamere sono posizionate in modo da riprendere le sole operazioni di versamento e prelievo di denaro.

1.2. Posto che, attualmente, le immagini raccolte sono conservate per 24 ore "fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusure degli uffici o a richieste dell´autorità giudiziaria", la società ha rappresentato la necessità di procedere ad una ulteriore conservazione dei dati raccolti – quantificata in venti giorni – considerato che "[l]e operazioni di prelievo e versamento sono […] effettuate […] a distanza di qualche giorno, cui poi va aggiunto un ulteriore lasso temporale necessario per il trasporto del denaro prelevato, il conteggio dello stesso e la rendicontazione finale alla società concessionaria". La conservazione delle immagini per un periodo di tempo più ampio rispetto a quanto indicato dal Garante – in applicazione del principio di proporzionalità di cui all´art. 11, comma 1, lett. e) del Codice – nel provvedimento generale dell´8 aprile 2010 citato in premessa (cfr. punto 3.4.), sarebbe pertanto necessaria per poter visionare immagini relative ad eventi ("furti, rapine o […] discrepanze tra le somme dichiarate al momento del prelievo e quelle conteggiate") che la società potrebbe riscontrare decorsi anche venti giorni dal loro accadimento (cfr. istanza cit., p. 2).

1.3. La finalità del trattamento consisterebbe nella tutela dei beni e del patrimonio aziendale nonché nell´incremento della sicurezza personale dei dipendenti (in considerazione della funzione "deterrente per furti e rapine") e di ulteriore tutela degli stessi ("anche rispetto all´avvenuto versamento dell´incasso") (cfr. istanza cit., p. 2).

1.4. Quanto all´osservanza della disciplina di settore posta in materia di controlli a distanza dei dipendenti, la società ha allegato copia di un accordo sottoscritto con le rappresentanze sindacali in data 18 luglio 2013 che prevede, fra l´altro, anche la conservazione delle immagini "per un periodo massimo di 20 giorni o di altro termine che potrebbe essere indicato dal Garante […]" (cfr. Allegato A, istanza cit.).

1.5. La società ha dichiarato di aver provveduto alla designazione di responsabili ed incaricati del trattamento, "sicché la visione delle registrazioni è consentita solo al personale autorizzato e indicato nel citato accordo sindacale, nonché alle forze di polizia su richiesta" (cfr. istanza cit., p. 3).

2. La società, a seguito di una richiesta di chiarimenti formulata dall´Autorità, con nota pervenuta l´11.2.2015 ha precisato che:

a. l´individuazione del termine di venti giorni è stata effettuata "in ragione della programmazione logistico/temporale media dei prelievi presso le stazioni autostradali, nonché della tempistica necessaria alle società che, per conto di Autostrade per l´Italia, prelevano gli incassi dalle casseforti di stazione ed effettuano il servizio di conteggio e rendicontazione del denaro" (cfr. nota cit., p. 3);

b. in caso di attivazione del sistema di riscossione manuale del pedaggio da parte di un operatore, il sistema di videosorveglianza viene automaticamente disattivato mediante l´operatività di un apposito software; tuttavia "al ricevimento di un messaggio di allarme per effrazione o nel caso in cui inizi un intervento di manutenzione che comporti l´apertura degli sportelli della cassa il sistema […] precedentemente disattivato si riattiva" (cfr. nota cit., p. 3);

c. per quanto riguarda le modalità con le quali rendere l´informativa sulle caratteristiche del sistema ai dipendenti delle ditte esterne, posto che il contratto per la fornitura dei servizi di prelievo, trasporto e conta del denaro è in scadenza, la società "si impegna […] ad inserire nel capitolato tecnico e/o nella documentazione che sarà messa a disposizione delle società concorrenti un´adeguata informativa sul sistema di videosorveglianza ai sensi […] dell´art. 13 del Codice privacy e del provvedimento […] dell´8 aprile 2010, che le stesse concorrenti dovranno a loro volta, se aggiudicatarie, mettere a disposizione del proprio personale" (cfr. nota cit., p. 4).

2. Alla luce di quanto dichiarato ed esaminata la documentazione in atti, si ritengono sussistenti speciali esigenze di ulteriore conservazione delle immagini registrate (rispetto agli ordinari termini ritenuti congrui dall´Autorità) in relazione a specifiche finalità di sicurezza legittimamente perseguite dal titolare del trattamento (cfr. provv. 8.4.2010 cit., punti 3.2.1. e 3.4.). Tale valutazione è resa considerate le peculiarità che caratterizzano l´attività di esazione, incasso e rendicontazione dei pedaggi autostradali che, secondo quanto rappresentato dalla società, può concludersi anche decorsi venti giorni dal suo inizio (v. analogamente provv. n. 435 del 17.11.2011 [doc. web n. 1877929] reso nei confronti di Autostrada dei Fiori S.p.A.).

Il trattamento descritto, effettuato per la dichiarata finalità di tutela dei beni aziendali e di incremento della sicurezza dei dipendenti, risulta pertanto conforme al principio di liceità (cfr. art. 11, comma 1, lett. a) e e) del Codice), anche in relazione alla vigente disciplina in materia di controllo a distanza dell´attività dei lavoratori, considerato che la società ha già sottoscritto un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a), 114 del Codice e 4, l. 20.5.1970, n. 300).

Le modalità di ripresa risultano altresì conformi al principio di necessità e proporzionalità in relazione alla finalità perseguita (cfr. artt. 3 e 11, comma 1, lett. d) del Codice), posto che – secondo quanto rappresentato – da un lato l´angolo di ripresa delle telecamere è limitato all´ambito strettamente necessario per documentare le attività di versamento e prelievo; d´altra parte il sistema è predisposto per disattivarsi automaticamente in caso di presenza di personale che effettui servizio di pedaggio all´interno delle cabine, salva la riattivazione nelle ipotesi di allarme o qualora sia necessario procedere all´apertura della cassaforte.

2.1. La società, inoltre, ha dichiarato di voler adottare idonee cautele in relazione agli obblighi di informativa da rendere nei confronti di lavoratori che, pur non essendo propri dipendenti, effettuano attività di prelievo e/o versamento di denaro sottoposta a videosorveglianza nell´ambito del rapporto di lavoro con soggetti terzi incaricati dalla società della fornitura dei relativi servizi.

3. Con riferimento all´adempimento degli obblighi di sicurezza da parte del titolare del trattamento dei dati personali, si ricorda in particolare la necessità di adottare misure di sicurezza idonee a garantire che l´accesso alle immagini registrate sia consentito al solo personale autorizzato e esclusivamente per le finalità dichiarate (v. artt. 31 e ss. del Codice).

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, preso atto della richiesta di verifica preliminare presentata da Anas – Autostrade per l´Italia S.p.A. in relazione al trattamento di immagini raccolte attraverso un impianto di videosorveglianza installato presso le casse automatiche e le casseforti collocate all´interno di fabbricati presso i caselli di pagamento del pedaggio delle tratte autostradali gestite dalla società, ritiene ammissibile nei termini di cui in premessa la conservazione delle stesse fino a un termine massimo di venti giorni.

Roma, 8 luglio 2015

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia