[doc. web n. 10168570]

Parere su istanza di accesso civico - 18 agosto 2025 

Registro dei provvedimenti
n. 478 del 18 agosto 2025

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27/4/2016, «relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)» (di seguito “RGPD”);

VISTO l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30/6/2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

VISTO l’art. 5, del d. lgs. n. 33 del 14/3/2013, recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

VISTA la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. serie generale n. 7 del 10/1/2017 e in http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?ca=6666 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

VISTO il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

VISTA la richiesta di parere del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della Città di Benevento, presentata ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

CONSIDERATO che il predetto art. 5, comma 7, prevede che il Garante si pronunci entro il termine di dieci giorni dalla richiesta;

RITENUTO che il breve lasso di tempo per rendere il previsto parere non permette allo stato la convocazione in tempo utile del Collegio del Garante;

RITENUTO quindi che ricorrono i presupposti per l’applicazione dell’art. 5, comma 8, del Regolamento n. 1/2000 sull’organizzazione e il funzionamento dell’ufficio del Garante, nella parte in cui è previsto che «Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilità che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente può adottare i provvedimenti di competenza dell’organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno» (in www.gpdp.it, doc. web, n. 1098801);

Vista la documentazione in atti;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza della Città di Benevento ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, in ordine a un provvedimento di diniego parziale di un’istanza di accesso civico generalizzato.

Dall’istruttoria è emerso che è stata presentata una richiesta di accesso civico generalizzato (ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013), avente a oggetto «copia della disposizione di servizio con la quale il dipendente contrassegnato con la matricola [identificata in atti] è stato collocato in ferie (a domanda o d’ufficio)».

L’Amministrazione – dopo aver coinvolto il soggetto controinteressato che si è opposto all’accesso – ha rifiutato l’accesso civico al predetto documento, richiamando il limite della protezione dei dati personali di cui all’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Il soggetto istante ha, quindi, chiesto il riesame del provvedimento di diniego al RPCT, ritenendo l’atto non legittimo e insistendo nelle proprie richieste, rappresentando, fra l’altro, che a suo parere sarebbero dati personali solo i dati identificativi del dipendente e non anche le informazioni riguardanti le relative ferie e permessi non fruiti. A sostegno delle proprie ragioni, è richiamato il parere dell’Autorità nazionale anticorruzione-ANAC n. 2672 del 9/7/2025 (in https://www.anticorruzione.it/-/parere-anticorruzione-del-9-luglio-2025-urav.2672.2025).

OSSERVA

1. Introduzione

La disciplina di settore in materia di accesso civico contenuta nel d. lgs. n. 33/2013 prevede che «allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del presente decreto, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall’art. 5-bis» (art. 5, comma 2, d. lgs. n. 33/2013).

La medesima normativa sancisce che l’accesso civico è rifiutato, fra l’altro, «se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (art. 5-bis, comma 2, lett. a, d. lgs. n. 33/2013). Per “dato personale” si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”)» e si considera “identificabile” «la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD).

Nelle valutazioni da effettuare in ordine alla possibile ostensione di dati personali (o documenti che li contengono) tramite l’istituto dell’accesso civico, deve essere tenuto in considerazione che– a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali del soggetto controinteressato, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai dati e ai documenti richiesti.

Inoltre, è necessario rispettare, in ogni caso, i principi sanciti nel RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere – rispettivamente – «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c).

In tale contesto, occorre tenere conto anche delle ragionevoli aspettative di confidenzialità del soggetto interessato e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti a quest’ultimo dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati personali richiesti (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

2. Osservazioni sul caso sottoposto all’attenzione del Garante

Nel caso sottoposto all’attenzione di questa Autorità, oggetto dell’accesso civico risultano essere dati e informazioni di carattere personale, relativi alla fruizione delle ferie e quindi alla presenza sul luogo di lavoro del un dipendente di un ente comunale. 

Contrariamente a quanto sostenuto dal soggetto istante nella richiesta di riesame, si tratta indubbiamente di dati personali, in quanto riguardanti una persona fisica identificata e conosciuta dal soggetto istante (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD). Si rileva, inoltre, che le informazioni riguardanti il godimento delle ferie e delle eventuali assenze dal servizio sono di natura delicata che, per motivi personali, non sempre si desidera portare a conoscenza di soggetti estranei, in quanto tramite esse si viene a conoscenza di specifiche attività e abitudini lavorative. 

Questa Autorità si è, inoltre, già espressa con ampiezza di argomentazioni in numerosi casi sull’accesso civico a dati relativi a ferie e presenze sul lavoro, ritenendo sussistere il limite previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013 (cfr., fra gli altri, i pareri contenuti nei seguenti provvedimenti reperibili in www.gpdp.it: n. 130 del 10/03/2025, doc. web n. 10120228; n. 54 del 24/1/2024, doc. web. n. 9977461, n. 249 del 15/07/2022, doc. web n. 9809119, n. 152 del 17/8/2020,  doc. web n. 9477809; n. 185 del 10/10/2019, doc. web n. 9198091; n. 61 del 14/3/2019, doc. web n. 9113854; n. 60 del 14/3/2019, doc. web n. 9102014; n. 516 del 19/12/2018, doc. web n. 9075337; n. 458 del 27/9/2018, doc. web n. 9049940; n. 190 del 10/4/2017, doc. web n. 6383028; n. 369 del 13/9/2017, doc. web n. 7155944).

In tale contesto – conformemente ai precedenti orientamenti del Garante – si ritiene che, ai sensi della normativa vigente e delle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, il Comune abbia correttamente respinto l’accesso civico alle informazioni riguardanti le ferie del dipendente comunale. Al riguardo, infatti, la relativa ostensione – stante l’amplificato regime di pubblicità previsto dal legislatore, che incrementa la potenzialità lesiva dell’eventuale diffusione delle predette informazioni – può arrecare a seconda delle ipotesi e del contesto in cui le informazioni fornite possono essere utilizzate da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013. 

Sul punto si osserva che, considerando la tipologia e la natura dei dati e delle informazioni personali oggetto dell’istanza di accesso civico nel caso in esame (afferenti alla vita lavorativa, al rapporto di lavoro, ma più in generale, alle stesse abitudini di vita) la relativa generale conoscenza da parte di terzi, potrebbe determinare un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti del soggetto controinteressato, potendolo esporre a difficoltà relazionali con i colleghi di lavoro e creare ingiustificati pregiudizi da parte degli utenti esterni che venissero a contatto con lo stesso nell’esercizio delle funzioni, con conseguenti ripercussioni negative sul piano professionale, personale, sociale e relazionale, sia all’interno che all’esterno dell’ambiente lavorativo (art. 5-bis, comma 2, lett. a, del d. lgs. n. 33/2013; art. 5, par. 1, lett. b e c, del RGPD). Ciò anche considerando le ragionevoli aspettative di confidenzialità del dipendente coinvolto in relazione al trattamento dei propri dati personali al momento in cui questi sono stati raccolti dal titolare del trattamento nonché la non prevedibilità, al momento della raccolta dei dati, delle conseguenze derivanti al controinteressato dalla eventuale conoscibilità da parte di chiunque delle informazioni richieste tramite l’accesso civico (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.).

Per completezza, si rappresenta che nel caso in esame dagli atti non emergono con evidente chiarezza elementi che possano in ogni caso consentire di ritenere che, nello specifico caso in esame, la conoscenza generalizzata dei dati relativi alle ferie del dipendente controinteressato possa essere strumentale a «favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico».

Si ritiene inoltre utile ribadire che il complesso delle osservazioni soprariportate – oltre a essere supportato da un costante orientamento di questa Autorità su casi analoghi – non è in alcun modo messo in discussione dal parere dell’ANAC n. 2672/2025 citato dal soggetto istante nella richiesta di riesame, che riguarda una fattispecie del tutto diversa da quella in esame. In tale parere  è stato, fra l’altro, puntualizzato che «In via generale […] l’interesse del richiedente non deve essere oggetto di valutazione da parte dell’amministrazione, tenuto conto che la norma riconosce a “chiunque” il diritto di accesso senza doverne spiegare le ragioni» e tale principio, peraltro, non è stato addotto dall’Ente comunale per negare l’accesso civico generalizzato ai dati richiesti. 

Resta ferma ogni autonoma valutazione dell’amministrazione sull’esistenza di «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso» e dei presupposti per l’esercizio del diverso accesso ai documenti amministrativi secondo la procedura e i limiti di cui agli artt. 22 ss. della l. n. 241/1990.

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE 

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della trasparenza della Città di Benevento, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

In Roma, 18 agosto 2025

IL PRESIDENTE
Stanzione