[doc. web n. 40895]

Registro dei trattamenti - Profili generali - 16 giugno 1999

Consultando il "registro generale dei trattamenti" di cui all´articolo 31, comma 1, lett. a), della legge n. 675/1996, istituito dal Garante, l´interessato può apprendere l´esistenza di trattamenti che possono riguardarlo anche per poter esercitare meglio i diritti menzionati all´articolo 13 nei confronti del "titolare" del trattamento.

Roma, 16 giugno 1999

OGGETTO : Segnalazione su modello di Informativa e Consenso

La S.V. ha segnalato a codesta Autorità un modello di informativa e consenso sottopostoLe dalla in occasione dell´istruttoria di una pratica di finanziamento, chiedendo se esso risponda ai requisiti prescritti dalla legge n. 675/1996.

Il Garante ha constatato che il modello non è conforme a quanto previsto dagli artt. 10, 11, 12 e 20 della legge n. 675, in modo particolare per quanto riguarda la subordinazione del finanziamento alla manifestazione di un consenso assai ampio, riferito anche ad attività estranee al rapporto.

Il Garante ha perciò ritenuto fondata la Sua segnalazione e ha adottato il presente provvedimento con il quale invita la Società a riformulare il modello sulla base delle seguenti indicazioni:

a) le finalità del trattamento (punti a) e b) del modello) devono essere distinte e meglio specificate a seconda della natura facoltativa o, invece, obbligatoria del conferimento dei dati, in modo da permettere agli interessati di esercitare liberamente e consapevolmente le possibili opzioni in ordine all´ampiezza del consenso.
In particolare è necessario distinguere tra i trattamenti strettamente necessari per la gestione delle operazioni e dei servizi richiesti dal cliente e le eventuali ulteriori utilizzazioni dei dati per finalità (in particolare "statistiche, commerciali, di marketing e promozionali" ) non strettamente collegate alle medesime operazioni e servizi per le quali deve essere garantita l´assoluta libertà di esprimere il consenso.
Nessuna conseguenza negativa riguardo alla concessione del finanziamento può essere infatti tratta dalla mancata prestazione del consenso per questa seconda categoria di finalità;

b) con riferimento poi all´ambito di comunicazione dei dati (punto d) del modello) si evidenzia, parimenti, la necessità di distinguere tra le comunicazioni a terzi strettamente necessarie ai fini del servizio richiesto e le altre operazioni di comunicazione. Attualmente, invece, vengono elencate categorie di soggetti che effettuano trattamenti non necessari rispetto alla gestione del servizio richiesto e/o offerto (ad es. per ..... finalità di ricerche di mercato e di marketing) o citati in termini estremamente generici (...gestione dei sistemi informativi, assicurative... ). Eccessivamente ampie e per finalità che nulla hanno a che vedere con il servizio richiesto risultano poi le modalità di comunicazione, anche a "catena", per le quali è necessario richiedere un consenso libero e più specifico che permetta all´interessato di comprendere se il consenso è prestato solo nei confronti della Società o, invece, anche di altri soggetti. Del tutto carente è, infine, l´indicazione dei soggetti che operano per conto di detta società quali responsabili del trattamento;

c) riguardo all´ultima parte del modello, va chiarito che consultando il "registro generale dei trattamenti" di cui all´articolo 31, comma 1, lett. a), della legge n. 675/1996, istituito dal Garante, l´interessato può apprendere l´esistenza di trattamenti che possono riguardarlo anche per poter esercitare meglio i diritti menzionati all´articolo 13 nei confronti del "titolare" del trattamento (che nel caso di specie è la stessa Società).

Il modello in esame, invece, ingenera l´erronea convinzione che il diritto di accesso si eserciti solo rispetto al predetto registro, mentre è in realtà azionabile direttamente nei confronti della società e di ogni altro soggetto "titolare" del trattamento.

Nel trasmettere alla società in indirizzo copia di alcuni provvedimenti contenenti indicazioni sui principi di cui all´art. 10 della legge, il Garante invita la società ai sensi degli artt. 31, comma 1, lett. c) e 32 legge n. 675/1996, a riformulare il modello entro il 15 luglio p.v., trasmettendo copia alla scrivente Autorità del modello stesso (o di quello eventualmente già riformulato di Vs. iniziativa) prima della sua utilizzazione.

Si invita altresì la Vs. società a fornire assicurazioni entro la medesima data che:

a) nelle more della predisposizione del nuovo modello non saranno tratte conseguenze sfavorevoli per gli interessati, incluso il Sig. ... , in caso di mancata prestazione del consenso sulla base del precedente modello;

b) i dati raccolti sulla base del modello in esame non saranno utilizzati per le finalità non strettamente collegate ai servizi e alle operazioni di finanziamento.

IL PRESIDENTE