[doc. web n. 9745860]

Provvedimento del 27 gennaio 2022

Registro dei provvedimenti
n. 17 del 27 gennaio 2022

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l’avv. Guido Scorza, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito: “RGPD”);

VISTO in particolare l’articolo 12 del RGPD, rubricato “Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l'esercizio dei diritti dell'interessato”;

VISTO il decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali, integrato con le modifiche introdotte dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito: “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali (di seguito: “Regolamento 1/2019);

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni dell’Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell´ufficio del Garante per la protezione dei dati personali;

Relatore il prof. Pasquale Stanzione;

PREMESSO

L’Avv. XX, riceveva, in data 25 marzo 2021, una istanza di esercizio dei diritti di cui agli articoli 15 e segg. del RGPD da parte dell’interessato.

Con email in data 5 maggio 2021 l’interessato comunicava a questa Autorità, per quanto qui rileva, che a tale data egli non aveva ricevuto alcun riscontro da parte dell’Avv. XX.

Pertanto, con nota in data 11 giugno 2021 prot. n. U.0031857, trasmessa anche all’interessato, il Garante invitava l’Avv. XX a comunicare all’istante ed a questa Autorità, entro venti giorni dal ricevimento dell’invito, se intendesse esercitare la facoltà di adesione spontanea alla richiesta del reclamante, ai sensi dell’art. 15 del Regolamento 1-2019.

Tuttavia, con email in pari data, l’interessato comunicava a questa Autorità di avere ricevuto dall’Avv. XX, in data 20 maggio 2021, il riscontro all’esercizio dei suoi diritti, trasmettendone copia.

La valutazione della congruità del riscontro fornito dall’Avv. XX è stata oggetto di separato provvedimento dell’Ufficio del Garante del 29 luglio 2021, prot.U.0039633.

Risultava, tuttavia, che l’Avv. XX, avendo fornito riscontro alla richiesta di informazioni ricevuta il 25 marzo 2021 in data 20 maggio 2021, aveva violato l’art. 12, comma 3, del RGPD, ai sensi del quale il titolare del trattamento deve fornire all'interessato le informazioni relative all'azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, ma il titolare del trattamento deve informare l'interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Poiché  non risultano allegate né tempestivamente comunicate all’interessato, da parte del titolare, i motivi del ritardo, con nota del  29 luglio 2021, prot. n. U.0039629, l’Ufficio del Garante comunicava all’Avv. XX l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui agli articoli 58, paragrafo 2, e 83 del RGPD.

L’Avv. XX, in conformità a quanto previsto dagli artt. 12 e 13 del Regolamento n. 1/2019, produceva memoria difensiva datata 21 agosto 2021, rappresentando quanto segue:

“in relazione a quanto comunicatomi con la missiva pec ricevuta in data 29 luglio 2021, sono ad argomentare i motivi del ritardo dell’invio del riscontro alle richieste formulate […] ex art. 15 e 22 RGDP e della mancata comunicazione della proroga del termine dettato ai sensi dell’art. 12 RGPD. Ho ricevuto il modulo titolato “esercizio di diritti in materia di protezione dei dati personali (artt. 15- 22 del Regolamento (UE) 2016/679)” a mezzo di raccomandata postale, proveniente dall’estero, senza che fosse accompagnato da alcun documento di identità che ne attestasse la provenienza e l’originalità della firma. Di tal ché, in un periodo in cui sono stato particolarmente oberato dal lavoro, ho dovuto individuare e visionare presso la XX il fascicolo del dibattimento ivi pendente relativo al procedimento penale in cui rappresento, quale difensore di parte civile costituita, un ex dipendente della società “XX” – oggi deceduta - al primario fine di reperire qualche elemento che mi permettesse di sincerarmi, come detto, della provenienza e correttezza di quanto ricevuto. Dopodiché è stato necessario del tempo per approfondire, sia nel citato fascicolo del dibattimento sia in quello a mie mani, le richieste del […] che facevano riferimento a vari dati, tra cui in particolare documenti che avrebbero riguardato le “sue condizioni si salute”, che non risultavano allo scrivente e che effettivamente, dopo accurata verifica, ho potuto con certezza assoluta affermare di non aver mai posseduto e/o visionato e/o detenuto. Purtroppo detta attività, contrariamente alle mie aspettative, mi hanno portato a superare il termine previsto di 1 mese e a rispondere poco dopo il suo scadere (20.5.21). L’imprevisto superamento della scadenza ha comportato quindi che non rivolgessi istanza di proroga, concentrandomi comunque nel rispondere, come ritengo di aver fatto, nel più breve tempo possibile. Rammaricato per l’involontario, per quanto a mio avviso contenuto, ritardo spero che queste, come da richiesta, essenziali deduzioni risultino sufficienti a chiarire quanto accaduto ed i motivi del ritardo nel riscontrare le richieste formulate dal sig. […] ex art. 15 e 22 RGDP. Se così non fosse chiedo sin da ora di poter esser sentito personalmente.”.

L’Ufficio ha ritenuto non necessario procedere alla audizione dell’Avvocato XX, considerato che sulla base degli atti procedimentali e della memoria difensiva da questo prodotta, l’Autorità dispone di tutti gli elementi occorrenti per assumere le proprie determinazioni.

OSSERVA

L’Avv. XX ha elencato, nella memoria difensiva, i motivi per i quali egli non sarebbe stato in grado di rispettare il termine legale di trenta giorni, stabilito dall’art. 12, paragrafo 3, del RGPD, per fornire all’interessato le informazioni relative all'azione intrapresa ai sensi degli articoli da 15 a 22 del medesimo Regolamento.

Il predetto art. 12 paragrafo 3, del RGPD prevede che il termine per fornire il riscontro può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste, ma che “ Il titolare del trattamento informa l'interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.”.

A giustificazione della mancata predetta informazione all’interessato, l’Avv. XX ha rappresentato che “L’imprevisto superamento della scadenza ha comportato quindi che non rivolgessi istanza di proroga, concentrandomi comunque nel rispondere, come ritengo di aver fatto, nel più breve tempo possibile.”.

Tuttavia, tale argomentazione non risulta idonea a giustificare la condotta del titolare che, avendo deciso di concentrarsi nel rispondere “nel più breve tempo possibile”- ma ben oltre i termini di legge - ha unilateralmente prorogato il termine di legge omettendo di adempiere all’obbligo di informativa del ritardo prescritto dalla disposizione eurounitaria, il cui adempimento era del resto di facile esecuzione, consistendo nella mera comunicazione all’interessato, senza particolari oneri o formalità, dei motivi del ritardo.

Risulta, pertanto, che l’Avv. XX, in qualità di titolare del trattamento, ha violato la disposizione di cui all’art. 12 paragrafo 3, del RGPD, non avendo comunicato all’interessato la proroga dei termini di legge per il riscontro alla richiesta di informazioni di quest’ultimo e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Sulla base dei criteri indicati dall’art. 83 del RGPD, considerando che la condotta ha esaurito i suoi effetti, che il riscontro all’esercizio dei diritti dell’interessato è stato comunque spontaneamente fornito sia pur in ritardo, che non risultano eventuali precedenti violazioni pertinenti commesse dal titolare del trattamento, che il livello del danno subito dall’interessato appare di lieve entità e che non sembrano sussistere eventuali fattori aggravanti, quali benefici finanziari conseguiti o perdite evitate, direttamente o indirettamente, quale conseguenza della violazione, si ritiene che nel caso di specie non ricorrano i presupposti per infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria di cui all’art. 58, par. 2, lett. i) del Regolamento.

Essendo comunque stata accertata l’illiceità del trattamento di dati personali, nei termini di cui in motivazione, si ritiene di dover ammonire, ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. b) del RGPD, l’Avv. XX, per aver violato l’art. 12, par. 3, del RGPD.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

DICHIARA

l'illiceità del trattamento dei dati della reclamante per violazione delle disposizioni di cui all’articolo 12, paragrafo 3, del RGPD, nei termini di cui in motivazione e, per l’effetto,

AMMONISCE

l’Avv. XX per avere violato l’articolo 12, paragrafo 3, del RGPD.

Ai sensi dell’art. 78 del Regolamento, dell’art. 152 del d. lgs. 30 giugno 2018, n 101 e dell’art. 10 del d. lgs. 1° settembre 2011, n. 150, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione, in via alternativa, al tribunale del luogo in cui il titolare del trattamento risiede o ha sede ovvero al tribunale del luogo di residenza dell'interessato, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 27 gennaio 2022

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Stanzione

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei