[doc. web n. 7457920]

Verifica preliminare. Conservazione fino a 120 giorni delle immagini registrate attraverso l´impianto di videosorveglianza - 9 novembre 2017

Registro dei provvedimenti
n. 462 del 9 novembre 2017

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della dott.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante il "Codice in materia di protezione dei dati personali" (di seguito "Codice");

VISTO il provvedimento generale in materia di videosorveglianza dell´8 aprile 2010;

VISTA la richiesta di verifica preliminare presentata ai sensi dell´art. 17 del Codice da Coin Service Nord s.p.a. (di seguito la "Società");

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

1. L´istanza della Società

1.1. Coin Service Nord s.p.a., con la nota del 14 aprile 2017, ha presentato a questa Autorità un´istanza di verifica preliminare, ai sensi dell´art. 17 del Codice, finalizzata alla conservazione, fino a 120 giorni, delle immagini registrate dalle videocamere di sorveglianza installate nelle proprie filiali di Castel Maggiore (BO), Rovello Porro (CO) e Padova, utilizzate "in funzione dell´espletamento dei propri servizi e in funzione di tutela dei valori custoditi".

La Società è un istituto di Vigilanza Privata che svolge servizi di gestione, custodia e autenticazione del denaro al fine della reimmissione in circolo della moneta, all´esito dei controlli sull´idoneità della stessa a fungere da mezzo di scambio di beni e servizi. La Società opera in virtù di una licenza rilasciata dal prefetto di Bologna a fronte di un progetto organizzativo e tecnico operativo presentato ai sensi del d.m. 269 del 2010 e s.m.i. che disciplina i requisiti che gli istituti di vigilanza devono soddisfare in termini di struttura, organizzazione e strumentazioni tecniche di sicurezza.

La Società annovera tra i propri clienti diversi soggetti, quali Grande distribuzione (GDO), istituti bancari, sale gioco e casinò, imprese di commercio di generi alimentari e società di somministrazione e commercio di alimenti e bevande mediante distributori automatici, Poste Italiane s.p.a., Trenitalia s.p.a, Comuni e società di trasporto pubblico.

1.2. Il sistema di videosorveglianza, che riprende l´intero percorso del denaro all´interno dei locali aziendali, è stato oggetto di preventiva autorizzazione da parte delle competenti Direzioni territoriali del lavoro che, in relazione ai tempi di conservazione delle immagini, pur con differenze fra le diverse sedi, hanno fatto riferimento ai limiti stabiliti dal Garante nel provvedimento in materia di videosorveglianza (8 aprile 2010).

A corredo dell´istanza, la Società ha presentato una copiosa documentazione, anche fotografica, che delinea le varie fasi della "gestione del contante" e il correlato trattamento di dati personali effettuato attraverso la rilevazione e la conservazione delle immagini.

2. Le varie fasi dell´attività 

2.1. L´attività della Società consiste nel ritirare e consegnare contante, attraverso propri dipendenti che sono Guardie particolari giurate, opportunamente armate, che operano in qualità di incaricati di pubblico servizio ai sensi del TULPS.

Al momento del ritiro dei valori presso la clientela (ne vengono effettuati circa 180 al giorno) ai dipendenti della Società vengono consegnati uno o più sacchetti chiusi e sigillati (c.d. colli), contenenti denaro di varie pezzature, nonché un documento di trasporto riepilogativo dei vari colli ritirati con la specifica del valore di ciascuno.

2.2. I valori arrivano in sede contenuti all´interno di gabbie metalliche, aperte e non sigillate poiché, durante il servizio di ritiro, l´autista riempie progressivamente tali gabbie con il contante che prende in consegna dai vari clienti durante la giornata.

Una volta arrivato alla sede della società, l´autista procede a scaricare tutte le gabbie unitamente all´addetto al caveau. Terminata questa fase, viene controllato il contenuto delle stesse contando il numero dei colli. La correttezza del numero di colli dichiarato dal cliente è attestata dai due operatori che procedono poi a formalizzarne la corrispondenza su un ulteriore documento.

Quindi la gabbia viene chiusa e sigillata, depositata in caveau in attesa di essere aperta per la contazione. Tali operazioni di chiusura avvengono a favore di telecamere, affinché tutti i passaggi siano adeguatamente controllati.

Sempre a favore delle telecamere, il personale che preleva i valori appone sulla gabbia un sigillo che costituisce una garanzia di corrispondenza tra quanto indicato nei documenti di trasporto e quanto ivi contenuto. Il numero del sigillo viene indicato nel documento a corredo del predetto contenitore.

È possibile che il sigillo si rompa durante la sistemazione delle gabbie, posizionate l´una sull´altra, ovvero a seguito di eventuali urti subiti durante le fasi di lavoro. Sarà quindi possibile accorgersi di tale evento anche a distanza di 15 giorni (tempo normalmente intercorrente tra l´arrivo della gabbia in sede e il momento della sua apertura per la contazione).

2.3. Successivamente il contante viene spostato in sala conta dove gli operatori addetti alla contazione della moneta provvedono alla relativa conta e autenticazione. L´attività di autenticazione del contante consiste nel controllare che la moneta metallica, ai fini della reimmissione nel mercato, sia idonea alla circolazione e, dunque, non sia logora, corrosa, ovvero sospetta di falsità. In tal caso il contante dovrà essere consegnato al CNAC (Centro Nazionale Analisi delle Monete) che effettuerà un secondo ordine di controlli sul logorio e sulla sospetta falsità delle monete al fine di decidere se escluderle o meno dal mercato.

Una volta che la moneta termina il suo percorso di controllo in sala contazione, viene comunicato al cliente il complessivo ammontare della moneta che è stata riscontrata, con l´indicazione di quella che è risultata inidonea alla circolazione.

Ove dovesse verificarsi una divergenza tra i valori dichiarati nei documenti di trasporto e quelli contati, la Società potrebbe essere  tenuta a provare la propria estraneità rispetto ad eventuali mancanze, pena la restituzione del maggior valore dichiarato dal cliente.

Solo con l´ausilio delle videoregistrazioni sarà possibile verificare da dove deriva tale difformità e cioè se il problema riguarda la fase di contazione e, di conseguenza, verificare se durante tale fase non siano avvenute illecite acquisizioni, perdite di valori, ovvero errato conteggio degli operatori o se la difformità è rilevabile nelle fasi precedenti.

Tra il momento in cui termina la contazione e il momento in cui il cliente sollecita la visione dei filmati per accertare una eventuale responsabilità della Società possono intercorrere diversi giorni (dalla settimana al mese). Il cliente, infatti, procede prima ad un controllo interno per valutare che la mancanza riscontrata non sia addebitabile ad un proprio errato conteggio dei valori consegnati, ovvero ad un comportamento illecito dei propri dipendenti. Solo dopo tale verifica richiede alla Società la visione dei filmati. Ma a fronte dell´attuale breve periodo di conservazione delle registrazioni la Società non ha la possibilità di dimostrare la propria estraneità ai fatti.

2.4. Una volta terminata la contazione, i valori, identificati con il nome di ciascun cliente, vengono portati nei caveau della Società dove vengono confezionati a gruppi di dieci rotolini di moneta metallica (ai sensi del d.m. 21 aprile 2015) e posizionati sopra i c.d. pallets, ognuno con un valore predefinito.

Il controllo delle singole giacenze viene effettuato giornalmente dagli operatori dei caveau. In particolare, vengono contati prima il numero di pallets e poi il numero di eventuali blister sfusi (anch´essi con valore predefinito). Si valuta quindi la corrispondenza rispetto a quanto inserito in contabilità (dato che deriva dalle operazioni di contazione).

L´inventario di tutta la merce viene, invece, effettuato solo annualmente, contestualmente alla redazione del bilancio. Questa operazione comporta un notevole dispendio di tempo poiché oltre allo spostamento fisico dei pallets, è necessaria anche la contazione meticolosa di tutti i singoli rotolini di moneta confezionata. Pertanto la Società sarebbe in grado di accorgersi delle carenze nelle giacenze non prima di 12 mesi.

In caso di accoglimento dell´istanza la Società si impegnerebbe a modificare la sua organizzazione e ad effettuare l´inventario con una cadenza di 4 mesi e potrebbe presidiare con le registrazioni anche tale fase.

3. Le valutazioni dell´Autorità

3.1. La richiesta di estensione dei tempi di conservazione delle immagini presentata dalla Società deve essere valutata sul piano della conformità ai principi di necessità, finalità e proporzionalità (artt. 3 e 11 del Codice), richiamati nel citato Provvedimento dell´8 aprile 2010  che, in relazione all´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, lo ha considerato giustificabile solo in casi eccezionali, previa adeguata motivazione "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

3.2. Alla base della richiesta di allungamento dell´attuale termine di conservazione delle immagini fino a 120 giorni vi sono, in primo luogo, esigenze di sicurezza, di tutela del patrimonio dei soggetti che   affidano il denaro per le operazioni di custodia e di contazione, di tutela della correttezza delle operazioni svolte dalla società di vigilanza, nonché di tutela della fiducia che il pubblico deve mantenere nella moneta in corso legale.

A tale riguardo, occorre, preliminarmente, tenere conto della peculiarità dell´attività svolta dalla Società, "attività di gestione del contante", disciplinata dal Regolamento (UE) 1210/2010 relativo all´autenticazione delle monete in euro e al trattamento delle monete non adatte alla circolazione e, dalle disposizioni di attuazione di cui, in particolare, al d.m. 21 aprile 2015 (Disposizioni relative al controllo dell´autenticità e dell´idoneità alla circolazione delle monete metalliche in euro) che impongono ai gestori del contante di strutturare la propria organizzazione garantendo la disponibilità di adeguate risorse tecnologiche per l´utilizzo delle apparecchiature automatiche per il trattamento delle monete, l´utilizzo di personale qualificato e formato a svolgere l´attività di controllo dell´autenticità e dell´idoneità delle monete, nonché l´adozione di misure per tutelare la sicurezza delle monete durante tutte le fasi di trattamento.

Tra queste, l´adozione di un adeguato sistema di videosorveglianza risulta necessario per concorrere a garantire la sicurezza del patrimonio aziendale e delle sedi aziendali che senza dubbio rappresentano un obiettivo "sensibile" in ragione dell´elevatissima quantità di valori che ivi transitano e vengono custoditi. La finalità perseguita si deve considerare lecita (art. 11, comma 1, lett. a, del Codice).

3.3 Con particolare riferimento al funzionamento dell´impianto di videosorveglianza, la Società ha dichiarato di voler adottare alcuni accorgimenti per limitare la rilevazione delle immagini ai soli movimenti delle mani degli operatori di ciascuna postazione di lavoro, evitando primi piani sul volto dei lavoratori, senza permettere la lettura del labiale, la visione delle espressioni facciali e la registrazione dell´audio. Tale accorgimento, pur non escludendo la possibilità di identificare gli interessati, opera anche una corretta limitazione della raccolta di immagini riguardanti gli addetti al maneggio di denaro, in modo tale da soddisfare i principi di necessità e proporzionalità del trattamento (artt. 3 e 11 del Codice).

Le immagini vengono registrate su supporti informatici ubicati in locali di sicurezza accessibili solo a personale designato dalla direzione aziendale, munito di badge apri porta, contenuti all´interno di armadi chiusi a chiave. La visione delle registrazioni è limitata ai casi in cui vi sia la presunzione di illeciti, di inadempimenti, nonché nelle ipotesi in cui pervengano alla società richieste da parte di pubbliche autorità. Anche in tali ipotesi, le cautele previste, oltre a recepire le prescrizioni di cui al citato provvedimento generale sulla videosorveglianza, consentono di poter ritenere il trattamento conforme al principio di proporzionalità (art. 11 del Codice).

In tutte le sedi della Società è presente adeguata cartellonistica che informa della presenza delle telecamere prima dell´accesso ai locali videosorvegliati, sia pure in forma semplificata, come previsto dal provvedimento generale sulla videosorveglianza (v. par. 3.1 e art. 13 del Codice).

La Società, infine, si impegna a richiedere alle competenti Direzioni territoriali del lavoro di rimodulare i termini di conservazione indicati nelle rispettive autorizzazioni sulla base di quanto verrà disposto dal Garante all´esito della procedura di verifica preliminare.

3.4. La conservazione delle immagini fino a 120 giorni garantirebbe, inoltre, una più efficace protezione del cliente nonché di non danneggiare la reputazione della Società.

Una corretta valutazione dell´istanza non può, infatti, non tener conto anche dei tempi concordati contrattualmente con il cliente per la contazione della moneta metallica (generalmente stimati in circa 15 gg.), ma soprattutto di quelli indicati dalla normativa sulle difformità e i vizi nel contratto di appalto, art. 1667 c.c. (60 giorni dal momento in cui il cliente viene a conoscenza dell´eventuale mancanza). Se invece il cliente è un soggetto pubblico, occorre fare riferimento a quanto previsto dalle singole procedure di gara a evidenza pubblica che, sulla base di quanto verificato alla luce di alcuni bandi recenti, richiedono generalmente un periodo di conservazione delle immagini di 120 gg.

3.5. Pertanto, questa Autorità alla luce degli elementi acquisiti nel corso dell´istruttoria e delle dichiarazioni rese (di cui l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice, "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") ritiene che la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini, formulata da Coin Service Nord s.p.a., sia conforme ai più volte richiamati principi di cui agli artt. 3 e 11 del Codice. In ogni caso, si ricorda che, sotto il profilo della sicurezza, il sistema dovrà essere configurato in maniera tale da rispettare tutti gli accorgimenti e le cautele individuati nel par. 3.3 del citato provvedimento sulla videosorveglianza.

3.6. Le peculiari esigenze rappresentate dalla Società istante ai fini dell´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini, oltre a trovare idoneo fondamento nei richiamati principi del Codice, possono essere condivise anche da altri titolari del trattamento operanti nel settore della vigilanza privata.

Pertanto, l´Autorità delibera che i predetti titolari del trattamento siano esonerati dall´obbligo di presentare la verifica preliminare ai fini dell´allungamento dei tempi di conservazione dei dati personali, a condizione che le modalità del trattamento medesimo siano analoghe a quelle individuate nel presente provvedimento.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

- accoglie la richiesta di verifica preliminare e, ai sensi dell´art. 17 del Codice, autorizza, per quanto di competenza, la conservazione fino a 120 giorni delle immagini registrate attraverso l´impianto di videosorveglianza installato presso le sedi aziendali di Coin Service Nord s.p.a.;

- delibera che i titolari del trattamento operanti nel settore della vigilanza privata siano esonerati dall´obbligo di presentare la verifica preliminare ai fini dell´allungamento dei tempi di conservazione dei dati personali, a condizione che le modalità del trattamento medesimo siano analoghe a quelle individuate nel presente provvedimento.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 9 novembre 2017

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia