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Provvedimento del 12 marzo 2020 [9365178]

[doc. web n. 9365178]

Provvedimento del 12 marzo 2020

Registro dei provvedimenti
n. 55 del  12 marzo 2020

GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (di seguito, “Regolamento”);

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 (d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101, di seguito “Codice”);

VISTO il reclamo presentato ai sensi dell’art. 77 del Regolamento dal Sig. XX, in data 8 febbraio 2019, con il quale è stato lamentato il mancato riscontro, da parte del “Centro odontoiatrico dr. XX” a una sua richiesta di accesso ai dati personali delle figlie minori di età;

VISTA la nota del 6 marzo 2019 (prot. n. 8080), con la quale l’Ufficio ha invitato il Centro Odontoiatrico Dott. XX a fornire riscontro alla predetta richiesta di accesso ai dati personali, formulata dal reclamante, entro il termine di 15 giorni dal ricevimento di tale nota;

VISTA la nota del 20 marzo 2019, con la quale la Roma Dodici S.r.l. (di seguito la “società” o la “società Roma Dodici”), in persona del legale rappresentante, Sig.ra XX, ha provveduto, ad inviare all’interessato “la documentazione e le informazioni richieste” chiarendo, con successiva nota del 24 aprile 2019, che “il Centro Odontoiatrico XX è il nome dell’ambulatorio odontoiatrico gestito dalla Società Roma Dodici Srl, titolare del trattamento in persona del legale rappresentante pro tempore”;

VISTA la nota del 22 luglio 2019 (prot. n. 25356), con la quale l’Ufficio, sulla base degli elementi acquisiti, anche attraverso la documentazione inviata e i fatti emersi nel corso dell’attività istruttoria, ha notificato alla società, in qualità di titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’articolo 58, paragrafo 2, del Regolamento avente ad oggetto le presunte violazioni degli artt. 12, par. 3 e 15 del Regolamento, rappresentando che:

il Regolamento agli artt. 12 e ss, disponendo in materia di “diritti dell’interessato”, prevede il diritto dell'interessato di ottenere dal titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e a specifiche informazioni sul trattamento dei dati allo stesso riferiti (artt. 15 e Considerando 63). Ciò a meno che non ricorra uno dei casi di limitazione dei diritti dell’interessato tassativamente indicati all’art. 23 del Regolamento e 2-undecies del Codice, che non risultano conferenti rispetto alla fattispecie in esame;

il par. 3 dell’art. 12 del Regolamento stabilisce che: “Il titolare del trattamento fornisce all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l'interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta (…)”;

VISTO che con la medesima nota, questo Ufficio ha altresì invitato il predetto titolare a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentito dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice, nonché art. 18, comma 1, dalla legge n. 689 del 24/11/1981);

CONSIDERATO che la società Roma Dodici nei propri scritti difensivi ha rappresentato che “la mancata immediata trasmissione della documentazione al Sig. XX a seguito della richiesta dallo stesso avanzata è stata determinata dall’intervenuta conoscenza successivamente alla sottoposizione delle minori alle cure odontoiatriche necessarie, dell’affidamento delle stesse ai servizi sociali e sospensione della potestà genitoriale anche in capo al Sig. XX”;

CONSIDERATO che in data 20 settembre 2019, si svolgeva l’audizione richiesta dal titolare del trattamento presso gli Uffici del Garante, nel corso della quale è stato ulteriormente rappresentato che: “In data 6 aprile 2018, perveniva allo Studio XX diffida del XX che si allega al presente verbale (…) con la quale negava l’autorizzazione alla effettuazione di qualsiasi trattamento terapeutico in favore delle di lui figlie minori, XX e XX, evidenziando che precedentemente le stesse fossero state sottoposte a cure odontoiatriche. Nella medesima data lo stesso si recava presso lo Studio per reclamare la consegna di documenti attestanti eventuali precedenti cure. Nella immediatezza veniva contattata la genitrice delle minori, Sig. ra XX, alla quale veniva riferita la situazione venutasi a creare. La stessa diffidava lo Studio dall’effettuare alcuna consegna di documentazione o a fornire notizie al XX, attesa la circostanza che le bimbe erano affidate ai servizi sociali. Veniva fornito dalla predetta genitrice il nominativo del proprio Avvocato, XX, che avrebbe fornito immediatamente ogni chiarimento utile sulla vicenda” (…). Il 12 aprile 2018 l’Avv. XX nel rispondere all’avvocato della società confermava che “le minori erano affidate al servizio sociale e che era in attesa di autorizzazione dallo stesso al fine di assumere ogni iniziativa (…). A seguito di tale risposta la società ha pertanto ritenuto “necessario astenersi dalla esecuzione di ulteriori cure alle minori e dal fornire documentazione e notizie al Sig. XX, se non previa autorizzazione scritta dei servizi sociali”;

