[doc. web n. 4015866]

Provvedimento del 12 marzo 2015

Registro dei provvedimenti
n. 157 del 12 marzo 2015

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, alla presenza del dott. Antonello Soro, presidente,   della prof.ssa Licia Califano e della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici, componenti e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il ricorso, presentato al Garante in data 3 dicembre 2014 nei confronti del Municipio di Caltanissetta, con cui XY, in qualità di erede del defunto padre YY, ribadendo le istanze già avanzate ai sensi dell´art. 7 e 9 d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito "Codice"), ha chiesto di ottenere la conferma dell´esistenza dei dati personali che lo riguardano relativi agli ultimi dieci anni, nonché la comunicazione degli stessi in forma intellegibile con trasposizione su supporto cartaceo; la ricorrente ha chiesto inoltre la liquidazione in proprio favore delle spese sostenute per il procedimento;

VISTI gli ulteriori atti d´ufficio e, in particolare, la nota del 5 dicembre 2014 con la quale questa Autorità, ai sensi dell´art. 149 comma 1 del Codice, ha invitato la resistente a fornire riscontro alle richieste dell´interessata, nonché la nota del 2 febbraio 2015 con cui è stata disposta, ai sensi dell´art. 149 comma 7 del Codice, la proroga del termine per la decisione sul ricorso con cui, a fronte del mancato riscontro da parte del titolare del trattamento, sono stati nuovamente inviati al medesimo tutti gli atti del procedimento in corso; vista la comunicazione del 16 febbraio 2015 con cui l´Ufficio ha nuovamente sollecitato la trasmissione di un riscontro;

VISTA la nota dell´11 dicembre 2014 con cui la ricorrente ha rappresentato di aver ricevuto dal titolare del trattamento, in risposta all´interpello preventivo, una richiesta di integrazione dell´istanza avanzata dalla medesima, qualificando erroneamente quest´ultima quale richiesta di accesso proposta ai sensi della legge n. 241 del 7 agosto 1990 in materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso;

VISTA la nota del 5 marzo 2015 con cui il Municipio di Caltanissetta resistente ha comunicato i dati personali "di pronta reperibilità" del de cuius dal medesimo detenuti e rinvenuti in base ad una prima ricerca effettuata dall´ente, manifestando la propria disponibilità "a fornire ulteriori dati e/documentazione laddove vengano forniti elementi utili ad individuare gli stessi" da parte della ricorrente; il Comune resistente ha infatti rilevato che la genericità delle richieste avanzate dall´interessata "non consente alla (…) amministrazione di evadere in maniera compiuta" le stesse, implicando peraltro anche un ampio margine di errore, ed evidenziando altresì l´impossibilità "di qualsiasi Amministrazione pubblica, specie laddove si tratti di Amministrazioni che operano in settori diversi e differenziati (…) ad individuare tutti i documenti riguardanti una persona, senza che vengano individuati almeno genericamente gli atti di cui si vuole avere notizia e/o i settori di riferimento degli stessi";

RILEVATO che occorre, preliminarmente, ribadire la distinzione tra la richiesta di accesso a documenti amministrativi, effettuata ai sensi degli artt. 22 ss. della legge n. 241 del 7 agosto 1990, che implica il diritto di prendere visione ed estrarre copia di atti e documenti detenuti dalla pubblica amministrazione e le richieste, avanzate ai sensi degli artt. 7 e 9 del Codice, volte ad ottenere la comunicazione in forma intelligibile dei dati personali riferiti all´interessato, o ad altro soggetto che lo stesso abbia comunque diritto di conoscere in presenza dei presupposti indicati dalle norme del Codice, contenuti nei medesimi documenti; con riferimento a quest´ultimo tipo di richieste l´art. 10 del Codice prevede, in particolare, che i dati siano estratti a cura del responsabile o degli incaricati e comunicati all´interessato anche oralmente, ovvero offerti in visione mediante strumenti elettronici, o, se vi è specifica richiesta, comunicati mediante trasposizione dei medesimi su supporto cartaceo o informatico, in ogni caso previo oscuramento di eventuali dati relativi a terzi; rilevato inoltre che la previsione di cui all´art. 10 comma 4 del Codice, che attribuisce al titolare del trattamento, qualora l´estrazione dei dati risulti particolarmente difficoltosa, la facoltà di fornire riscontro "attraverso l´esibizione o la consegna in copia di atti e documenti contenenti i dati personali richiesti", è diretta ad agevolare il riscontro da parte del titolare, senza per questo trasformare l´istanza di accesso ai dati personali in un´istanza di accesso a documenti;

RILEVATO che, nel caso di specie, risulta applicabile la disciplina in materia di protezione dei dati personali avendo la ricorrente chiesto, ai sensi degli artt. 7 e 9 del Codice, la comunicazione di tutti i dati personali riferiti al padre defunto contenuti nei documenti detenuti dall´amministrazione resistente; considerato altresì che il diritto di ottenere tali dati, così come disciplinato ai sensi dell´art. 7 del Codice, deve essere garantito gratuitamente;

RITENUTO, alla luce della documentazione in atti, di dover dichiarare, ai sensi dell´art. 149 comma 2 del Codice, non luogo a provvedere sul ricorso in ordine ai dati personali del de cuius comunicati dal resistente nel corso del procedimento;

RITENUTO di dover altresì accogliere parzialmente il ricorso e di dover, per l´effetto, ordinare al Comune di Caltanissetta di dare conferma dell´esistenza di eventuali ulteriori dati riferiti al de cuius e rinvenuti, previa ricerca, negli archivi informatizzati e/o cartacei dei diversi settori in cui è suddivisa l´attività dell´amministrazione e di comunicarli alla medesima, secondo le modalità di cui all´art. 10 del Codice, nel termine di novanta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, invitando altresì l´interessata, nei trenta giorni successivi alla ricezione della decisione, a prendere contatti con l´Amministrazione resistente al fine di facilitare tale ricerca individuando, la documentazione, ove la ricorrente ne abbia conoscenza, o quanto meno l´eventuale settore di interesse cui si riferiscono i dati richiesti;

VISTA la determinazione generale del 19 ottobre 2005 sulla misura forfettaria dell´ammontare delle spese e dei diritti da liquidare per i ricorsi; valutato congruo determinare, su questa base, l´ammontare delle spese e dei diritti inerenti all´odierno ricorso nella misura di euro 500, di cui euro 150 per diritti di segreteria, e ritenuto di porli a carico del Municipio di Caltanissetta, nella misura di euro 150, compensandone la residua parte per giusti motivi;

VISTA la documentazione in atti;

VISTI gli artt. 145 e ss. del Codice;

VISTE le osservazioni dell´Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

RELATORE la prof.ssa Licia Califano;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE:

a) accoglie parzialmente il ricorso e, per l´effetto, ordina al Comune di Caltanissetta di dare conferma all´interessata dell´esistenza di eventuali ulteriori dati di più facile reperibilità, riferiti al de cuius e di comunicarli alla medesima, secondo le modalità di cui all´art. 10 del Codice, nel termine di novanta giorni dalla ricezione del presente provvedimento, invitando altresì l´interessata, nei trenta giorni successivi alla ricezione della decisione, a prendere contatti con l´Amministrazione resistente al fine di agevolare tale ricerca specificando la documentazione d´interesse;

b) dichiara non luogo a provvedere in ordine ai dati comunicati nel corso del procedimento;

c) determina nella misura forfettaria di euro 500 l´ammontare delle spese e dei diritti del procedimento, che vengono posti, nella misura di 150 euro, a carico del Comune di Caltanissetta, il quale dovrà liquidarli direttamente a favore della ricorrente; compensa tra le parti la residua porzione delle spese.

Il Garante, nel chiedere al Comune di Caltanissetta, ai sensi dell´art. 157 del Codice, di comunicare quali iniziative siano state intraprese al fine di dare attuazione al presente provvedimento e di fornire comunque riscontro entro cento giorni dalla ricezione dello stesso, ricorda che l´inosservanza di provvedimenti del Garante adottati in sede di decisione dei ricorsi è punita ai sensi dell´art. 170 del Codice. Si ricorda che il mancato riscontro alla richiesta ex art. 157 è punito con la sanzione amministrativa di cui all´art. 164 del Codice.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 d.lgs. n. 150 del 2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all´autorità giudiziaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all´estero.

Roma, 12 marzo 2015

IL PRESIDENTE
SORO

IL RELATORE
CALIFANO

IL SEGRETARIO GENERALE
BUSIA