[doc. web n. 9920527]

Parere su uno schema di decreto, avente natura regolamentare, recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell'elenco degli enti di formazione - 6 luglio 2023

Registro dei provvedimenti
n. 305 del 6 luglio 2023

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vice presidente, l’avvocato Guido Scorza e il dott. Agostino Ghiglia, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

Vista la richiesta di parere del Ministero della giustizia;

Visto il Regolamento (UE) 2016/679, del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito: “Regolamento”) e, in particolare, l’articolo 36, paragrafo 4;

Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (decreto legislativo n. 196 del 2003, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, di seguito: “Codice”) e, in particolare, l’articolo 154, comma 5;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni del segretario generale, rese ai sensi dell’articolo 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni;

PREMESSO

Il Ministero della giustizia ha richiesto il parere del Garante su di uno schema di decreto, avente natura regolamentare, recante la determinazione dei criteri e delle modalità di iscrizione e tenuta del registro degli organismi di mediazione e dell'elenco degli enti di formazione, l'approvazione delle indennità spettanti agli organismi, ai sensi dell'articolo 16 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28 e recante l’istituzione dell’elenco degli organismi ADR deputati a gestire le controversie nazionali e transfrontaliere, nonché il procedimento per l’iscrizione degli organismi ADR ai sensi dell’articolo 141-decies del decreto legislativo 6 settembre 2005, n.206 recante Codice del consumo, a norma dell’articolo 7 della legge 29 luglio 2003, n.229.

Il provvedimento riforma il DM 18 ottobre 2010 n. 180, attuativo dell’articolo 16 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28, come novellato dall’articolo 7 del decreto legislativo n. 149 del 2022.

Tale ultimo decreto ha, in particolare, modificato l’articolo 16 del decreto legislativo n. 28 del 2010, in ordine ai requisiti di iscrizione degli organismi, introducendo nuovi presupposti di serietà e onorabilità e ha previsto una disciplina specifica per l’abilitazione e, quindi, per l’iscrizione, nell’apposito elenco, degli enti di formazione.

Lo schema di regolamento adegua, poi, la disciplina degli organismi di mediazione alle modifiche apportate, al Codice del consumo, dal decreto legislativo 6 agosto 2015, n.130 (recante attuazione della direttiva 2013/11/UE sulla risoluzione alternativa delle controversie dei consumatori).

RILEVATO

Lo schema di regolamento introduce anzitutto, ai primi due Capi, disposizioni sugli standard di qualità delle procedure di mediazione e della formazione specializzata, nonché sui requisiti per l’iscrizione nel registro degli organismi di mediazione. Gli articoli da 3 a 11 dispongono l’istituzione di un’apposita sezione del registro destinata agli organismi ADR, oltre che dell’elenco degli enti di formazione per la mediazione.

L’articolo 3 disciplina l’istituzione -presso il Ministero della giustizia- del registro degli organismi abilitati a svolgere attività di mediazione, così confermando, per questa parte, il contenuto dell’articolo 3, comma 1, del regolamento, completato dalla sezione speciale riservata agli organismi ADR.

L’articolo 4 individua poi i requisiti di onorabilità che l’organismo deve documentare a fini dell’iscrizione, relativamente ai mediatori, soci, responsabili, associati, amministratori e rappresentanti dell’ente. Il novellato articolo 16, c.1, del decreto legislativo dispone, infatti, che la costituzione di un organismo deputato a gestire il procedimento di mediazione necessiti della garanzia di serietà ed efficienza. Il comma 1-bis, lettera a), del medesimo articolo dispone, peraltro, che ai fini dell’abilitazione di cui al comma 1, il requisito della serietà sia garantito, anzitutto, dalla dimostrazione del possesso del requisito di “onorabilità” di soci, amministratori, responsabili e mediatori degli organismi. La norma primaria opera dunque una scelta diversa da quella del vigente regolamento, in quanto richiede i medesimi requisiti di onorabilità per tutti coloro che operano, sia pure con distinti compiti, nell’organismo di mediazione, contribuendo a fornire il servizio di giustizia complementare.  Discostandosi dall’impostazione dell’articolo 4, commi 2, lettera c), e 3, lettera c), del regolamento vigente, l’odierno provvedimento individua in via diretta i requisiti di onorabilità per soci, associati, amministratori, rappresentanti e responsabili degli organismi e per i mediatori, senza rinvii ai requisiti di onorabilità previsti da altre normative di settore. L’estensione della previsione relativa ai requisiti di onorabilità anche a figure quali associati e rappresentanti appare, del resto, necessaria per includere esponenti di realtà non societarie.

Con riferimento ai requisiti di efficienza, l’articolo 6 impone, ai fini dell’iscrizione nel registro, l’attestazione, da parte dell’organismo richiedente, anche della disponibilità di registri informatizzati idonei a ricevere, conservare e registrare, le annotazioni relative ai dati identificativi delle parti, al numero d’ordine progressivo dei procedimenti, l’oggetto della mediazione, il mediatore designato, la durata del procedimento, il suo esito, l’eventuale proposta del mediatore formulata, il verbale attestante il mancato raggiungimento dell’accordo, l’accordo di conciliazione, o il verbale dal quale risulta il raggiungimento dell’accordo (comma 1 lett. p)..

I capi III e IV (articoli da 12 a 22) disciplinano le procedure di iscrizione nel registro e negli elenchi e i percorsi di formazione iniziale e continua per mediatori e formatori.

L’articolo 12, in particolare, disciplina la tenuta (presso il Ministero della giustizia) del registro e degli elenchi, con modalità informatiche, idonee ad assicurare la rapida elaborazione dei dati per le finalità connesse ai compiti di tenuta attribuiti al responsabile del registro. Viene inoltre precisato che la gestione del registro e degli elenchi avviene nel rispetto dell’articolo 5 del Regolamento.

Il comma 4 dell’articolo 12 aggiunge, rispetto al regolamento vigente, la sezione speciale del registro per gli organismi ADR e l’elenco dei responsabili e il comma 5 definisce le modalità con cui adempiere all’obbligo di trasmissione di dati previsto dall’articolo 141-decies, comma 4, del Codice del Consumo che vede il Ministero della giustizia quale autorità competente per gli organismi ADR ai sensi dell’articolo 141-octies, comma 1, lettera a). Il Ministero delle imprese e del made in Italy, quale punto di contatto unico, riceve da tutte le autorità competenti in modo costante e regolare tutti gli aggiornamenti della sezione speciale del registro, riservata agli organismi ADR.

L’articolo 16 - riprendendo in parte il contenuto dell’articolo 8 del regolamento vigente- prevede gli obblighi ai quali devono attenersi gli organismi e gli enti di formazione iscritti nel registro, tra cui quello di conservazione dei dati inseriti nei registri informatizzati relativi ai procedimenti trattati, in conformità all’articolo 2961, primo comma, del codice civile, per un periodo non inferiore a tre anni. Il comma 5 individua, in attuazione dell’articolo 16-bis, comma 2, del decreto legislativo, il termine periodico entro il quale l’ente di formazione comunica al Ministero della giustizia i dati relativi ai corsi organizzati e svolti nell’anno precedente, completo delle indicazioni dei nomi di formatori e docenti. Il comma 9 sancisce l’obbligo di trasmissione di dati a fini statistici a carico degli organismi ADR iscritti nella apposita sezione speciale del registro, in attuazione di quanto disposto, sul punto, dall’articolo 141-novies, comma 4, del Codice del consumo. I dati oggetto di trasmissione dovranno essere necessariamente aggregati, come del resto già dispone la circolare del Dipartimento dell'Organizzazione Giudiziaria, del Personale e dei Servizi Direzione Generale di Statistica del 15 novembre 2013.

L’articolo 17 dello schema di regolamento disciplina gli obblighi di trasparenza degli organismi di mediazione, prevedendo la comunicazione al pubblico di dati rilevanti già richiesti in sede di iscrizione, tra cui i dati identificativi e il numero d’ordine dei mediatori; i contatti, l'indirizzo postale della sede e delle eventuali sedi operative, l’indirizzo di posta elettronica e di posta elettronica certificata; le generalità e il curriculum del responsabile dell’organismo. L’obbligo di pubblicazione dell’organigramma di cui al comma 1, lett.e) (simmetrico, peraltro, a quello di cui all’articolo 19, c.1, lett.,c), riguarda, come si evince dal disposto testuale, le sole funzioni e responsabilità e non anche i nominativi dei dipendenti (cfr., invece, e contrariis, artt. 17, c.1, lett.i) e 19, c.1, lett.e).

Il capo V dello schema è dedicato alla disciplina delle indennità e delle spese di mediazione, (articoli da 28 a 34) mentre il capo VI è dedicato alle procedure per la sospensione e cancellazione, oltre che alla tipizzazione delle condotte presupposto dell’adozione di tali provvedimenti.

Tra le condotte idonee all’adozione di un provvedimento sanzionatorio si segnalano, all’art. 36, comma 1, lettera d), quelle sulla mancata verifica, da parte del responsabile del registro, dei requisiti di onorabilità e competenza del mediatore. Alla lettera h) dell’articolo 36 si prevede la cancellazione dell’organismo che volontariamente divulghi dati particolari relativi alle procedure di mediazione, in violazione del generale dovere di riservatezza sancito dall’articolo 9 del decreto legislativo.

All’interno del capo VII, l’articolo 47 individua nei due dicasteri competenti, per le rispettive attribuzioni, i titolari dei trattamenti di dati personali ai fini della tenuta ed aggiornamento del registro, della sezione speciale e degli elenchi.

Ai sensi del comma 3, le finalità di rilevante interesse pubblico sottese al trattamento dei dati personali correlato alla tenuta del registro e dell’elenco sono individuate in quelle di cui alle lettere l) e q)- cui andrebbe aggiunta la n) – del comma 2 (erroneamente indicato come comma 1)  dell’articolo 2-sexies del Codice. Il comma 4 vieta la comunicazione o la diffusione a terzi dei dati personali, fermi restando l’adempimento degli obblighi di comunicazione previsti dagli articoli 12, comma 5 e  39, comma 4 e la messa a disposizione del pubblico, attraverso il sito web del Ministero dedicato alla mediazione, della sezione speciale del registro per gli organismi ADR, degli elenchi dei responsabili, mediatori e formatori e dei provvedimenti indicati dall’articolo 39, comma 3, con espressa salvaguardia del divieto di diffusione di dati genetici e biometrici di cui all’articolo 2-septies del Codice.

Il comma 5 individua - in dieci anni e comunque nel termine di definizione di eventuali contenziosi – la durata della conservazione dei dati trattati dal Ministero. il termine decennale di conservazione dei dati appare compatibile con il termine prescrizionale dei principali diritti, azioni e reati suscettibili di venire in rilievo in materia.

RITENUTO

La disciplina proposta dallo schema di regolamento non presenta criticità in termini di protezione dati, anche in ragione della sua conformità alla normativa di riferimento.

Al fine di elevare le garanzie da accordare ai dati trattati va, tuttavia, valutata l’opportunità della previsione, con decreto direttoriale e previa valutazione d’impatto ex art. 35 del Regolamento, delle misure tecniche e organizzative volte ad assicurare un adeguato livello di sicurezza del trattamento, nel rispetto dell’articolo 32 del Regolamento medesimo, comprensive anche delle modalità di realizzazione dell’accesso selettivo alle informazioni, da parte dei soggetti autorizzati.

IL GARANTE

ai sensi dell’articolo 36, paragrafo 4, del Regolamento, esprime parere favorevole sul proposto schema di regolamento, con l’osservazione, esposta nel “Ritenuto”, volta a evidenziare l’opportunità della previsione, con decreto direttoriale e previa valutazione d’impatto ex art. 35 del Regolamento, delle misure tecniche e organizzative volte ad assicurare, nel rispetto dell’articolo 32 del Regolamento medesimo, un adeguato livello di sicurezza del trattamento, comprensive anche delle modalità di realizzazione dell’accesso selettivo alle informazioni, da parte dei soggetti autorizzati.

Roma, 6 luglio 2023

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Cerrina Feroni

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei