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Trattamento di dati personali di dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di veicoli e di dispositivi radio ricetrasmittenti in dotazione alla polizia locale - 19 ottobre 2017 [7321142]

[doc. web n. 7321142]

Trattamento di dati personali di dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di veicoli e di dispositivi radio ricetrasmittenti in dotazione alla polizia locale - 19 ottobre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 432 del 19 ottobre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata dal Comune di Bressana Bottarone - Servizio di polizia locale, ai sensi dell´articolo 17 del Codice;

VISTI gli atti d´ufficio;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

PREMESSO

1. Trattamento di dati personali di dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di veicoli e di dispositivi radio ricetrasmittenti in dotazione alla polizia locale.

Il Comune di Bressana Bottarone - Servizio di polizia locale (provincia di Pavia) ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell´articolo 17 del Codice, in relazione alla prospettata installazione di un sistema di localizzazione satellitare sui veicoli in uso alla polizia locale e sulle radio ricetrasmittenti portatili affidate al personale in servizio. Secondo quanto rappresentato nell´istanza, il richiedente servizio di polizia locale del predetto Comune ha dichiarato di operare ˗ in base ad una convenzione ˗ anche per conto di altri comuni (Bastida Pancarana, Cicognola e Mezzanino) "le cui amministrazioni richiedono periodicamente dati statistici relativamente al tempo di lavoro dedicato dagli operatori […] ad ogni singolo ente, nonché ai chilometri effettivamente percorsi dai veicoli in ogni singolo territorio" (cfr. istanza pervenuta il 13 gennaio 2017, p. 1).

1.1. In particolare, quanto alle caratteristiche del sistema che si intende utilizzare, il Servizio di polizia locale ha dichiarato che:

a. il Comune di Bressana Bottarone, in qualità di "comune capofila della convenzione, con proprio atto interno deliberava di installare i dispositivi GPS" (cfr. istanza 13.1.2017, p. 1);

b. il sistema progettato è finalizzato a: "assicurare la sicurezza e l´incolumità del personale […]"; "fornire un ausilio per ottimizzare l´utilizzo operativo del personale e dei veicoli utilizzati dalla polizia locale"; "fornire un ausilio per rilevazioni di tipo quantitativo e statistico"; perseguire "ragioni di giustizia" (cfr. istanza cit., p. 1);

c. "i veicoli […] su cui saranno installati i dispositivi GPS […] così come le ricetrasmittenti […] non saranno assegnat[i] ad un operatore in particolare" (cfr. istanza cit., p. 1);

d. i dati relativi alla localizzazione geografica "verranno visualizzati in tempo reale in mappa su apposito monitor presente presso la centrale operativa del comando e consentiranno al responsabile del servizio o suo delegato di coordinare i vari interventi richiesti sul territorio in modo più efficiente ed efficace" (cfr. istanza cit., p. 1);

e. con particolare riferimento ai dati relativi alla localizzazione dei veicoli, esclusivamente "al responsabile del servizio, nominato responsabile unico del trattamento dei dati, sarà consentito estrapolare dal sistema, con proprie password, tutti i dati quantitativi relativi al tempo di permanenza di un determinato veicolo […] o i chilometri percorsi dallo stesso in un determinato territorio"; le informazioni così raccolte "avranno solo un fine statistico e serviranno per la rendicontazione dei costi di gestione dei veicoli ai comuni convenzionati. Non […] potranno essere utilizzati per verificare la presenza di uno o più operatori in un determinato luogo o per accertare le ore di lavoro effettuate per l´adozione di eventuali provvedimenti disciplinari […]" (cfr. istanza cit., p. 1);

f. prima della installazione del sistema si provvederà ad acquisire "autorizzazione da parte del Ministero del lavoro e delle politiche sociali-Direzione territoriale del lavoro e previo accordo sindacale interno al Comune di Bressana Bottarone" (cfr. istanza cit., p. 2);

g. il Comune capofila provvederà ad adottare un "apposito regolamento" sull´utilizzo di tale sistema tecnologico e ai dipendenti sarà fornita una specifica informativa; inoltre su ciascun veicolo e dispositivo ricetrasmittente sarà apposta un´informativa semplificata (cfr. istanza cit., p. 2);

h. si intendono adottare specifiche misure di sicurezza a protezione dei dati trattati, ai quali si potrà accedere "solo con IP dedicato e autenticazione con username e password in uso solo ed esclusivamente al responsabile del servizio di polizia locale" (cfr. istanza cit., p. 2).

1.2. A seguito di una richiesta di integrazioni e chiarimenti è stato rappresentato che:

a. il titolare dei trattamenti complessivamente effettuati sul territorio dei comuni che aderiscono alla convenzione sarà il Comune di Bressana Bottarone "quale ente capofila" (cfr. nota 19.4.2017, p. 2, lett. a);

b. "sia i veicoli che le radio ricetrasmittenti non sono assegnate sempre ai soliti operatori e […] in particolare le radio sono identificate mediante un codice. [A]d inizio turno ogni operatore prende in consegna una radio ricetrasmittente […] e controfirma un registro di presa in carico […]. Stessa cosa viene effettuata dall´equipaggio che prende in consegna il veicolo di servizio […]. Quindi qualora dovesse necessitare, il singolo operatore o l´equipaggio di un singolo veicolo vengono identificati mediante raffronto con il registro di cui sopra e con il registro delle turnazioni" (cfr. nota cit., p. 2, lett. b);

c. quanto alle finalità del trattamento indicate nell´istanza, si precisa che le rappresentate "ragioni di giustizia" indicano "la possibilità da parte della polizia locale, in caso di particolari indagini, di utilizzare dispositivi GPS previa autorizzazione da parte della magistratura" (cfr. nota cit., p. 2, lett. c);

d. "il sistema è stato impostato per localizzare la posizione ogni 30 secondi" (cfr. nota cit., p. 2, lett. d);

e. i dati "resi disponibili in tempo reale riguardano la sola localizzazione geografica in mappa del dispositivo GPS, sia esso installato sul veicolo o sulla radio portatile" (cfr. nota cit., p. 2, lett. e);

f. la prevista conservazione dei "dati relativi alla radiolocalizzazione […] per un periodo massimo di trenta giorni" (cfr. istanza 13.01.2017, p. 2), vale a dire di quelli relativi al "tempo di permanenza di uno o più operatori in un determinato settore (comune) e la percorrenza dei veicoli di servizio in un determinato settore (comune)" sarà effettuata al solo scopo di "consentire agevolmente al personale addetto […] di effettuare le rendicontazioni delle spese del servizio" (cfr. nota 19.4.2017, p. 2, lett. d e f).

1.3. Da ultimo il Servizio di polizia locale ˗ posto che "le finalità dell´installazione dei sistemi GPS sono quella di razionalizzare gli interventi sul territorio e garantire la sicurezza degli operatori in tempo reale e reportistici in tempo remoto" ˗ ha chiarito che il "registro in formato cartaceo" contenente i dati identificativi degli operatori della polizia locale associati al numero di matricola della radio ricetrasmittente presa in consegna nonché al veicolo assegnato (identificato con un numero), sarà "distrutto" il giorno successivo a ciascun turno di servizio, "cosicché nessuno possa risalire […] all´utilizzatore di un determinato apparato radio o ad un veicolo" (nota ricevuta il 26.6.2017).

RILEVATO

2. Liceità del trattamento dei dati di localizzazione.

In base alle dichiarazioni effettuate nel corso del procedimento e alla documentazione in atti, risulta che il Comune di Bressana Bottarone, in qualità di titolare del trattamento, con deliberazione di Giunta del 13 maggio 2016, ha incaricato il responsabile del Servizio di polizia locale di procedere alla installazione di dispositivi idonei ad effettuare la rilevazione satellitare (mediante sistema GPS) sui veicoli in uso alla polizia locale in relazione alla necessità di "rendicontare i costi relativi al carburante dei veicoli utilizzati, l´usura in base al chilometraggio degli stessi, le tipologie dei servizi svolti e da chi vengono svolti", considerato che le funzioni di polizia municipale e polizia amministrativa locale sono svolti in forma associata dal Comune capofila istante e da altri tre comuni limitrofi (ciò in base a quanto previsto dall´art. 19, d.l. 6.7.2012, n. 95 convertito, con modificazioni, in legge 7 agosto 2012, n. 135). Nell´ambito della gestione associata delle menzionate funzioni, è stata altresì disposta l´acquisizione di "radio portatili e veicolari con tecnologia digitale e fornite di GPS", in sostituzione di un precedente sistema (cfr. determinazione del responsabile del servizio di polizia municipale e polizia amministrativa locale, 30.11.2016; All. 2, nota 19.4.2017). Le finalità del sistema, individuate con i menzionati atti, consistono pertanto:

- nel coordinamento dei veicoli e degli operatori sul campo nonché nella gestione di eventuali emergenze, anche a tutela degli operatori stessi, attraverso il flusso di dati consultabili in tempo reale nella sala operativa;

-  nella raccolta di dati necessari alla rendicontazione delle attività effettuate dalle pattuglie nelle diverse aree dei comuni associati in vista della consuntivazione e ripartizione dei costi sostenuti (spese per il carburante, chilometraggio di ciascun veicolo e relativa usura dello stesso, tipologia di servizi svolti nei rispettivi territori comunali).

2.1. Ciò premesso, gli scopi perseguiti con l´installazione del sistema risultano in termini generali leciti considerato che il Comune, in qualità di titolare del trattamento, può effettuare trattamenti di dati personali riferiti (anche) ai propri dipendenti nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali, nel rispetto dei principi posti dal Codice (in particolare il principio di liceità, finalità, proporzionalità, pertinenza e non eccedenza; cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e d) e 18, comma 2 del Codice).

Inoltre, conformemente a quanto stabilito dalla disciplina lavoristica, il titolare ha dichiarato di voler attivare la procedura di garanzia prevista dall´articolo 4, comma 1, della legge 20 maggio 1970, n. 300 (in proposito, con specifico riferimento al rapporto tra accordo con le rappresentanze aziendali e procedura autorizzatoria pubblica, cfr. Ispettorato nazionale del lavoro, nota n. 4619 del 24.5.2017).

3. Principi di finalità e proporzionalità dei trattamenti.

3.1. In relazione alle competenze attribuite dall´ordinamento ai comuni per l´esercizio delle funzioni di polizia municipale e polizia amministrativa locale, il trattamento di dati che si intende effettuare attraverso il descritto sistema di geolocalizzazione risulta conforme al principio di proporzionalità.

Ciò in quanto –stando a quanto dichiarato dal Comune- il personale autorizzato presente all´interno della sala operativa (il responsabile del servizio o un suo delegato) potrà visualizzare sul monitor, "in tempo reale", la posizione dei veicoli e dei dispositivi radio trasmittenti e, se del caso, identificare l´operatore esclusivamente allo scopo di coordinare le attività e di gestire eventuali emergenze. Tale identificazione potrà avvenire attraverso il raffronto dei registri cartacei dei turni di servizio e della presa in carico dei dispositivi con i dati di geolocalizzazione delle ricetrasmittenti e dei veicoli, posto che il sistema è configurato in modo da non consentire la diretta identificabilità degli interessati (conformemente a quanto già indicato dal Garante nel provvedimento 16.3.2017, n. 138, par. 3, doc web n. 6275314 e nel provvedimento di carattere generale sui sistemi di localizzazione dei veicoli nell´ambito del rapporto di lavoro 4 ottobre 2011, n. 370, doc. web n. 1850581, spec. par. 3).

In considerazione delle finalità perseguite nella conduzione dell´attività di polizia locale, il sistema appare configurato nel rispetto dei princìpi di pertinenza e non eccedenza dei dati trattati (art. 11, comma 1, lett. d) del Codice), per quanto attiene alla periodizzazione prescelta (due rilevamenti al minuto).

3.2. Come si è visto sopra, opportunamente è prevista la distruzione dei registri di presa in carico dei dispositivi prima dell´inizio del nuovo turno di servizio,  in modo da non permettere l´identificazione degli operatori in relazione ai dati di localizzazione memorizzati, posto che il dato identificativo dell´operatore non è necessario per la finalità di consuntivazione dei costi relativi alle attività effettuate nei territori dei distinti comuni associati (v. punto 1.2. f)).

Premesso che, secondo quanto rappresentato, la distruzione del modulo cartaceo sarebbe effettuata "dall´addetto della centrale radio entro le 24h del giorno successivo" (cfr. allegato a nota 26.6.2017 cit.), considerato che con essa si realizza l´anonimizzazione dei dati di localizzazione conservati, il titolare dovrà adottare misure organizzative preordinate all´effettiva cancellazione dei dati in questione  entro e non oltre il breve periodo temporale stabilito.

4. Misure di sicurezza.

Il titolare, in relazione al trattamento dei dati effettuato, a tutela dei diritti degli interessati è tenuto aconfigurare il sistema in modo da consentire l´accesso ai dati trattati al solo personale autorizzato, tramite l´assegnazione di credenziali di autenticazione differenziate, individuando profili autorizzativi personalizzati e limitando quanto più possibile l´assegnazione di profili con funzionalità di modifica ed estrazione dei dati.

5. Adempimenti previsti dalla legge per il titolare.

Resta fermo che il titolare del trattamento, prima dell´inizio dei descritti trattamenti - come del resto, per alcuni aspetti, già rilevato nell´istanza - è tenuto in base alla normativa vigente a:

a. fornire agli interessati un´informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell´articolo 13 del Codice (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione), anche in conformità al principio di correttezza in base al quale il titolare è tenuto a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice);

b. effettuare la notificazione al Garante ai sensi dell´articolo 37, comma 1, lett. a), del Codice;

c. adottare le misure di sicurezza previste dagli articoli 31 ss. del Codice al fine di preservare l´integrità dei dati trattati e prevenire l´accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati;

d. predisporre misure al fine di garantire agli interessati l´esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice.

6. Adempimenti previsti dalla legge per i datori di lavoro.

Resta fermo inoltre che ciascun Comune adempia agli obblighi previsti dalla disciplina lavoristica (ai sensi dell´art. 4, della Legge 20 maggio 1970, n. 300) con riferimento ai propri dipendenti impiegati nel Servizio di Polizia locale svolto in forma associata.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´articolo 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ammette il trattamento di dati personali da parte del Comune di Bressana Bottarone – Servizio di polizia locale, in qualità di titolare del trattamento, mediante il sistema di localizzazione geografica dei veicoli e delle radio ricetrasmittenti affidati agli operatori della polizia locale, illustrato nei termini di cui in motivazione, e prescrive che il Comune, quali misure necessarie, debba:

a. adottare misure organizzative preordinate alla effettiva cancellazione dei dati idonei ad identificare gli interessati (contenuti nei moduli di presa in carico) entro e non oltre la decorrenza del termine previsto (punto 3.2.);

b. configurare il sistema in modo da consentire l´accesso ai dati trattati al solo personale autorizzato, tramite l´assegnazione di credenziali di autenticazione differenziate, individuando profili autorizzativi personalizzati e limitando quanto più possibile l´assegnazione di profili con funzionalità di modifica ed estrazione dei dati.

Ai sensi degli articoli 152 del Codice e 10 del decreto legislativo n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 19 ottobre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia