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Esonero dall'obbligo di rendere individualmente l'informativa agli interessati - 18 dicembre 2014 [3716039]

[doc. web n. 3716039]

Esonero dall´obbligo di rendere individualmente l´informativa agli interessati - 18 dicembre 2014

Registro dei provvedimenti
n. 606 del 18 dicembre 2014

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vice presidente, della dott.ssa Giovanni Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196), con particolare riferimento agli artt. 2, comma 2, 11, comma 1, lett. a), 13, comma 5, lett. c) e 154;

VISTA l´istanza, formulata congiuntamente da FNAC Italia S.r.l. in liquidazione e FRC Group S.r.l., con la quale, in seguito alle procedure di cessione dei rami d´azienda intercorse tra la medesime società, è stato chiesto al Garante l´esonero dall´obbligo di rendere individualmente l´informativa agli interessati e di ottenere il relativo consenso al trattamento, nonché la contestuale indicazione di eventuali misure appropriate ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c), del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice);

VISTA la documentazione in atti, con particolare riferimento al contratto di cessione;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la dott.ssa Giovanni Bianchi Clerici.

Premesso

1. L´istanza delle società.

1.1. E´ pervenuta a questa Autorità in data 5 agosto 2013 l´istanza −successivamente integrata dalle note del 28 aprile 2014 e 1 settembre 2014, recanti elementi e nuova documentazione− formulata congiuntamente da FNAC Italia S.r.l. in liquidazione e FRC Group S.r.l., con la quale è stato chiesto, in relazione all´avvenuto conferimento −ai fini della loro gestione− dei rami di azienda relativi ad alcuni punti vendita (attivi a marchio Trony) appartenenti al network commerciale di FNAC, l´esonero dall´obbligo di rendere individualmente l´informativa agli interessati e la contestuale indicazione di eventuali misure appropriate ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c), del Codice.

La richiesta è motivata dal fatto che a fronte di una grave crisi economica e finanziaria, FNAC Italia S.r.l. è stata posta in liquidazione  e in data 1 febbraio 2013 ha depositato, avanti al Tribunale di Milano, ricorso per l´ammissione al concordato preventivo con riserva. Successivamente al deposito della proposta concordataria e alla dichiarazione di apertura, da parte del Tribunale di Milano, della procedura del concordato preventivo (v. decreto 13 giugno 2013, depositato in data 19 giugno 2013), FRC Group S.r.l., società costituita all´uopo e direttamente controllata da DPS Group S.r.l, ha presentato a FNAC Italia S.r.l. un´offerta vincolante avente ad oggetto l´affitto e il successivo acquisto dei rami di azienda relativi ad alcuni punti vendita siti in Milano (Via Torino, angolo Via della Palla), Napoli (Via Luca Giordano, 69), Torino (Via Roma, 56), Verona (Via Cappello, 34) e Genova (Via XX settembre, 46/R) con esclusione di tutti gli ulteriori punti vendita appartenenti al network commerciale di FNAC oltre a tutte le strutture organizzative e amministrative centrali di FNAC.

La procedura di vendita e cessione dei predetti rami di azienda si è conclusa, come da comunicazione pervenuta al Garante in data 1° settembre 2014, con la stipula dell´atto notarile avvenuta in data 30 maggio 2014.

Sulla base di quanto stabilito nel contratto di cessione, il trasferimento avrà ad oggetto ciascun complesso di beni organizzati per l´esercizio dell´attività propria di ogni ramo di azienda tra i quali sono espressamente ricompresi:

a) tutti i cespiti afferenti a ciascun ramo di azienda, come risultanti dall´inventario eseguito dalle parti ed allegato all´atto di trasferimento del 30 maggio 2014;

b) tutti i contratti relativi alla gestione dei rami di azienda ceduti tra i quali sono ricompresi anche i contratti di gestione e/o affidamento di reparto e ciascun contratto di locazione;

c) tutte le autorizzazioni e licenze commerciali afferenti a ciascun ramo di azienda;

d) il data base, le banche dati e gli archivi storici di pertinenza del relativo punto vendita e di tutti gli ulteriori punti vendita della FNAC (incluse le liste di clienti e dei possessori di carte di fedeltà);

e) tutti i dipendenti dei rami di azienda, già transitati da FNAC a FRC in forza del contratto di affitto dei rami di azienda del 3 luglio 2013.

1.2. Suddetta cessione, così come rappresentata, comporta effetti non solo sulla titolarità di beni e rapporti giuridici ma anche sulla titolarità del trattamento dei dati personali oggetto di cessione, risultando infatti, dalle dichiarazioni fornite dalle società istanti, che "FRC Group, dal 15 luglio 2013" –a seguito del contratto di affitto del ramo di azienda- "ha acquisito per i dati identificativi e personali dei clienti la qualifica di Titolare del trattamento".

Tuttavia, bisogna sottolineare che il trattamento dei dati personali che interessa il perimetro dei rami di azienda oggetto di trasferimento, coincidente con le attività della cessionaria e per il quale si chiede l´esonero dall´obbligo di rendere l´informativa, si riferisce a tutti i dati ricollegabili alle seguenti tipologie di interessati:

a. clienti, (dati identificativi di tutti i soggetti presenti nel data base  ceduto –anche diversi da persone fisiche– aderenti al programma di fidelizzazione e/ o registrati sul sito www.fnac.it);

b. fornitori (attuali), titolari di contratti commerciali per l´acquisto di beni e servizi connessi alla gestione dei rami di azienda ceduti;

c. organico (attuale) coincidente con i dipendenti dei rami di azienda, già transitati da FNAC a FRC in forza del contratto di affitto di rami di azienda del 3 luglio 2013.

Nel complesso, le operazioni di cessione, secondo le stime effettuate dalle società istanti, riguarderebbero un numero elevatissimo di interessati (oltre quattrocento mila nominativi tra soggetti aderenti  al programma di fidelizzazione e utenti o soggetti registrati sul sito www. fnac.it oltre ai dipendenti e ai fornitori).

In relazione alla suddette operazioni, FRC Group S.r.l. ha dichiarato di voler effettuare il trattamento dei dati riferito alle menzionate tipologie di interessati, in termini sostanzialmente invariati per quanto concerne le finalità e le modalità seguite, e quindi in modo compatibile con gli scopi per i quali le stesse sono state in precedenza raccolte e trattate (cfr. istanza presentata il 5 agosto 2013, p. 3).

1.3. In ragione dell´assunzione da parte della società FRC Group della qualità di titolare del trattamento dei dati personali relativi agli interessati (limitatamente all´ambito di competenza relativo ai rami di azienda acquistati), la stessa si è posta il problema delle modalità con le quali gli interessati debbano essere informati riguardo a tali circostanze (art. 13 del Codice).

A detta di FRC, cui in ragione della successione nei rami di azienda spetterà porre in atto le misure prescritte ai sensi del presente provvedimento, sussisterebbero notevoli difficoltà nell´informare in modo adeguato (tenendo conto anche della complessità e della durata delle procedure che hanno portato alla definizione del nuovo assetto proprietario) un numero così elevato di soggetti coinvolti nelle operazioni di cessione; ciò comporterebbe, infatti, l´impiego di mezzi manifestamente sproporzionati rispetto ai diritti degli interessati.

Alla luce di tali considerazioni, FRC Group chiede di poter fornire l´informativa non mediante comunicazioni individuali ma attraverso modalità alternative. A tal fine la società chiede al Garante di voler fornire l´indicazione di eventuali misure appropriate, ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c), del Codice in materia di protezione dei dati personali.

2. L´informativa agli interessati e le ulteriori condizioni di liceità del trattamento.

Preliminarmente si ribadisce (come peraltro riconosciuto dagli istanti) che la cessione del ramo di azienda effettuata da FNAC Italia S.r.l. in occasione della costituzione di FRC Group S.r.l. non ha esaurito i suoi effetti solo sul piano civilistico, ma ha investito anche l´aspetto relativo alla protezione dei dati personali di soggetti che, prima di allora, avevano contatti con la sola società cedente (all´epoca titolare del trattamento).

Al riguardo si rileva che entrambe le società, assumendo ogni responsabilità ai sensi dell´art. 168 del Codice, hanno dichiarato che, anche a seguito della cessione del ramo d´azienda, il trattamento dei dati personali degli interessati proseguirà in termini sostanzialmente invariati rispetto a prima, nel rispetto delle finalità che ne avevano determinato la raccolta e con l´osservanza delle modalità sino ad allora seguite (cfr. le istanze presentate il 5 agosto 2013 ed il 28 aprile e 1 settembre 2014).

Riguardo al profilo relativo alla comunicazione dei dati personali degli interessati da FNAC Italia S.r.l. a FRC Group S.r.l., si rileva che nel caso in questione, essendosi verificata una cessione di ramo di azienda, trovano applicazione gli artt. 2558 (successione nei contratti), 2559 (crediti relativi all´azienda ceduta), 2560 (debiti relativi all´azienda ceduta) e 2112 (mantenimento dei diritti dei lavoratori in caso di trasferimento d´azienda) del codice civile. In ragione di tale peculiare disciplina, sul piano sostanziale si determina una successione legale del nuovo imprenditore in tutti i rapporti giuridici e in tutte le posizioni attive  e passive facenti capo al cedente (salvo, riguardo ai contratti, i rapporti aventi carattere personale), sicché, subentrando l´acquirente -per legge- nella stessa posizione dell´alienante, il trattamento dei dati personali diversi da quelli sensibili e giudiziari dei fornitori e dei titolari di contratti commerciali per l´acquisto di beni e servizi connessi alla gestione dei rami di azienda ceduti, non necessita di alcun consenso, trovando applicazione il presupposto equipollente di cui all´art. 24, comma 1, lett. b) del Codice, che consente di prescindere da esso nel caso in cui il trattamento sia necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto di cui sia parte lo stesso interessato.

Sempre tenuto conto della disciplina del Codice e, in particolare, dell´art. 24, comma 1, lett. g), si ritiene che il trattamento dei dati personali della clientela, soggetti aderenti in particolare al programma di fidelizzazione e/o registrati sul sito www.fnac.it, diversi da quelli sensibili non necessiti di alcun consenso, dovendosi contemperare, nel caso di specie, la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati con l´interesse della società acquirente alla prosecuzione dell´attività economica.

Inoltre, tenuto conto dell´art. 26, comma 4, lett. d) del Codice, non necessita di consenso il trattamento dei dati anche sensibili dei dipendenti, risultando al riguardo sufficiente il rispetto delle sole prescrizioni contenute nell´autorizzazione generale n. 1/2013 del Garante al momento vigente.

Ciò premesso, resta comunque doveroso il rispetto dell´obbligo posto dall´art. 13 del Codice che, nell´ipotesi in cui –come quella in questione- i dati personali non siano raccolti direttamente presso l´interessato, impone al titolare del trattamento di rendere l´informativa al predetto "all´atto della registrazione dei dati o, quando è prevista la loro comunicazione, non oltre la prima comunicazione" (art. 13, comma 4 del Codice).

Nel caso in oggetto, stante l´elevata mole dei rapporti in cui FRC Group S.r.l. è subentrata "ex lege" (in proposito, basti pensare agli oltre quattrocento mila nominativi tra soggetti aderenti  al programma di fidelizzazione e/o registrati sul sito www. fnac.it, oltre ai dipendenti e ai fornitori) si deve effettivamente ritenere che non sia possibile rendere l´informativa a tutti gli interessati in forma individuale e che, comunque, anche qualora ciò fosse astrattamente realizzabile, ne discenderebbe un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato –anche per costi ed oneri- rispetto al diritto tutelato.

Pertanto, si ritiene che la richiesta di esonero possa essere accolta e per l´effetto, ai sensi dell´art. 13, comma 5, lett. c) del Codice, si prescrive, quale misura appropriata, che l´informativa agli interessati venga resa da parte di FRC Group S.r.l. secondo modalità alternative e semplificate.

A tal fine, si ricordi che la disciplina di protezione dei dati personali prevede che i dati personali debbano essere trattati "secondo correttezza" (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice), assicurando un livello elevato di tutela dei diritti e delle libertà fondamentali "nel rispetto dei princìpi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia" (art. 2, comma 2, del Codice); tali garanzie possono essere assicurate nel caso in esame mediante la pubblicazione dell´informativa contenente gli elementi previsti dall´art. 13, commi 1 e 2, del Codice sul sito web di FRC Group S.r.l., avendo cura, inoltre, di fornire direttamente ai soggetti ceduti gli elementi contenuti nell´art. 13, commi 1 e 2, del Codice, alla prima occasione utile.

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:

accoglie la richiesta di esonero e, per l´effetto, ai sensi dell´art. 13, comma 5 del Codice, dispone che FRC Group S.r.l., possa prescindere, per le ragioni di cui in motivazione, dal rendere l´informativa individuale agli interessati, sempre che la stessa, tuttavia, fornisca agli interessati la prevista informativa:

a. mediante la pubblicazione di un annuncio recante i contenuti dell´informativa sul proprio sito web;

b. mediante la comunicazione agli interessati in occasione della prima circostanza utile di contatto.

Ai sensi dell´art. 24, comma 1, lett. g) del Codice, dispone che, per effetto del presente provvedimento, i trattamenti dei dati personali della clientela, soggetti aderenti in particolare al programma di fidelizzazione e/ o registrati sul sito www.fnac.it, diversi da quelli sensibili possano essere effettuati anche in assenza del consenso degli interessati, nei limiti delle finalità originarie della raccolta.

Non necessita di consenso il trattamento dei dati personali diversi da quelli sensibili e giudiziari dei fornitori, titolari di contratti commerciali per l´acquisto di beni e servizi connessi alla gestione dei rami di azienda ceduti, nonché il trattamento dei dati personali anche sensibili dei dipendenti, trovando applicazione, rispettivamente, i presupposti equipollenti di cui all´art. 24, comma 1, lett. b) e 26 comma 4, lett. d) del Codice.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 18 dicembre 2014

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Bianchi Clerici

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia