DIRITTI DELL´INTERESSATO > Diritto di accesso > Accesso ai dati e accesso ai documenti

Poiché l´entrata in vigore della legge n. 675/1996 non ha pregiudicato le disposizioni in materia di accesso ai documenti amministrativi che, anzi, ai sensi dell´art. 43, comma 2, vengono fatte espressamente salve, l´accesso può essere esercitato nei casi e nei limiti previsti dalla legge n. 241/1990 e dal d.P.R. n. 352/1992 - che lo riconoscono a chiunque vi abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti - nonché nelle ipotesi delineate da eventuali norme speciali vigenti in specifici settori (principio espresso in relazione all´esercizio del diritto di accesso agli atti delle procedure di concorso - art. 12, comma 3 del d.P.R. n. 487/1994).

• Garante 22 ottobre 1997, in Bollettino n. 2, pag. 23 [doc. web n. 40329]

L´art. 13 della legge n. 675/1996 non prevede il necessario rilascio di copie di atti, bensì obbliga il titolare o il responsabile del trattamento ad estrarre dai propri archivi e documenti tutte le informazioni su supporto cartaceo o informatico che riguardano l´interessato e a riferirgliele con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili. Non può escludersi, peraltro, la necessità di esibire o consegnare copia di interi atti o documenti, o parte di essi, che riguardino anche terze persone, nel solo caso in cui i dati relativi all´interessato e ai terzi siano intrecciati a tal punto da essere incomprensibili, o snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi, o scomposti rispetto alla loro originaria collocazione.

• Garante 23 giugno 1998, in Bollettino n. 5, pag. 20 [doc. web n. 39949]

Benché l´art. 13 della legge n. 675/1996 preveda soltanto un obbligo, a carico del titolare e del responsabile del trattamento, di estrapolare i dati personali dell´interessato, non può escludersi, in casi particolari, la necessità di esibire o consegnare copia non tanto di singoli dati, quanto di interi atti o documenti (o parte di essi) che riguardino anche terzi; ciò nella sola ipotesi in cui i dati relativi al richiedente e ai terzi siano intrecciati al punto tale da essere incomprensibili o snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi o scomposti rispetto alla loro originaria collocazione.

• Garante 28 agosto 1998, in Bollettino n. 5, pag. 19 [doc. web n. 41111]

Il titolare e il responsabile del trattamento, al fine di rendere possibile l´esercizio dei diritti di cui all´art. 13 della legge n. 675/1996, debbono fornire senza ritardo all´interessato un riscontro compiuto ed analitico in ordine a tutte le informazioni di carattere personale che lo riguardano, presenti in archivi o in atti detenuti dal medesimo titolare o responsabile; a tal fine, non è previsto il necessario rilascio di copie di atti, bensì l´obbligo del titolare o del responsabile del trattamento di estrapolare dagli archivi e dai documenti, senza esclusioni di sorta, tutte le informazioni - contenute su supporto cartaceo o informatico - che riguardano il richiedente e a riferirle a quest´ultimo con modalità idonee a rendere i dati facilmente comprensibili.

• Garante 28 agosto 1998, in Bollettino n. 5, pag. 19 [doc. web n. 41111]

La richiesta di accesso ai dati personali formulata ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 non obbliga il titolare ad esibire ogni singolo documento dal quale possano essere estrapolati i dati, ma può eventualmente rendere necessario stralciare e comunicare all´interessato le parti del documento contenenti le informazioni che lo riguardano.

• Garante 19 dicembre 1998, in Bollettino n. 6, pag. 37 [doc. web n. 39969]

L´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione estratta a seguito della richiesta di accesso ai dati personali presentata ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 possono costituire adeguate modalità di adempimento da parte del titolare del trattamento, qualora la consultazione dei documenti consenta ugualmente un´agevole comprensione dei dati personali richiesti, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni, e risulti invece particolarmente difficoltosa l´estrazione dei dati stessi dai documenti e la loro trasposizione su apposito supporto cartaceo od informatico, come previsto dall´art. 17, comma 6 del d.P.R. n. 501/1998.

• Garante 27 ottobre 1999, in Bollettino n. 10, pag. 38 [doc. web n. 38937]

Benché l´art. 13 della legge n. 675/1996 non preveda, a fronte di un´istanza d´accesso, la necessaria consegna della documentazione o dei supporti sui quali i dati sono conservati, per il titolare del trattamento sussiste la necessità di esibire o consegnare copia di interi atti o documenti, anche su supporto diverso da quello cartaceo, qualora le informazioni relative all´interessato possano risultare incomprensibili o snaturate nel loro contenuto se private di alcuni elementi essenziali.

• Garante 11 aprile 2000, in Bollettino n. 11/12, pag. 58 [doc. web n. 1085628]

L´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996 possono costituire modalità d´adempimento adeguata per corrispondere alle richieste di accesso ai dati personali dell´interessato, qualora la consultazione dei documenti, avuto riguardo alla qualità e quantità delle informazioni ed alla difficoltà d´estrazione delle stesse, consenta ugualmente un´agevole conoscenza dei dati richiesti.

• Garante 28 dicembre 2000, in Bollettino n. 16, pag. 10 [doc. web n. 40647]
• Garante 4 luglio 2001, in Bollettino n. 22, pag. 26 [doc. web n. 42002]
• Garante 19 luglio 2001, in Bollettino n. 22, pag. 40 [doc. web n. 42236]
• Garante 17 settembre 2001, in Bollettino n. 22, pag. 32 [doc. web n. 40771]

Ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, l´interessato ha diritto di accedere ai propri dati personali, che possono anche essere contenuti in fotografie, ma non può chiedere, invocando il medesimo art. 13, di ottenere copia integrale dei negativi o delle pellicole fotografiche.

• Garante 4 gennaio 2001, in Bollettinon. 16, pag. 23 [doc. web n.  41119]

Ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996, l´interessato ha diritto di accedere ai propri dati personali, ma non può chiedere, invocando il medesimo art. 13, di ottenere copia integrale degli atti o di altri documenti contenenti tali dati.

• Garante 22 gennaio 2001, in Bollettino n. 16, pag. 17 [doc. web n. 39961]

Nell´ambito dell´esercizio degli specifici diritti tutelati dall´art. 13 della legge n. 675/1996, in particolare del diritto di accesso da parte dell´assicurato ai dati personali contenuti in una perizia medico legale redatta su incarico della società di assicurazione, non è possibile pretendere di ottenere copia integrale degli atti o dei documenti contenenti i dati.

• Garante 19 febbraio 2001, in Bollettino n. 17, pag. 16 [doc. web n. 40505]

Nell´ambito dell´esercizio degli specifici diritti tutelati dall´art. 13 della legge n. 675/1996, in particolare del diritto di accesso da parte del dipendente ai dati personali detenuti dal datore e riferiti all´attività lavorativa svolta, non è possibile pretendere di ottenere copia integrale degli atti o dei documenti contenenti i dati, ove questi ultimi siano stati forniti attraverso la loro estrazione e messa a disposizione, anche se su supporti diversi dagli originali.

• Garante 19 aprile 2001, in Bollettino n. 19, pag. 12 [doc. web n. 41842]

L´esercizio del diritto di cui all´art. 12-ter della legge n. 990/1969 (così come modificata dalla legge n. 57/2001), che consente ai contraenti e ai danneggiati di accedere agli atti delle imprese assicuratrici alla conclusione dei procedimenti di valutazione, constatazione e liquidazione dei danni che li riguardano, non preclude l´esercizio del diverso e concorrente diritto d´accesso ai dati personali riconosciuto dall´art. 13 della legge n. 675/1996.

• Garante 8 maggio 2001, in Bollettino n. 20, pag. 17 [doc. web n. 39284]

Al fine di fornire riscontro all´istanza di accesso ai dati personali, formulata dall´interessato ai sensi degli artt. 13 e 29 della legge n. 675/1996, il titolare, ove l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, può evadere la richiesta anche con l´esibizione o la consegna in copia della documentazione nella quale i dati stessi siano contenuti.

• Garante 28 settembre 2001, in Bollettino n. 22, pag. 42 [doc. web n. 41949]

La formulazione di un´istanza di accesso non obbliga il titolare o il responsabile del trattamento ad esibire o a copiare interamente ogni singolo atto, ma rende necessario estrarre dagli atti, dai documenti e dagli archivi e banche dati tutte le informazioni di carattere personale relative all´interessato. Solo quando l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, l´adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione.

• Garante 20 marzo 2002, in Bollettino n. 26, pag. 13 [doc. web n. 1063482]

Ove l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, il titolare del trattamento può adempiere alla richiesta di accesso dell´interessato anche mediante l´esibizione o la consegna in copia della documentazione in cui essi sono contenuti.

• Garante 20 marzo 2002, in Bollettino n. 26, pag. 9 [doc. web n. 1063469]

L´art. 13 della legge n. 675/1996 e l´art. 17 del d.P.R. n. 501/1998 obbligano il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutti i dati personali del richiedente, siano essi detenuti su supporto cartaceo o informatico, e a riferirli all´interessato con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili.

• Garante 20 marzo 2002, in Bollettino n. 26, pag. 13 [doc. web n. 1063482]

L´esibizione e l´eventuale consegna in copia della documentazione possono costituire modalità idonee di adempimento alla richiesta di accesso ai dati personali, specie quando la quantità delle informazioni richieste e la loro conservazione in archivi prevalentemente cartacei rendano particolarmente difficoltosa l´estrazione dei dati dai documenti e la loro trasposizione su supporto cartaceo o informatico.

• Garante 20 marzo 2002, in Bollettino n. 26, pag. 23 [doc. web n. 1063515]

In determinati casi, in occasione dell´esercizio del diritto d´accesso, può emergere la necessità di esibire e consegnare copia non solo dei singoli dati personali, ma anche di interi atti o documenti che possono riguardare anche terzi. Tale particolare ipotesi può verificarsi solo qualora i dati personali relativi al richiedente ed eventuali altre notizie e informazioni inerenti a terzi siano intrecciati al punto da rendere i primi non comprensibili, oppure snaturati nel loro contenuto, se privati di alcuni elementi essenziali per la loro comprensione. Pertanto, l´erede che intenda accedere ai dati personali relativi a contratti bancari estinti dopo la morte del proprio dante causa ed originariamente intestati sia a costui, sia a terze persone, ha diritto di conoscere tutte le informazioni detenute dall´istituto bancario, ivi comprese quelle concernenti le generalità dei terzi cointestatari dei contratti in questione.

• Garante 3 aprile 2002, in Bollettino n. 27, pag. 20 [doc. web n. 1065256]

Qualora l´estrazione dei dati personali dell´interessato e la loro messa a disposizione, in forma cartacea o automatizzata, risulti particolarmente complessa o difficoltosa, il titolare del trattamento può riscontrare la richiesta di accesso anche tramite l´esibizione o la consegna in copia della documentazione contenente i dati stessi.

• Garante 9 maggio 2002, in Bollettino n. 28, pag. 40 [doc. web n. 1064818]

Il titolare e il responsabile del trattamento sono tenuti ad estrapolare dai documenti in loro possesso le informazioni personali oggetto della richiesta di accesso ed a comunicarle all´interessato in modo tale da renderle agevolmente comprensibili. Solo nel caso in cui tale modalità di adempimento risulti particolarmente difficoltosa sarà consentito mettere a disposizione la copia stessa del documento (fattispecie relativa ad una istanza di accesso a dati detenuti da un istituto di credito e relativi ad una pregressa richiesta di accertamenti bancari formulata da una Procura della Repubblica).

• Garante 25 luglio 2002, in Bollettino n. 30, pag. 73 [doc. web n. 1065851]

L´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione possono costituire modalità di adempimento adeguata per corrispondere alle richieste di accesso ai dati personali dell´interessato, qualora la consultazione dei documenti, avuto riguardo alla qualità e quantità delle informazioni ed alla difficoltà di estrazione delle stesse, consenta ugualmente un´agevole conoscenza dei dati richiesti.

• Garante 31 luglio 2002, in Bollettino n. 30, pag. 54 [doc. web n. 1065839]

L´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione contenente i dati personali dell´interessato (nella specie, una cartella clinica) può costituire modalità idonea di adempimento alla richiesta di accesso dell´interessato, in considerazione della quantità e della qualità delle informazioni e della conseguente difficoltà della loro estrapolazione, ove la consultazione del documento permetta comunque l´agevole conoscenza dei dati.

• Garante 30 settembre 2002, in Bollettino n. 31, pag. 16 [doc. web n. 1066144]

Nel caso in cui, in relazione alla quantità e qualità delle informazioni richieste , risulti difficoltoso estrapolare i dati stessi, il titolare del trattamento può corrispondere alla richiesta di accesso mettendo a disposizione dell´interessato i fascicoli contenenti le informazioni personali a lui riferibili (fattispecie relativa ad una istanza di accesso, formulata da un dipendente di un istituto di credito e relativa ai dati della sua attività professionale).

• Garante 16 ottobre 2002, in Bollettino n. 32, pag. 22 [doc. web n. 1066447]

Ove l´estrazione dei dati dell´interessato sia particolarmente difficoltosa in relazione alla quantità e qualità dei dati stessi, l´adempimento della richiesta di accesso può avvenire attraverso l´esibizione o la consegna di copia dei documenti che li contengono (fattispecie relativa ad una richiesta di accesso formulata dall´erede di un avvocato con riguardo ai dati relativi all´attività professionale del de cuius, nella disponibilità di un altro legale).

• Garante 30 ottobre 2002, in Bollettino n. 32, pag. 55 [doc. web n. 1066548]

Il titolare del trattamento deve fornire un riscontro completo e tempestivo all´istanza di accesso ai dati proposta dall´interessato, a prescindere dalla circostanza che alcune informazioni siano eventualmente già nella disponibilità del richiedente; a tal fine, il titolare è tenuto ad estrapolare i dati detenuti e a comunicarli all´interessato senza aggravio di spese, rendendone agevole la comprensione.

• Garante 25 novembre 2002 [doc. web n. 1067317]

La comunicazione dei dati all´interessato deve avvenire mediante la loro trasposizione su supporto cartaceo o informatico, ovvero, allorché vi sia una specifica richiesta, mediante la loro trasmissione per via telematica. Solo qualora – anche in ragione della quantità, qualità e dislocazione all´interno di documenti – insorgano reali difficoltà obiettive per l´estrazione dei dati e per la loro trasposizione su tali supporti e non ne sia parimenti possibile la trasmissione per via telematica, il titolare può riscontrare la richiesta permettendo all´interessato non solo di visionare gli atti e i documenti, ma anche di estrarne copia, avendo cura di oscurare le informazioni personali eventualmente riferite a terzi.

• Garante 25 novembre 2002 [doc. web n. 1067317]
• Garante 25 novembre 2002 [doc. web n. 1067321]

In caso di esercizio del diritto di accesso previsto dalla normativa sul trattamento dei dati personali, il titolare del trattamento, ovvero il responsabile se nominato, è tenuto ad estrarre dai propri archivi e dai documenti in suo possesso tutte le informazioni che riguardano l´interessato, ponendole a sua disposizione, se richiesto, anche su supporto informatico. Solo nel caso in cui l´estrazione di tali dati, per quantità e qualità delle informazioni richieste, risulti particolarmente difficoltosa, sarà possibile adempiere alla richiesta mettendo a disposizione dell´interessato copia dei documenti che li contengono.

