Consigli provinciali e trattamento dei dati personali

È stato chiesto al Garante come debbano comportarsi i consigli provinciali nel trattare i dati quando ci si trovi a dover nominare i componenti di enti, società, comitati e altri organismi. E questo sia nel caso che la nomina competa direttamente ai consigli, sia nel caso che le persone vengano indicate da singoli consiglieri o da gruppi consiliari.
Nella prima ipotesi i dati personali trattati ai fini della nomina sono per lo più comuni, riguardando, ad esempio, le generalità dei candidati, l´eventuale posizione di lavoro ecc.
Nelle altre ipotesi, invece, la circostanza che l´indicazione dei nominativi sia effettuata dai singoli consiglieri o da gruppi consiliari di minoranza sembra far ritenere che si tratti anche di dati "sensibili", idonei a rivelare le opinioni politiche dell´interessato, potendosi presumere che i soggetti indicati appartengano, più o meno direttamente, all´area politica del consigliere o del gruppo che li propone.
Alla luce di queste premesse, l´Autorità ha affermato che, in entrambi i casi, il trattamento di tali dati da parte del consiglio provinciale è legittimo. L´Autorità ha, comunque, sottolineato la necessità che, nello svolgimento dei trattamenti, siano rispettati i principi sanciti dalla legge n. 675 del 1996: in particolare, per quanto riguarda gli obblighi concernenti l´informativa all´interessato, le misure da adottare per garantire la sicurezza degli archivi e il principio di pertinenza, in base al quale possono essere trattati solo i dati strettamente necessari alle finalità per le quali sono raccolti.
Per quanto riguarda, poi, l´obbligo di rendere l´informativa ai candidati, l´Autorità ha suggerito di predisporre una formula chiara e sintetica che potrà essere, a seconda dei casi, inserita nella modulistica in uso per la raccolta delle candidature e consegnata all´interessato dal singolo consigliere all´atto dell´acquisizione del necessario curriculum, oppure resa nota direttamente dal Consiglio all´atto del vaglio delle candidature. Tale informativa dovrà recare l´indicazione delle finalità per le quali i dati sono raccolti, dell´esatta ubicazione dell´archivio in cui i dati stessi saranno conservati e del responsabile del trattamento, in modo tale da rendere agevole l´esercizio dei diritti stabiliti dalla legge sulla privacy (accesso alla banca dati, correzione, integrazione, cancellazione dei dati, opposizione al loro trattamento ecc.).
Il Garante ha infine sottolineato la necessità che i dati relativi ai soggetti, la cui proposta non sia seguita da una effettiva nomina o designazione, siano cancellati non appena terminate le operazioni di vaglio delle candidature, mentre i dati delle persone nominate dovranno essere conservati per il tempo strettamente necessario al loro uso.

Roma, 26 luglio 1999