RILEVATO che la società Roma Dodici, nel caso in esame, era a conoscenza della particolare vicenda giudiziaria pendente tra i genitori delle minori e dell’affidamento di queste ultime ai servizi sociali, a far data dal 12 aprile 2018;

CONSIDERATO che l’art. 12, par. 3 del Regolamento stabilisce che i titolari debbano fornire all’interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta formulata ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa concedendo altresì a questi ultimi la facoltà  di poter prorogare tale termine di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità della richiesta, fermo restando l’obbligo di informare l'interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta di accesso ai dati personali;

CONSIDERATO che la società non ha informato l’interessato della possibilità di avvalersi della proroga e dei motivi del ritardo, informativa che doveva essere resa entro un mese dal ricevimento della richiesta di accesso ai dati, ossia entro e non oltre il 15 ottobre 2018;

RILEVATO che, in base alle risultanze dell’attività istruttoria, è quindi accertato che il titolare del trattamento con la propria condotta ha violato gli artt. 12, par. 3 e 15 del Regolamento avendo fornito riscontro all’istanza di accesso del reclamante solo a seguito dell’invito ad aderire alle richieste di quest’ultimo, formulato dall’Ufficio, ovvero circa 180 giorni oltre il termine rispetto al giorno in cui l’interessato aveva esercitato il proprio diritto;

CONSIDERATO che, sulla base degli atti, l’episodio risulta essere un caso isolato per di più caratterizzato da una particolare situazione giudiziaria in cui versano i genitori delle minori XX e XX XX ed è quindi stato determinato da un comportamento sicuramente colposo circostanze che inducono a qualificare il caso come “violazione minore”, ai sensi dell’art. 83, par. 2 e del considerando 148 del Regolamento; 

RITENUTO, pertanto che, relativamente al caso in esame sia sufficiente ammonire il titolare del trattamento ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. b), e 83, par. 2, del Regolamento, per aver violato gli artt. 12, par. 3 e 15 del Regolamento, avendo fornito riscontro all’istanza di accesso del reclamante solo a seguito dell’invito ad aderire alle richieste di quest’ultimo formulato dall’Ufficio, e che non vi siano i presupposti per l’adozione di ulteriori provvedimenti correttivi da parte dell’Autorità ai sensi dell’art. 58, par. 2, del Regolamento;

ESAMINATA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

a) ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, dichiara illecita la condotta tenuta dalla Roma Dodici S.r.l, con sede legale in Roma, Via Arturo Graf. N. 48, in persona del legale rappresentante, Sig.ra XX, descritta nei termini di cui in motivazione, consistente nella violazione degli artt. 12, par. 3 e 15 del Regolamento medesimo, per il mancato riscontro all’istanza di accesso ai dati personali della reclamante;

b) ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. b) del Regolamento, ammonisce la Roma Dodici S.r.l., quale titolare del trattamento in questione, per aver violato gli artt. 12, par. 3 e 15 del Regolamento, avendo fornito riscontro all’istanza di accesso del reclamante solo a seguito dell’invito ad aderire alle richieste di quest’ultimo formulato dall’Ufficio.

Ai sensi dell’art. 78 del Regolamento, degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’Autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 12 marzo 2020

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia