FAQ relative alla procedura telematica per la comunicazione dei dati del RPD

FAQ relative alla procedura telematica
per la comunicazione dei dati del RPD

(aggiornamento 11 giugno 2019)

 

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Faq

La firma digitale deve essere apposta dal soggetto che materialmente effettua la comunicazione ed i cui dati (cognome, nome e indirizzo email) sono stati indicati nella sezione A del modulo.

No. È necessario indicare che la comunicazione viene effettuata su delega selezionando la corrispondente voce e indicando il cognome e nome del soggetto delegante.

È necessario selezionare nella sezione C, al punto 1 "esterno" e al punto 2 "persona giuridica".

La mail con le istruzioni viene inviata alla casella di posta indicata nella sezione A del modulo. Se è stata indicata una casella di posta elettronica certificata, occorre verificare che la stessa sia abilitata alla ricezione di messaggi di posta elettronica ordinaria (molto spesso le caselle di posta elettronica certificata sono configurate in modo da non ricevere messaggi di posta elettronica ordinaria). Si consiglia, inoltre, di verificare che il messaggio non sia stato spostato automaticamente o per errore nella cartella "spam" o "posta indesiderata".

Occorre seguire le istruzioni ricevute con l'email. Si ricorda che in ogni caso il suddetto file non va inviato via email, ma solo caricato sulla piattaforma seguendo le istruzioni.

Il file scaricato è in formato .xml e può essere aperto soltanto tramite appositi programmi. In ogni caso, come chiarito nelle istruzioni, "la minima modifica al file ricevuto comporterà il rigetto della comunicazione; pertanto, si raccomanda di non aprire il file ricevuto ma esclusivamente di procedere alla sua sottoscrizione digitale, previo salvataggio in locale".

Alcuni sistemi di posta elettronica possono alterare i file allegati, inserendo caratteri speciali: può così succedere che il file su cui è apposta la firma risulti difforme da quello che il sistema è impostato per riconoscere, con il conseguente rigetto della comunicazione. Per evitare questo tipo di problematiche, si consiglia di evitare di trasmettere il file da firmare mediante posta elettronica al soggetto che apporrà la firma digitale. E' invece consigliabile completare la procedura di comunicazione e successiva applicazione della firma digitale dalla stessa postazione di lavoro del soggetto firmatario, che come indicato nelle istruzioni, deve coincidere con il soggetto che effettua la comunicazione (vedi sez. A del modulo).

Se si intende apportare variazioni ad una comunicazione già effettuata in precedenza (es. per correggere eventuali inesattezze o errori) è necessario selezionare nella sezione A1 l’opzione “Variazione di una comunicazione”, indicare il numero di protocollo della comunicazione che si intende variare e inserire nuovamente tutte le informazioni richieste, che qualora accettate, saranno intese come integrale sostituzione di quanto comunicato in precedenza.

In questi casi, è necessario ripetere la procedura partendo dall'inizio, cioè effettuando una nuova compilazione dei dati (a cui seguirà l'attribuzione di un nuovo ID provvisorio di comunicazione, con l'invio di un nuovo file da firmare).

Terminato l'upload, la piattaforma procede alle verifiche indicate nelle istruzioni e quindi all'invio del riscontro o del rigetto, seguendo l'ordine di arrivo delle comunicazioni. Eccezionalmente può avvenire che, a causa dell’invio contestuale di numerose comunicazioni, la procedura potrebbe richiedere più tempo e l'arrivo dell'e-mail di riscontro potrebbe tardare un po'. Eventuali informazioni possono essere richieste inviando una mail all'URP del Garante, indicando l'ID provvisorio di comunicazione

No. Resta comunque invariato l’obbligo per ciascun Titolare/Responsabile del trattamento (società controllante/controllata) di comunicare eventuali variazioni.

No. Qualora il Titolare/Responsabile del trattamento proceda alla designazione di un nuovo RPD (ad esempio: per cessazione o mancato rinnovo del contratto di servizi tra il titolare/responsabile del trattamento ed il soggetto designato quale RPD) NON dovrà effettuare la revoca della comunicazione dei dati di contatto del precedente RPD, ma dovrà effettuare una variazione della comunicazione. I nuovi contenuti sostituiranno quanto comunicato in precedenza.

Per procedere alla variazione di una comunicazione, deve essere indicato il numero di protocollo della comunicazione che si intende variare. Assicurarsi che il numero indicato nella sez. A1 sia il numero di protocollo e non l’identificativo provvisorio di comunicazione.

Inoltre, nella sez. B della comunicazione della variazione il valore del campo CF/P.IVA deve essere uguale a quello inserito nella comunicazione che si intende variare. Infine, nella comunicazione di una variazione non è possibile modificare il campo  CF/P.IVA.

Se i dati di contatto del RPD non sono cambiati, non deve essere effettuata una nuova comunicazione.

No, perché la comunicazione dei dati di contatto è un adempimento a carico del Titolare del trattamento, ossia della struttura (azienda o ente) nel suo complesso e non del suo legale rappresentante.

Il numero di protocollo della comunicazione  (composto da 11 cifre) è indicato nella email  - indirizzata al soggetto che ha effettuato la comunicazione che si intende variare all’indirizzo indicato nella sez. A del modulo -  con la quale è stata comunicata la corretta conclusione della procedura.

Lo stesso riferimento si ottiene altresì indicando le 4 cifre corrispondenti all’anno in cui è stata effettuata la comunicazione seguite dalle 7 cifre riportate in alto a sinistra nel documento pdf inviato a mezzo PEC dal Garante a conclusione della procedura stessa.

Tali comunicazioni PEC, come indicato nelle istruzioni, sono state inviate all’indirizzo PEC del Titolare/Responsabile del trattamento (indicato nella Sez. B del modulo) ed all’indirizzo PEC dei dati di contatto del RPD (indicato nel punto 4 della sez. C del modulo).

La corretta conservazione della documentazione attestante l’avvenuta comunicazione dei dati di contatto del RPD rientra nell’ambito delle adeguate misure tecniche ed organizzative che il Titolare del trattamento è tenuto a mettere in atto per garantire, ed essere in grado di dimostrare, la conformità del trattamento. Inoltre, anche il RPD, all’atto della conclusione della procedura di comunicazione, riceve una PEC inviata all’indirizzo indicato al punto 4 della sez. C, contenente un documento con tutte le informazioni comunicate dal Titolare/Responsabile del trattamento.

Pertanto, esperite tutte le verifiche e le ricerche del caso, qualora un Titolare del trattamento, congiuntamente al RPD designato, abbia perso la disponibilità di tutti gli elementi (cfr. pag. 2 delle istruzioni) relativi alla precedente comunicazione, ne può fare esplicita richiesta inviando un’email all'URP del Garante, indicando tale circostanza e il Codice Fiscale del Titolare/Responsabile del trattamento.

No. La comunicazione dei dati di contatto del RPD al Garante è un obbligo del titolare/responsabile del trattamento, che è quindi tenuto anche ad effettuare tempestivamente, sempre tramite la procedura disponibile online, la variazione o la revoca della precedente comunicazione.

Nessun adempimento al riguardo è previsto per gli RPD uscenti. Eventuali comunicazioni inviate al Garante da parte di questi ultimi soggetti non saranno, quindi, registrate all’interno dei nostri sistemi informatici.

Si consiglia, naturalmente, di conservare la documentazione comprovante l’avvenuta cessazione del rapporto tra RPD e titolare/responsabile del trattamento, da esibire in caso di eventuale richiesta da parte dell’Autorità.