[doc. web n. 39376]

Richiesta di accesso ai dati - Integrazione della precedente risposta - 9 aprile 1999

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, con la partecipazione del prof. Giuseppe Santaniello, che la presiede, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;

VISTO il ricorso pervenuto al Garante il 10 marzo 1999 e regolarizzato il successivo 30 marzo, presentato dalla interessata nei confronti dell´Avv.. .... in relazione alle richieste di accesso ai dati che la riguardano e di interruzione del relativo trattamento, formulate il 2 giugno 1998 ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675/1996;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota n. 2443 del 9 aprile 1999 con la quale questa Autorità ha invitato il predetto avvocato, ai sensi dell´art. 20, comma 1, del d.P.R. n. 501/1998, a fornire un rapido riscontro alle richieste dell´interessata e ad inviare con immediatezza all´Ufficio del Garante copia della comunicazione;

VISTA la nota di risposta inviata il 14 aprile 1999 all´interessata, ed anticipata via fax con l´unita memoria a questa Autorità lo stesso giorno, nella quale il predetto avvocato ha comunicato:

di essere in possesso dei "dati fiscali" relativi all´interessata, "degli atti defensionali concernenti la causa civile che la riguardava e di non avere alcuna documentazione di varia natura concernente la pratica in oggetto in materia di cartelle cliniche od altro o copie peritali medico legali (la documentazione consegnata fu prodotta in sede civile nel fascicolo che la riguardava)";

a) di interrompere "il trattamento dei dati a seguito della revoca del mandato" e di procedere alla cancellazione dei dati stessi ai sensi dell´art. 13 della legge n. 675 "esclusi gli atti strettamente necessari a documentare l´opera professionale svolta";

b) VISTA la nota del ... con la quale l´interessata ha chiesto di essere sentita per il tramite del proprio procuratore speciale (...);

VISTO il verbale dell´audizione svoltasi il ... presso l´Ufficio del Garante, nella quale il procuratore speciale, in nome e per conto dell´interessata, nel prendere visione e ricevere copia della nota di risposta non ancora pervenuta all´interessata (e dell´allegata memoria), ha dichiarato di ritenerla non esauriente in quanto non completa e, per certi aspetti, non veritiera, chiedendo peraltro di avviare appositi accertamenti ai sensi dell´art. 31 della legge n. 675/1996 in relazione ai fatti esposti dalla ricorrente;

RITENUTO che la risposta fornita dall´Avv. ... soddisfi parzialmente la richiesta della ricorrente di conoscere i dati che la riguardano, poiché evidenzia solo talune loro tipologie (dati fiscali e relativi agli atti della causa civile) e non contiene però precise indicazioni sulle informazioni personali oggetto di trattamento da parte del medesimo avvocato, come invece previsto dall´art. 13 della legge n. 675/1996 ed, in particolare, dall´art. 17 del citato d.P.R. n. 501/1998;

RITENUTO, inoltre, che le precisazioni con le quali lo stesso avvocato, nella risposta e nell´allegata memoria, ha dichiarato di non possedere alcuna altra documentazione "di spesa" o "medica" relativa all´interessata ("cartelle cliniche od altro o copie peritali medico legali") debbano essere chiarite attraverso la dettagliata comunicazione all´interessata di tutti i dati relativi alla sua persona trattati dall´avvocato;

PRESO ATTO, altresì, della dichiarazione del suddetto avvocato in ordine all´interruzione del trattamento dei dati della ricorrente ed alla loro cancellazione, ad esclusione degli ´´atti strettamente necessari a documentare l´opera professionale svolta";

RITENUTO che anche nei confronti di questa dichiarazione dell´avvocato, che sarebbe di per se stessa idonea a soddisfare la corrispondente richiesta della ricorrente, si pone però l´esigenza di fornire all´interessata precise indicazioni su quali dati personali siano conservati allo scopo di documentare l´attività svolta, sulle concrete esigenze connesse a tale trattamento (fiscali, contabili, ecc.) e sulla sua durata in termini temporali (ad es., tre, cinque o dieci anni), in modo da permettere all´interessata di verificarne effettivamente i presupposti e la necessità (v. art. 13, comma 1, lett. c), num. 2), legge n. 675);

RITENUTA, per questi motivi, la necessità che l´avvocato debba integrare la precedente risposta, comunicando alla ricorrente integralmente ed in forma agevolmente comprensibile quali dati personali detiene (qualora non sia possibile estrapolare i dati dai propri archivi e documenti, ciò potrà avvenire anche attraverso l´esibizione o la consegna alla ricorrente di copia della documentazione) e quali, in particolare, verranno conservati ai fini della dichiarata esigenza di documentazione della propria attività professionale;

RITENUTO che il ricorso è, per questi profili, meritevole di accoglimento, essendo fondata la richiesta della ricorrente di conoscere con esattezza e completezza quali sono i dati che la riguardano, mentre non possono essere prese in considerazione nell´ambito del presente procedimento altre richieste dell´interessata che non rientrano nel novero dei diritti previsti dal citato art. 13 (quali, ad esempio, quelle relative alla notificazione del trattamento dei dati od alla restituzione dei documenti);

VISTA la richiesta formulata dalla ricorrente ai sensi dell´art. 20, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998, affinché nel provvedimento che definisce il procedimento si determini in misura forfettaria l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso da porre a totale carico del soccombente;

RITENUTO congruo determinare tale ammontare nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui lire 50.000 per diritti, considerati gli adempimenti connessi, in particolare, alla redazione e presentazione del ricorso e dei documenti inviati, nonché alla comparizione delle parti;

VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18, 19 e 20 del d.P.R. 31 marzo 1998, n. 501; visto, altresì, l´art. 37 della medesima legge;

VISTE le osservazioni in atti formulate dall´Ufficio ai sensi dell´art. 7, comma 2, lett. a), del d.P.R. n. 501/1998, con nota a firma del Segretario generale;

RELATORE il prof. Ugo De Siervo;

TUTTO CIÒ PREMESSO, IL GARANTE:

1. ordina all´avv. ..., ai sensi dell´art. 29, comma 4, della legge n. 675/1996 di integrare la risposta già fornita alla ricorrente nei termini sopra evidenziati, indicando ad essa, entro e non oltre il ..., tutti i dati che la riguardano contenuti nei propri archivi e documenti (anziché le loro tipologie), nonché i dati non eliminati e le specifiche finalità del loro successivo trattamento, con apposita comunicazione scritta agevolmente comprensibile per l´interessata (o anche, ove ciò non sia, in tutto o in parte, possibile, attraverso l´esibizione e la consegna di copia degli stessi documenti) da trasmettere in copia, entro lo stesso termine, anche a questa Autorità;
2. determina ai sensi dell´art. 20, comma 9, del d.P.R. n. 501/1998, nella misura forfettaria di lire 300.000, di cui lire 50.000 per diritti, l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti al presente ricorso, che pone a carico del soccombente;
3. avvia autonomamente ai sensi dell´art. 31, comma 1, lett. d) della legge n. 675/1996, sulla base anche della documentazione acquisita in occasione dell´esame del ricorso, un apposito procedimento per verificare quanto segnalato dalla ricorrente in ordine al trattamento dei dati che la riguardano.

Roma, 19 aprile 1999

IL PRESIDENTE
Santaniello

IL RELATORE
De Siervo

IL SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli