[doc. web n. 7968051]

Verifica preliminare. Prolungamento dei tempi di conservazione delle immagini riprese da un sistema di videosorveglianza - 18 gennaio 2018

Registro dei provvedimenti
n. 13 del 18 gennaio 2018

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, recante il "Codice in materia di protezione dei dati personali" (di seguito "Codice");

VISTO il provvedimento in materia di videosorveglianza - 8 aprile 2010 (pubblicato in G.U. n. 99 del 29 aprile 2010 e in www.gpdp.it, doc. web n. 1712680);

VISTA la richiesta di verifica preliminare presentata da Costa Crociere s.p.a., ai sensi dell´art. 17 del Codice;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Augusta Iannini;

PREMESSO

1. L´istanza della Società.

Costa Crociere s.p.a., di seguito "la Società", con nota datata 27 settembre 2017, ha presentato a questa Autorità un´istanza di verifica preliminare, ai sensi dell´art. 17 del Codice, relativa al prolungamento della conservazione, fino a 14 giorni, delle immagini registrate dal sistema di videosorveglianza già installato a bordo delle navi della flotta Costa.

Secondo la Società un periodo di conservazione di 14 giorni permetterebbe di ricostruire adeguatamente un evento in ragione del fatto che 14 sono i giorni di durata media di una crociera.

La Società ha, infatti, dichiarato che l´attuale periodo di conservazione di 7 giorni, non si è rivelato idoneo a consentire   l´individuazione delle immagini ritraenti eventuali sinistri e/o circostanze illecite o potenzialmente tali poiché, allo scadere dell´indicato termine, le immagini vengono sottoposte al processo di cancellazione automatica.

2. Il sistema di videosorveglianza.

Sulle navi da crociera sussiste l´esigenza di una sicurezza di tipo non invasivo e di un controllo efficace ma non limitativo dei movimenti dei passeggeri e del personale. Pertanto, su ogni singola nave la collocazione delle telecamere viene opportunamente valutata dalla Società per garantire la copertura e il presidio delle aeree dove il rischio del verificarsi di atti e condotte illecite risulta maggiormente probabile e dove, quindi, le telecamere assolvono anche la funzione di prevenzione e controllo.

Il sistema di videosorveglianza adottato dalla Società prevede l´installazione di telecamere a circuito chiuso nelle aree della nave interessate dal passaggio dei passeggeri (corridoi, ponti, etc.) e in quelle con maggiore afflusso di persone (es. casinò).

La Società ha dichiarato che le telecamere vengono orientate in modo da effettuare una raccolta di immagini adeguata alla finalità perseguita.

L´accesso, la presa visione delle immagini registrate dal Sistema e la loro eventuale estrapolazione possono essere effettuate solo nel caso in cui vengano ravvisate o segnalate condotte anomale o atti illeciti, a seguito dei quali le immagini sono messe a disposizione delle Autorità competenti, tra cui il Capitano (Master) e lo staff preposto (Staff captain) e il personale della Società incaricato (Security Officer and Safety Officer) sia degli accertamenti sia delle indagini.

Tali operazioni sono consentite solo a soggetti specificamente individuati, designati "incaricati del trattamento", attraverso un sistema di credenziali di autenticazione.

Nel caso fosse necessario procedere alla estrapolazione delle immagini per aderire a una specifica richiesta investigativa, la relativa custodia delle immagini avviene in armadio o luogo tenuto chiuso a chiave a cura di persona incaricata, previa sigillatura dei supporti con fascette o buste numerate e firmate da almeno uno degli incaricati del trattamento.

In assenza di specifiche richieste delle autorità o di accertamenti da realizzare a seguito di denunce e segnalazioni di passeggeri o del personale di bordo, le immagini vengono cancellate mediante sovraregistrazione.

Fino a quel momento le immagini sono conservate sul server di bordo, custodito in un´apposita server room il cui accesso è consentito solo a personale autorizzato in possesso di chiavi di accesso.

La Società ha fornito l´informativa sul trattamento dei dati sia in forma semplificata, attraverso apposita cartellonistica, riproducente il modello allegato al provvedimento del Garante in materia di videosorveglianza, posizionata in prossimità del raggio di azione delle telecamere e visibile in ogni condizione di illuminazione ambientale, anche in orario notturno, sia in forma completa attraverso i desk presenti sulla nave.

La Società, infine, ha dichiarato, con comunicazione del 29 novembre 2017, di avere organizzato l´incontro con le rappresentanze sindacali per la stipula dell´accordo previsto dall´art. 4, legge n. 300 del 1970, in merito al prospettato allungamento dei tempi di conservazione delle immagini.

3. Le valutazioni dell´Autorità.

La richiesta di estensione dei tempi di conservazione delle immagini presentata dalla Società deve essere valutata sul piano della conformità ai principi di necessità, finalità e proporzionalità (artt. 3 e 11 del Codice), richiamati nel citato Provvedimento dell´8 aprile 2010  che, in relazione all´allungamento dei tempi di conservazione dei dati oltre i sette giorni, lo ha considerato giustificabile solo in casi eccezionali, previa adeguata motivazione "con riferimento ad una specifica esigenza di sicurezza perseguita, in relazione a concrete situazioni di rischio riguardanti eventi realmente incombenti e per il periodo di tempo in cui venga confermata tale eccezionale necessità".

Alla base della richiesta di allungamento dell´attuale termine di conservazione delle immagini fino a 14 giorni vi è l´esigenza di rafforzare il livello di tutela delle persone, del patrimonio e dei beni aziendali.

In linea generale, la finalità perseguita nel caso di specie, volta a preservare il patrimonio aziendale e tutelare le persone, appare lecita alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati personali, tenuto altresì in considerazione gli accorgimenti adottati dalla Società come dichiarato in atti (dislocazione delle telecamere, angolo visuale, misure di sicurezza, informativa resa).

A tale riguardo, occorre, preliminarmente, tenere conto degli standard di sicurezza stabiliti a livello internazionale che gli armatori sono tenuti a garantire a bordo delle navi.

La sicurezza in mare è tutelata da numerosi trattati e convenzioni internazionali tra cui, in particolare, la "Convenzione internazionale per la salvaguardia della vita umana in mare" (SOLAS - Safety of life at sea), elaborata dall´Organizzazione Marittima Internazionale (IMO) e volta a tutelare la sicurezza della navigazione mercantile, con esplicito riferimento alla salvaguardia della vita umana in mare.

La normativa internazionale sulla sicurezza marittima richiede l´adozione di sistemi integrati di sicurezza, costituiti da misure tecnologiche, fisiche e procedurali. 

Come noto, la nave da crociera  ha una capacità ricettiva di migliaia di persone. In tale contesto l´installazione di un sistema di videosorveglianza  appare utile a garantire un livello adeguato di sicurezza non solo del patrimonio aziendale ma, soprattutto, delle persone che si trovano a bordo delle navi. Contestualmente, una maggiore durata di conservazione delle immagini concorrerebbe a garantire un livello di sicurezza più elevato.

Infatti, la necessità di un allungamento a 14 giorni del tempo di conservazione delle immagini è correlata al periodo  medio di durata di una crociera e risiede nel fatto che spesso le condotte presumibilmente illecite sono denunciate dai passeggeri solo al termine della crociera e, dunque, anche alla Società diventano note solo al termine delle procedure di sbarco. Si pensi, in particolare, ai casi di scomparsa di persone per i quali la presa visione delle immagini è un elemento fondamentale nello svolgimento delle indagini.

Proprio tali eventi hanno dimostrato che l´allungamento dei tempi di conservazione delle immagini costituisce una soluzione in grado di consentire il controllo e la ricostruzione di tutto ciò che accade su una nave durante l´intera crociera.

Viceversa, un periodo di conservazione inferiore, proprio per le peculiari caratteristiche delle navi da crociera (per tipologia, estensione e per l´elevatissimo numero di persone che ospitano tra passeggeri e personale di bordo), di fatto, rende maggiormente difficoltoso l´accertamento di eventuali condotte anomale o, comunque, idonee a compromettere la sicurezza a bordo, in ragione della limitata possibilità per la Società e per le autorità competenti di acquisire elementi utili per identificare i trasgressori o per avere contezza di quanto realmente accaduto.

Pertanto, questa Autorità alla luce degli elementi acquisiti nel corso dell´istruttoria e delle dichiarazioni rese (di cui l´autore risponde anche ai sensi dell´art. 168 del Codice, "Falsità nelle dichiarazioni e notificazioni al Garante") considera la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione delle immagini, formulata da Costa Crociere s.p.a., conforme ai richiamati principi di cui agli artt. 3 e 11 del Codice e, in ragione delle rappresentate esigenze di tutela delle persone e del patrimonio aziendale correlate alla necessità di garantire un adeguato sistema di sicurezza, anche in ossequio a quanto previsto dalla normativa internazionale, ravvisa l´opportunità che le registrazioni delle immagini medesime siano conservate per la durata  di 14 giorni, come  richiesto da Costa Crociere S.p.A., dovendosi procedere, al termine di tale arco temporale, alla relativa cancellazione (ad es. per sovraregistrazione, come rappresentato dalla Società medesima).

Naturalmente la Società dovrà completare l´iter autorizzatorio previsto dalle ricordate disposizioni in materia di controllo a distanza del lavoratori.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell´art. 17 del Codice, accoglie la richiesta di verifica preliminare presentata da Costa Crociere s.p.a. e autorizza la conservazione delle immagini registrate dal sistema di videosorveglianza installato a bordo delle navi per 14 giorni, procedendo alla relativa cancellazione al termine di tale arco temporale.

Roma, 18 gennaio 2018

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Iannini

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia