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[doc. web n. 9979171]

Provvedimento dell'11 gennaio 2024

Registro dei provvedimenti
n.  9 dell'11 gennaio 2024

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla quale hanno preso parte il prof. Pasquale Stanzione, presidente, la prof.ssa Ginevra Cerrina Feroni, vicepresidente, il dott. Agostino Ghiglia e l'avv. Guido Scorza, componenti e il cons. Fabio Mattei, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito, “Regolamento”);

VISTO il d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l’adeguamento dell’ordinamento nazionale al Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la Direttiva 95/46/CE (di seguito “Codice”);

VISTO il Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali, approvato con deliberazione n. 98 del 4 aprile 2019, pubblicato in G.U. n. 106 dell’8 maggio 2019 e in www.gpdp.it, doc. web n. 9107633 (di seguito “Regolamento del Garante n. 1/2019”);

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del Regolamento del Garante n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, doc. web n. 1098801;

Relatore il prof. Pasquale Stanzione;

PREMESSO

1. Introduzione.

Pur avendo ravvisato che, in base a un controllo effettuato dall’Autorità sul relativo sito web istituzionale, la Provincia di Sassari (di seguito, la “Provincia”) ha effettuato la pubblicazione dei dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito, il “RPD”) nominato, ai sensi dell'articolo 37 del Regolamento, con Decreto n. 72 del 22 ottobre 2018 dell'Amministratore Straordinario, non risulta, tuttavia, che tale Provincia abbia effettuato la comunicazione dei dati di contatto del RPD all’Autorità, in relazione al cui adempimento  ha messo a disposizione un apposito canale dedicato (reperibile alla pagina https://servizi.gpdp.it/comunicazionerpd/s/).

2. L’attività istruttoria.

Con nota del XX (prot. n. XX), l’Ufficio, sulla base degli elementi acquisiti e dalle verifiche compiute, ha notificato alla Provincia, ai sensi dell’art. 166, comma 5, del Codice, l’avvio del procedimento per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 58, par. 2, del Regolamento, per non aver effettuato la comunicazione dei dati di contatto del RPD all’Autorità, in violazione dell’art. 37, par. 7, del Regolamento.

Con la medesima nota, la Provincia è stata invitata a produrre al Garante scritti difensivi o documenti ovvero a chiedere di essere sentita dall’Autorità (art. 166, commi 6 e 7, del Codice, nonché art. 18, comma 1, dalla l. 24 novembre 1981, n. 689).

Con nota dell’XX (prot. n. XX), la Provincia ha presentato la propria memoria difensiva, dichiarando, tra l’altro, che:

- “la mancata registrazione presso il sito del Garante, fu dovuta presumibilmente ad un mero disguido informatico che ha portato all’errore contestato”;

- a seguito della vostra segnalazione, riscontrata la carenza, si è provveduto a comunicare il nominativo del nuovo DPO individuato, inserendolo nella sezione privacy del sito istituzionale dell’ente”.

3. Esito dell’attività istruttoria.

Il trattamento dei dati personali, da parte dei soggetti pubblici, deve avvenire nel rispetto delle disposizioni del Regolamento e del Codice.

Ai sensi dell’art. 37 del Regolamento, “Il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento designano sistematicamente un responsabile della protezione dei dati ogniqualvolta: a) il trattamento è effettuato da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, eccettuate le autorità giurisdizionali quando esercitano le loro funzioni giurisdizionali” (par. 1, lett. a)); “Il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento pubblica i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati e li comunica all'autorità di controllo” (par. 7).

Inoltre, nelle “Linee-guida sui responsabili della protezione dei dati (RPD)”, adottate dal Gruppo di lavoro articolo 29 in materia di protezione dei dati personali il 13 dicembre 2016 ed emendate il data 5 aprile 2017, si aggiunge che “L’articolo 37, settimo paragrafo, del RGPD impone al titolare o al responsabile del trattamento di pubblicare i dati di contatto del RPD, e di comunicare i dati di contatto del RPD alle pertinenti autorità di controllo. Queste disposizioni mirano a garantire che tanto gli interessati (all’interno o all’esterno dell’ente/organismo titolare o responsabile) quanto le autorità di controllo possano contattare il RPD in modo facile e diretto senza doversi rivolgere a un’altra struttura operante presso il titolare/responsabile” (par. 2.6).

Anche il “Documento di indirizzo su designazione, posizione e compiti del Responsabile della protezione dei dati (RPD) in ambito pubblico”, adottato dal Garante il 29 aprile 2021 con provvedimento n. 186 (doc. web n. 9589104), precisa che “Per quanto concerne la comunicazione all’Autorità, si evidenzia che il Garante ha reso disponibile un’apposita procedura online non solo per la comunicazione, ma anche per la variazione e la revoca del nominativo del RPD designato. Tale procedura rappresenta l’unico canale di contatto utilizzabile a questo specifico fine ed è reperibile alla pagina https://servizi.gpdp.it/comunicazionerpd/s/, ove sono riportate anche le apposite istruzioni e le relative FAQ: peraltro, si richiama l’attenzione degli enti a inserire correttamente i dati richiesti, come l’individuazione del titolare del trattamento (l’ente complessivamente inteso, e non il legale rappresentante) e la compilazione del codice fiscale dell’amministrazione (e non della partita IVA, ovvero del codice fiscale di altro soggetto)” (par. 7).

Nel caso di specie, essendo stata verificata la mancata comunicazione dei dati di contatto del RPD all’Autorità, risulta accertata la violazione dell’art. 37, par. 7, del Regolamento.

4. Conclusioni.

Alla luce delle valutazioni sopra richiamate, si rileva che le dichiarazioni rese dalla Provincia nel corso dell’istruttoria ˗ della cui veridicità si può essere chiamati a rispondere ai sensi dell’art. 168 del Codice ˗ seppure meritevoli di considerazione, non consentono di superare i rilievi notificati dall’Ufficio con l’atto di avvio del procedimento e risultano insufficienti a consentire l’archiviazione del presente procedimento, non ricorrendo, peraltro, alcuno dei casi previsti dall’art. 11 del Regolamento del Garante n. 1/2019.

Si confermano, pertanto, le valutazioni preliminari dell’Ufficio e si rileva l’illiceità del trattamento di dati personali effettuato dalla Provincia per non aver comunicato i dati di contatto del RPD all’Autorità in violazione dell’art. 37, par. 7, del Regolamento.

5. Adozione dell’ordinanza ingiunzione per l’applicazione della sanzione amministrativa pecuniaria e delle sanzioni accessorie (artt. 58, par. 2, lett. i), e 83 del Regolamento; art. 166, comma 7, del Codice).

Il Garante, ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i), e 83 del Regolamento nonché dell’art. 166 del Codice, ha il potere di “infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria ai sensi dell’articolo 83, in aggiunta alle [altre] misure [correttive] di cui al presente paragrafo, o in luogo di tali misure, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso” e, in tale quadro, “il Collegio [del Garante] adotta l’ordinanza ingiunzione, con la quale dispone altresì in ordine all’applicazione della sanzione amministrativa accessoria della sua pubblicazione, per intero o per estratto, sul sito web del Garante ai sensi dell’articolo 166, comma 7, del Codice” (art. 16, comma 1, del Regolamento del Garante n. 1/2019).

Al riguardo, nel caso di specie, la violazione della disposizione citata è soggetta all’applicazione della stessa sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 83, par. 4, del Regolamento. La predetta sanzione amministrativa pecuniaria inflitta, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso, va determinata nell’ammontare tenendo in debito conto gli elementi previsti dall’art. 83, par. 2, del Regolamento, in relazione ai quali si osserva quanto segue.

La mancata comunicazione dei dati di contatto del RPD da parte della Provincia ha inciso negativamente sulla possibilità che l’Autorità contattasse il RPD in modo facile e diretto.

Di contro, si osserva che la Provincia si è attivata al fine di porre rimedio alla violazione e attenuarne i possibili effetti negativi (avendo provveduto a comunicare i dati di contatto del RPD all’Autorità in data 27 aprile 2023), e che non risultano a carico della stessa precedenti violazioni pertinenti commesse o precedenti provvedimenti di cui all’art. 58 del Regolamento. Si rileva, altresì, il carattere colposo della violazione. In ragione dei suddetti elementi, valutati nel loro complesso, si ritiene di determinare l’ammontare della sanzione pecuniaria, nella misura di euro 2.000 (duemila) per la violazione dell’art 37, par. 7, del Regolamento quale sanzione amministrativa pecuniaria ritenuta, ai sensi dell’art. 83, par. 1, del Regolamento, effettiva, proporzionata e dissuasiva.

Si ritiene, altresì, che debba applicarsi la sanzione accessoria della pubblicazione sul sito web del Garante del presente provvedimento, prevista dall’art. 166, comma 7, del Codice e dall’art. 16 del Regolamento del Garante n. 1/2019, trattandosi del mancato assolvimento a un adempimento divenuto obbligatorio da più di cinque anni.

Si ritiene, infine, che ricorrono i presupposti di cui all’art. 17 del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ai sensi dell’art. 57, par. 1, lett. f), del Regolamento, dichiara illecita la condotta tenuta dalla Provincia di Sassari, descritta nei termini di cui in motivazione, consistente nella violazione dell’art. 37, par. 7, del Regolamento.

ORDINA

Alla Provincia di Sassari, con sede in Piazza D'Italia n. 31, 07100, Sassari - CF 00230190902 - ai sensi degli artt. 58, par. 2, lett. i), e 83, par. 5, del Regolamento e dell’art. 166, comma 2, del Codice, di pagare la somma di euro 2.000 (duemila) a titolo di sanzione amministrativa pecuniaria per le violazioni indicate in motivazione;

INGIUNGE

Alla Provincia di Sassari, di pagare la somma di euro 2.000 (duemila) secondo le modalità indicate in allegato, entro 30 giorni dalla notificazione del presente provvedimento, pena l’adozione dei conseguenti atti esecutivi a norma dall’art. 27 della l. n. 689/1981.

Al riguardo, si ricorda che resta salva la facoltà per il trasgressore di definire la controversia mediante il pagamento – sempre secondo le modalità indicate in allegato – di un importo pari alla metà della sanzione irrogata, entro 30 giorni dalla data della notifica del presente provvedimento, ai sensi dell’art. 166, comma 8, del Codice (cfr. anche art. 10, comma 3, del d.lgs. n. 150 dell’1/9/2011);

DISPONE

la pubblicazione del presente provvedimento sul sito web del Garante ai sensi dell’art. 166, comma 7, del Codice;

l’annotazione del presente provvedimento nel registro interno dell’Autorità, previsto dall’art. 57, par. 1, lett. u), del Regolamento, delle violazioni e delle misure adottate in conformità all'art. 58, par. 2, del Regolamento.

Ai sensi degli artt. 78 del Regolamento, 152 del Codice e 10 del d.lgs. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento è possibile proporre ricorso dinnanzi all’autorità giudiziaria ordinaria, a pena di inammissibilità, entro trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso ovvero entro sessanta giorni se il ricorrente risiede all’estero.

Roma, 11 gennaio 2024

IL PRESIDENTE
Stanzione

IL RELATORE
Stanzione

IL SEGRETARIO GENERALE
Mattei