• Garante 16 gennaio 2003 [doc. web n. 1067830]
  

L´esercizio del diritto di accesso ai dati personali determina l´obbligo per il titolare del trattamento, o per il responsabile eventualmente nominato, di comunicare i dati richiesti all´interessato, in forma intelligibile, estrapolandoli dagli archivi, dalle banche dati, dagli atti o dai documenti che li contengano. Solo nel caso in cui l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, sarà possibile rispondere alla richiesta di accesso esibendo e/o consegnando copia della documentazione che li contiene.

• Garante 22 gennaio 2003 [doc. web n. 1067842]

Il diritto di accesso ai dati personali può essere legittimamente esercitato dall´interessato anche quando i dati in questione siano contenuti in documenti amministrativi sottratti al diverso diritto di accesso ai documenti amministrativi disciplinato dalla legge n. 241/1990 (fattispecie relativa alla richiesta di accesso ai dati formulata da un cancelliere dipendente di un Ufficio del giudice di pace nei confronti del capo dell´Ufficio).

• Garante 29 gennaio 2003 [doc. web n. 1067879]
  

La normativa in materia di trattamento dei dati personali obbliga il titolare o il responsabile del trattamento, su richiesta dell´interessato, ad estrapolare dai propri archivi e documenti tutti i dati personali, detenuti su supporti cartacei o informatico, che riguardano il richiedente, e a riferirli a questi con modalità idonee a renderli agevolmente comprensibili. L´accesso, quindi, non obbliga ad esibire o a copiare ogni singolo atto, ma rende piuttosto necessario estrarre dagli atti, dai documenti e dagli archivi e banche dati tutte le informazioni di carattere personale relative all´interessato. Solo quando l´estrazione dei dati risulta particolarmente difficoltosa, l´adempimento alla richiesta di accesso può avvenire anche tramite l´esibizione e/o la consegna in copia della documentazione.

• Garante 5 giugno 2003 [doc. web n. 1132365]

La richiesta di accesso ai dati personali non obbliga il titolare del trattamento ad esibire o a copiare ogni singolo atto che li contiene, ma rende necessario estrarre da atti, documenti, archivi e banche dati tutte le informazioni di carattere personale relative all´interessato. Solo quando insorgano reali difficoltà obiettive ad estrarre i dati, anche in ragione della quantità, qualità e dislocazione all´interno di documenti, e non sia parimenti possibile la loro trasmissione per via telematica, il titolare può riscontrare la richiesta dell´interessato permettendo allo stesso di visionare gli atti ed i documenti contenenti i dati che lo riguardano, ed anche di estrarne copia, avendo cura di oscurare le informazioni personali eventualmente riferite a terzi, nonché eventuali altre parti di documenti non contenenti dati personali. Qualora vi sia richiesta, il titolare è inoltre tenuto alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico.

• Garante 30 luglio 2003 [doc. web n. 1081637]
  

Poiché il diritto di accesso ai dati personali di una persona deceduta, ai sensi dell´art. 13, comma 3 della legge n. 675/1996, può essere esercitato da chiunque vi abbia interesse, è legittima la richiesta del coniuge (anche in qualità di esercente la potestà sul figlio minore) di accedere ai dati personali del defunto marito in relazione ad alcune polizze stipulate da quest´ultimo in favore di terzi. Ne consegue che il titolare del trattamento è tenuto ad estrarre dagli atti e dai documenti detenuti, ivi comprese le polizze eventualmente sottoscritte, tutte le informazioni personali relative al defunto, mettendole a disposizione, in modo intellegibile, della ricorrente.

• Garante 22 settembre 2003 [doc. web n. 1053716]
  

L´art. 13 della legge n. 675/1996 non prevede il rilascio di copie di atti e documenti in quanto obbliga, più precisamente, il titolare o il responsabile del trattamento ad estrapolare, su supporto cartaceo o informatico, dai propri archivi e documenti le informazioni personali che riguardano l´interessato oggetto di richiesta ed a comunicarle con modalità idonee a rendere i dati personali facilmente comprensibili. Solo quando insorgano reali difficoltà obiettive ad estrarre i dati e a trasporli su tali supporti, anche in ragione della quantità, qualità e dislocazione dei dati richiesti all´interno di documenti, e non sia parimenti possibile la loro trasmissione per via telematica, il titolare può riscontrare la richiesta dell´interessato permettendo allo stesso non solo di visionare gli atti ed i documenti contenenti i dati che lo riguardano, ma anche di estrarre eventuale copia degli stessi, avendo peraltro cura di oscurare le informazioni personali eventualmente riferite a terzi.

• Garante 22 settembre 2003 [doc. web n. 1053716]
  

È infondata la richiesta di un architetto diretta ad ottenere la cancellazione del proprio nominativo da un quesito referendario che, nello stimolare un giudizio sfavorevole della popolazione di un comune sulla prevista ristrutturazione di una scuola elementare, menziona, tra gli estremi del progetto contestato e della delibera comunale che lo ha approvato, anche il nome e il cognome del ricorrente, autore del progetto stesso. Infatti, costituendo il progetto un atto pubblico, si deve ritenere che le generalità dell´architetto siano state estratte da documenti amministrativi accessibili a chiunque in base alla legge n. 241/1990 e alle connesse disposizioni di legge sulla trasparenza dell´attività di comuni e province. Inoltre, per quanto l´indicazione del nome dell´interessato non sia indispensabile ai fini della formulazione del quesito referendario, essa ha avuto ad oggetto dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di illustrazione perseguita con il referendum, nonché dati esatti, obiettivi e privi di connotati che possano ritenersi lesivi dei diritti del ricorrente.

• Garante 25 settembre 2003 [doc. web n. 1053404]

In determinati casi, per riscontrare la richiesta di accesso dell´interessato, può emergere per il titolare del trattamento la necessità di esibire o consegnare copia non solo delle informazioni, ma anche di interi atti o documenti che potrebbero riguardare anche terzi. Peraltro, ciò può accadere limitatamente ai casi in cui i dati relativi al richiedente e le notizie concernenti i terzi risultino intrecciati al punto da rendere i primi, se isolati dalle altre, non comprensibili, oppure snaturati nel loro contenuto (fattispecie di accesso del figlio di una persona deceduta ai dati inerenti ai rapporti bancari intrattenuti dal genitore).

• Garante 8 ottobre 2003 [doc. web n. 1053855]

La domanda di accesso ai dati personali, formulata ai sensi della legge n. 675/1996, diversamente da quella formulata a norma della legge n. 241/1990, ha ad oggetto i soli dati personali dell´interessato e determina, a carico del titolare o del responsabile del trattamento, l´obbligo di confermare o meno l´esistenza di informazioni di carattere personale, e di comunicarle tutte all´interessato in forma intelligibile, estrapolandole da registri, archivi, banche dati, atti o documenti che le contengono. Solo nel caso in cui l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa la richiesta di accesso può essere soddisfatta mediante l´esibizione dei documenti che contengono i dati ovvero la consegna di copia degli stessi.

• Garante 26 novembre 2003 [doc. web n. 1083027]
  

A fronte di una richiesta di accesso ai dati, formulata da un soggetto legittimato, il titolare del trattamento è tenuto ad estrapolare i dati in questione dai suoi archivi e dai documenti in suo possesso trasponendoli su supporto cartaceo o informatico. Solo nel caso in cui tale trasposizione risulti particolarmente difficoltosa, in relazione alla qualità e quantità dei dati richiesti, l´accesso potrà essere consentito mediante presa visione dei documenti ed estrazione di copia degli atti, previo oscuramento delle informazioni riferite a terzi. La consegna di copia integrale dei documenti o degli atti richiesti è consentita solo nel caso in cui i dati e le informazioni relative ai terzi siano intrecciati con quelli dell´interessato al punto tale da non renderli comprensibili ovvero snaturarne il contenuto. In ogni caso l´accesso deve essere consentito gratuitamente (fattispecie antecedente all´entrata in vigore del d.lg. n. 196/2003).

• Garante 10 dicembre 2003 [doc. web n. 1053648]